Bạn có muốn gửi email và không biết bắt đầu từ đâu? Hoặc có thể bạn biết cách gửi email nhưng muốn có một số mẹo để quản lý email tốt hơn. Chúng tôi sẵn sàng trợ giúp.
Cách gửi email nghe có vẻ là một công việc đơn giản, nhưng gửi những email tuyệt vời thì không. Lần tiếp theo khi bạn muốn giao tiếp qua email, bạn sẽ nhận ra rằng cần nhiều thứ hơn là biết người nhận và thông điệp để chia sẻ. Đây là cách gửi một email tuyệt vời.
Bạn Yêu cầu gì để Gửi Email?
Trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách gửi email, bạn cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Để gửi email, bạn cần có tài khoản với một trong các nhà cung cấp email có sẵn (chúng tôi sẽ sử dụng Gmail), kết nối internet, máy tính hoặc thiết bị di động và địa chỉ email của người nhận.
Cách Gửi Email Bằng Gmail
Giả sử bạn chưa có tài khoản email; thiết lập tài khoản với Gmail hoặc với một trong những lựa chọn thay thế phổ biến cho Gmail. Sau khi hoàn tất, chúng ta có thể chuyển sang bước tiếp theo, tạo một email.
1. Đăng nhập vào tài khoản email của bạn
Đối với Gmail, hãy truy cập google.com/gmail và nhập thông tin đăng nhập của bạn để đăng nhập vào tài khoản email của bạn.
2. Tạo một Email trống
Tiếp theo, bắt đầu soạn một email sẽ được gửi sau này. Nhấn vào soạn thư để tạo một email trống. Nút soạn thảo có sẵn ở bên trái của trang web Gmail và nó treo ở dưới cùng bên phải của ứng dụng dành cho thiết bị di động.
3. Nhập địa chỉ email của người nhận
Địa chỉ email người nhận là địa chỉ của người bạn muốn gửi email của mình. Nếu có nhiều người nhận, bạn có thể sử dụng CC hoặc BCC.
Với CC, tất cả người nhận sẽ thấy danh sách những người nhận khác. Người nhận không thể thấy những người nhận khác của cùng một email trong danh sách BCC trừ khi họ được bao gồm trong CC.
Để thêm người nhận trong Gmail trên web, hãy nhấn vào Người nhận , nhập email người nhận và chọn CC hoặc BCC để bao gồm nhiều hơn một người nhận. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Gmail trên thiết bị di động (Android hoặc iOS), hãy nhập người nhận đầu tiên của bạn dưới Tới và nhấn vào mũi tên hướng xuống để hiển thị các trường CC và BCC.
Vui lòng chú ý đến địa chỉ để tránh chia sẻ thông điệp với bên nhầm.
4. Viết chủ đề của email
Chủ đề của email nên tóm tắt nội dung của email. Để có kết quả tốt hơn, hãy đảm bảo chủ đề phản ánh nội dung của email. Hãy thật cụ thể và ngắn gọn.
Bên cạnh đó, chủ đề phải hấp dẫn để có nhiều cơ hội khiến người nhận mở email của bạn hơn. Sử dụng các từ viết tắt của email cho các dòng tiêu đề có thể hữu ích nhưng hãy sử dụng chúng một cách thích hợp.
5. Sắp xếp thông báo email của bạn
Đây là nơi bạn phải đặt mọi thứ bạn muốn người nhận hoặc người nhận biết chi tiết. Nhưng trước khi bạn gửi thông điệp của mình, hãy bắt đầu bằng một lời chào thích hợp.
Ví dụ:khi viết email chuyên nghiệp, bạn nên tránh "Kính gửi" hoặc "Xin chào". Ngoài ra, hãy giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn, sử dụng các nghi thức phù hợp và định dạng email chính xác (tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về định dạng).
Điều cần thiết là học các cách viết email chuyên nghiệp khác nhau và bạn có thể dựa vào các công cụ internet khác nhau để giúp bạn viết email tốt hơn trong trường hợp gặp bất kỳ khó khăn nào.
