Bạn muốn gửi email nhưng không biết bắt đầu đâu? Hoặc có thể bạn biết gửi email nhưng muốn mẹo soạn email tốt hơn. Chúng tôi ở đây để giúp.
Cách gửi email nghe có vẻ đơn giản, nhưng gửi email hay không hề đơn giản. Lần tới giao tiếp qua email, bạn sẽ nhận ra cần hơn biết người nhận và tin nhắn chia sẻ. Đây là cách gửi email tuyệt vời.
Cần gì để gửi email?
Trước khi chỉ cách gửi email, bạn cần đáp ứng yêu cầu cụ thể. Để gửi email, bạn cần tài khoản với một nhà cung cấp email (chúng ta dùng Gmail), kết nối internet, máy tính hoặc thiết bị di động, và địa chỉ email người nhận.
Cách gửi email với Gmail
Giả sử bạn chưa có tài khoản email; thiết lập tài khoản với Gmail hoặc một trong các lựa chọn phổ biến thay thế Gmail. Xong rồi, chuyển bước tiếp theo: tạo tin nhắn email.
1. Đăng nhập tài khoản email
Với Gmail, vào google.com/gmail và nhập thông tin đăng nhập vào tài khoản email.
2. Tạo email trắng
Tiếp theo, bắt đầu soạn email sẽ gửi sau. Nhấn nút soạn thư (compose) tạo email trắng. Nút compose ở bên trái trang web Gmail, và góc dưới phải ứng dụng di động.
3. Nhập địa chỉ email người nhận
Địa chỉ email người nhận là địa chỉ người bạn muốn gửi email. Nếu nhiều hơn một người nhận, dùng CC hoặc BCC.
Với CC, tất cả người nhận thấy danh sách người nhận khác. Người nhận không thấy người nhận khác của cùng email trong danh sách BCC trừ khi họ cũng ở CC.
Để thêm người nhận Gmail web, nhấn trường Người nhận (Recipients), nhập email người nhận và chọn CC hoặc BCC để thêm nhiều người nhận. Nếu dùng app Gmail di động (Android hoặc iOS), nhập người nhận đầu dưới Đến (To) và nhấn mũi tên hướng xuống để hiện trường CC và BCC.
Hãy chú ý địa chỉ để tránh chia sẻ tin nhắn cho bên sai.
4. Viết chủ đề email
Chủ đề email nên tóm tắt email về gì. Để kết quả tốt, đảm bảo chủ đề phản ánh nội dung email. Hãy rất cụ thể và súc tích.
Bên cạnh đó, chủ đề nên bắt mắt để tăng cơ hội người nhận mở email. Dùng từ viết tắt email cho dòng chủ đề có thể hữu ích nhưng dùng thích hợp.
5. Soạn nội dung email
Đây là nơi bạn đưa mọi thứ muốn người nhận biết chi tiết. Nhưng trước khi viết tin nhắn, bắt đầu bằng lời chào phù hợp.
Ví dụ, viết email chuyên nghiệp, tránh "Thân gửi" (Dear) hoặc "Chào" (Hi). Giữ tin nhắn súc tích, dùng etiquette đúng, định dạng email đúng (đọc tiếp để biết thêm về định dạng).
Cần thiết học các cách viết email chuyên nghiệp khác nhau, và bạn có thể nhờ công cụ internet giúp viết email tốt hơn nếu gặp khó khăn.
6. Kết thúc bằng lời kết
Tin nhắn email dùng lời kết (sign-off) đánh dấu kết thúc email. Vì vậy, luôn nên bao gồm lời kết. Tùy loại email, cân nhắc tiêu chí nhất định khi viết lời kết.
Cân nhắc mẹo khi kết thúc email:
- Dùng tên đầy đủ.
- Dùng lời kết phù hợp. Cân nhắc một trong những lời kết email chuyên nghiệp tốt nhất cho email công việc.
- Bao gồm danh hiệu chuyên nghiệp và thông tin liên lạc khác. Không bắt buộc, nhưng không hại thêm chúng.
- Chữ ký (signature) cũng là thêm giá trị.
7. Đính kèm file — nếu cần
Cần chia sẻ file qua email? Bây giờ là lúc thêm. Đính kèm file cần thiết cho quy trình ứng tuyển việc làm nơi CV và resume là bắt buộc.
Nhưng, trước khi đính kèm file, thường khuyên nên cho người nhận biết trong nội dung email rằng bạn đính kèm file ở cuối tin nhắn.
Cách đính kèm file trong Gmail
Trên app Gmail di động, nhấn biểu tượng ghim (paperclip) trên cùng, chọn Đính kèm file (Attach file) hoặc Chèn từ Drive (Insert from Drive), chọn file cần đính kèm.
Khi được nhắc trên web, nhấn biểu tượng ghim tải file lưu trên máy tính hoặc nhấn Google Drive tải file lưu trên tài khoản Google Drive.
Nhà cung cấp email khác nhau có giới hạn kích thước tối đa đính kèm. Với Gmail, tối đa 25MB, nhưng vượt giới hạn bằng cách tải file lên Google Drive trước.
Nếu gửi nhiều hơn một file, lặp lại quy trình.
8. Định dạng và kiểm tra lại email
Trước khi nhấn gửi, định dạng email đúng bằng cách đảm bảo mọi thứ cùng cỡ và loại font. Kiểm tra căn lề đúng và thụt lề. Cuối cùng, đảm bảo tin nhắn trình bày cách cải thiện khả năng đọc.
Gmail cho định dạng email dùng nút Tùy chọn định dạng (Formatting Options) tích hợp. Chỉ chọn nút định dạng (A gạch dưới) thấy cách khác nhau định dạng tin nhắn trong Gmail. Đổi loại font, cỡ, in đậm, gạch dưới, đổi màu chữ, v.v.
Cuối cùng, duyệt email từ trên xuống dưới đảm bảo địa chỉ người nhận đúng, và email không lỗi ngữ pháp và ngữ nghĩa. Kiểm tra lại email trước khi gửi không thể nhấn mạnh đủ.
9. Gửi email của bạn
Nếu mọi thứ trông ổn, đến lúc gửi email. Nhấn nút Gửi (Send) để gửi email. Nhưng nếu muốn email gửi sau, hãy tìm hiểu cách lên lịch gửi email trong Gmail.
Hiểu cách giao tiếp qua email
Biết cách gửi email là kỹ năng tuyệt vời vì nó phương tiện giao tiếp quan trọng. Dù có xu hướng chuyển sang nền tảng nhắn tin tức thì, email vẫn được tôn vinh, đặc biệt nơi làm việc.
Lần tới gửi email, hãy nhớ những mẹo này.