Bạn: Hãy để tôi kiểm tra email của mình lần cuối.
Giọng nói bên trong khó chịu đó: Một lần nữa?
Email đang chiếm lấy ngày của bạn và nó đang lén lút về nó. Nhưng ai nói rằng bạn không thể giành lại quyền kiểm soát thời gian của mình? Tất cả những gì bạn cần làm là tìm ra lượng thời gian bạn dành cho email ngay bây giờ và sau đó tìm cách cắt ngắn nó.
Nhờ các ứng dụng như Mailstrom, số không hộp thư đến được nhiều người thèm muốn không còn khó đạt được nữa. Tôi đã đạt được nó một thời gian dài trước đây. Điều đó không ngăn tôi nhìn chằm chằm vào hộp thư đến trống rỗng của mình cả ngày, chờ đợi email tiếp theo của mình, sẵn sàng thu gọn nó ngay lập tức và giữ cho hộp thư đến của tôi sạch sẽ. Có vẻ như khá thận trọng, nhưng kiểu ám ảnh email đó khá phổ biến đối với nhiều người trong chúng ta. Dù chúng ta có thể cố gắng phủ nhận nó đi chăng nữa, thì nghiện là từ phù hợp với những gì chúng ta có.
Giống như các chứng nghiện khác, chứng nghiện này cũng có thể được giải quyết, nếu bạn hiểu điều gì kích hoạt nó và làm gì đó để chống lại nó.
Thời gian Tiết kiệm =Thời gian Kiếm được
Bạn biết khi nào điều gì đó không tốt cho bạn. Nhưng cho đến khi bạn định lượng được những tác động tiêu cực, bạn sẽ khó chuyển sang thói quen tốt hơn.
Trong trường hợp email, nếu bạn kiểm tra nó giữa các nhiệm vụ, nó bắt đầu có cảm giác giống như một nhiệm vụ không phải là nhiệm vụ. Thời gian bạn dành cho cách này định kỳ không quá vài phút, đó là điều khiến bạn dễ dàng bỏ qua tác dụng tích lũy của nó. Email dường như là một thứ xấu xa cần thiết trong thời buổi này, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải để nó hoạt động hoặc bạn không thể tìm ra cách để khai thác nó một cách tốt nhất.
Trừ khi bạn đặt thời gian đã mất đó vào quan điểm, thói quen kiểm tra email của bạn sẽ tiếp tục trở nên vô hại trong kế hoạch lớn hơn của mọi thứ. Không có bất kỳ ứng dụng nào để ghi lại thời gian email? Tôi nghĩ bạn sẽ không bao giờ hỏi. Tất nhiên là có.
Có nhiều ứng dụng khác nhau được thiết kế để giúp bạn theo dõi thời gian bạn dành cho các hoạt động cá nhân trực tuyến. Sử dụng chúng để theo dõi thói quen email của bạn và xem kết quả bằng những con số khó. Họ sẽ cho bạn biết bạn đang làm tốt ở đâu và bạn đang gặp rắc rối ở đâu.
Dưới đây là một số ứng dụng có thể giúp bạn hiểu ngày của mình trôi qua như thế nào khi bạn đang bận rộn với cuộc trò chuyện với hộp thư đến của mình.
Sắc nét
Nếu việc gửi email qua lại quá nhiều ảnh hưởng đến giờ làm việc của nhóm bạn, thì một công cụ theo dõi thời gian tự động như Crisply có thể là thứ mà nhóm của bạn cần. Theo dõi lượng thời gian chính xác mà các thành viên trong nhóm của bạn buộc phải dành để lướt qua hộp thư đến của họ và sử dụng dữ liệu đó để tìm ra quy trình làm việc tốt hơn mà không liên quan đến quá nhiều email. Tốt hơn, hãy chuyển sang dịch vụ cộng tác nhóm như Slack, như chúng tôi tại MakeUseOf đang có.
Crisply là miễn phí cho sử dụng cá nhân. Các hương vị Nhóm và Doanh nghiệp được định giá.
Bộ hẹn giờ Pomodoro
Nếu bạn là người yêu thích kỹ thuật Pomodoro, bạn có thể làm cho nó theo dõi thói quen sử dụng email của bạn bằng cách tính thời gian cho mỗi phiên kiểm tra email của bạn và thêm thời lượng của chúng. Có rất nhiều ứng dụng Pomodoro tuyệt vời trôi nổi trên Web. Chúng tôi đề xuất Tomato.es, một bộ đếm thời gian Pomodoro dựa trên trình duyệt giúp đơn giản hóa việc quản lý thời gian. Nó không yêu cầu đăng ký, nhưng nếu bạn liên kết nó với tài khoản Twitter của mình, bạn sẽ nhận được số liệu thống kê chi tiết về các phiên Pomodoro của mình. Phân tích các số liệu thống kê đó để xem bạn dành bao nhiêu thời gian để đọc và trả lời email.
Chuyển đổi
Các cửa sổ. Máy Mac. Hệ điều hành Linux. Android. iOS. Bạn có thể cài đặt ứng dụng theo dõi thời gian phổ biến Toggl trên tất cả các nền tảng này hoặc truy cập từ giao diện trực tuyến của nó. Đăng ký để bắt đầu đo lường việc sử dụng email của bạn.
RescueTime
RescueTime (đánh giá của chúng tôi) là một công cụ đa nền tảng tuyệt vời khác để theo dõi thời gian. Nó cho phép bạn truy cập vào các báo cáo chi tiết về thói quen sử dụng máy tính của bạn. Đọc chúng để biết liệu bạn có đang làm việc hiệu quả như bạn nghĩ hay không. Việc sử dụng email của bạn trông như thế nào? Không phải là tối thiểu như bạn muốn? Đặt mục tiêu để giảm bớt nó và khắc phục thói quen sử dụng email của bạn bằng các mẹo đơn giản được trình bày trong phần tiếp theo.
Bây giờ là gì?
Khi bạn đã hiểu lượng thời gian bạn dành cho email hàng ngày và lượng thời gian đó vượt quá mức bạn cho là cần thiết, bạn có thể thực hiện các biện pháp hiệu quả để thực hiện chuyển đổi sang quy trình làm việc thông minh hơn qua email. Dưới đây là một số bước để giúp bạn bắt đầu.
Đóng Hộp thư đến đó Trong 5, 4, 3 ...
Nếu bạn giữ hộp thư đến của mình mở cả ngày, bạn không thể cưỡng lại việc chuyển đến nó giữa các tác vụ. Áp dụng khái niệm phân khúc vào các nhiệm vụ liên quan đến email của bạn và giải quyết chúng vào những thời điểm cụ thể. Chỉ một lần một ngày là tốt nếu bạn có thể thực hiện nó, hai lần là hợp lý, ba lần có thể là một chút quá nhiều. Cố định giới hạn thời gian cho các phiên kiểm tra hộp thư đến của bạn dựa trên lượng email trung bình mà bạn phải xử lý hàng ngày. Trước khi xem hộp thư đến đó, hãy đặt báo thức để nhắc bạn khi hết thời gian và tuân theo điều đó mà không có ngoại lệ.
Tránh xa hộp thư đến của bạn vài giờ sau khi thức dậy và vài giờ nữa trước khi bạn đi ngủ. Hãy lưu lại các hoạt động email của bạn cho những thời điểm như sau bữa trưa sau bữa trưa, khi bạn đã dồn đống công việc cho cả ngày và khi bạn cảm thấy không đủ tỉnh táo để tập trung vào công việc thực sự.
Bật Thông báo trên màn hình? Không, cảm ơn bạn.
Thông báo trực tiếp làm gián đoạn quy trình của bạn, buộc phải nghỉ ngoài kế hoạch và khiến bạn miễn cưỡng quay lại làm việc. Hãy đổ lỗi cho việc bạn tò mò muốn tìm hiểu xem hộp thư đến của bạn có những gì trong cửa hàng dành cho bạn. Nói không với những thông báo tức thì. Thay vì cho phép bản thân tùy tiện trong hộp thư đến, bạn quyết định khi nào bạn muốn nhận thông tin mà nó nắm giữ.
Quay lại Màn hình
Các nhà tiếp thị email đang điều chỉnh các chiến lược của họ để tối ưu hóa email của họ cho các thiết bị di động, vì số lượng người hoán đổi máy tính để bàn lấy thiết bị di động để đọc email đang tăng lên hàng ngày.
Nếu bạn là một phần của thống kê đó và đang tìm cách đánh bại chứng nghiện email, hãy gỡ cài đặt ứng dụng mail khỏi thiết bị thông minh của bạn và chuyển trở lại máy tính để bàn để kiểm tra email. Điều này có thể giới thiệu mức độ nỗ lực không tồn tại khi bạn đang xử lý một thiết bị như điện thoại thông minh của mình và điều đó có thể có tác động tích cực đến thói quen sử dụng email của bạn. Có vẻ như nó đã hoạt động tốt đối với Jake Knapp, người đã bắt đầu thử nghiệm iPhone không bị phân tâm một năm trước.
Lập trình bộ não của bạn
Trong cuốn sách Làm thế nào để thất bại trước hầu hết mọi thứ và vẫn thắng lớn Scott Adams, người tạo ra Dilbert gọi tâm trí con người là một robot ẩm ướt mà người ta có thể lập trình. Bạn có thể muốn lập trình của mình để giữ cho việc kiểm tra email của bạn ở mức tối thiểu. Làm điều đó bằng cách hoán đổi cơn nghiện email của bạn cho một cái khác, mặc dù cái đó sẽ có ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống của bạn. Tôi đang nói về HabitRPG. Xem cách HabitRPG khiến việc cải thiện bản thân trở nên gây nghiện và sử dụng nó để cải thiện thói quen sử dụng email của bạn và hướng chúng theo hướng lành mạnh.
Sẵn sàng cắt dây?
Với phương pháp tiếp cận mọi người đều có thể tiếp cận, email đã đóng một vai trò quan trọng trong việc loại bỏ các rào cản địa lý, nhưng nó cũng trở thành một thứ gây xao lãng phát triển khiến bạn không thể tránh khỏi những điều quan trọng hơn trong cuộc sống của mình. Tin tốt là nếu bạn quản lý để cắt dây email, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn trong ngày và thậm chí có thể dành thời gian cho các dự án cá nhân.
Làm thế nào để bạn theo dõi thói quen hộp thư đến của mình? Họ có đang thay đổi để tốt hơn không?