6. Kết thúc bằng một lần đăng xuất
Thư email sử dụng dấu hiệu để đánh dấu phần cuối của một email. Do đó, bạn nên bao gồm một lần đăng xuất. Tùy thuộc vào loại email, bạn nên xem xét các tiêu chí nhất định khi viết đăng xuất.
Hãy xem xét các mẹo này khi đăng xuất email:
- Sử dụng tên đầy đủ của bạn.
- Sử dụng một cách đóng thích hợp. Hãy xem xét một trong những cách đăng ký email chuyên nghiệp tốt nhất cho các email liên quan đến công việc.
- Bao gồm chức danh nghề nghiệp của bạn và thông tin liên hệ khác. Đây không phải là điều bắt buộc, nhưng không có hại gì khi bao gồm chúng.
- Chữ ký cũng có thể là một điểm cộng.
7. Đính kèm tệp — nếu cần
Bạn có cần chia sẻ một số tệp qua email không? Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để thêm như vậy. Việc thêm tệp có thể là cần thiết cho các quy trình ứng tuyển việc làm trong đó CV và sơ yếu lý lịch là điều bắt buộc phải có.
Tuy nhiên, trước khi đính kèm tệp, bạn nên cho người nhận biết trong nội dung email rằng bạn đã đính kèm tệp ở cuối thư.
Cách đính kèm tệp trong Gmail
Trên ứng dụng Gmail dành cho điện thoại di động, hãy nhấn vào biểu tượng kẹp giấy ở trên cùng, chọn Đính kèm tệp hoặc Chèn từ Drive , rồi chọn tệp sẽ được đính kèm.
Khi được nhắc trên web, hãy nhấp vào biểu tượng kẹp giấy để tải lên tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn hoặc nhấp vào Google Drive để tải lên tệp được lưu trữ trong tài khoản Google Drive của bạn.
Các nhà cung cấp email khác nhau có thể có giới hạn về kích thước tệp tin đính kèm tối đa. Đối với Gmail, 25MB là tối đa, nhưng bạn có thể vượt qua giới hạn bằng cách tải tệp của mình lên Google Drive trước.
Nếu bạn muốn gửi nhiều tệp, hãy lặp lại quy trình tương tự.
8. Định dạng và đọc lại email của bạn
Trước khi nhấn nút gửi, hãy định dạng email của bạn đúng cách bằng cách đảm bảo mọi thứ đều có cùng kích thước và loại phông chữ. Kiểm tra căn chỉnh đã chính xác chưa và thụt lề Và cuối cùng, đảm bảo thông điệp được trình bày theo cách cải thiện khả năng đọc.
Gmail cho phép bạn định dạng email của mình bằng cách sử dụng Tùy chọn định dạng tích hợp sẵn cái nút. Chỉ cần chọn nút định dạng (A được gạch dưới) để xem các cách khác nhau mà bạn có thể định dạng thư email của mình trong Gmail. Bạn có thể thay đổi loại phông chữ, kích thước, in đậm thông điệp của mình, gạch dưới, thay đổi màu văn bản, v.v.
Cuối cùng, lướt qua email của bạn từ trên xuống dưới để đảm bảo địa chỉ của người nhận là chính xác và email không có lỗi ngữ pháp và ngữ nghĩa. Không thể phóng đại việc soát lỗi email trước khi gửi.
9. Gửi email của bạn
Nếu mọi thứ đều ổn, đã đến lúc gửi email của bạn. Nhấn vào Gửi để gửi email. Nhưng nếu bạn muốn email được gửi sau, thì hãy tìm hiểu cách lập lịch gửi email trong Gmail.
Hiểu Cách Giao tiếp qua Email
Biết cách gửi email là một kỹ năng tuyệt vời vì nó là một phương tiện giao tiếp quan trọng. Mặc dù đã có một động thái hướng tới các nền tảng nhắn tin tức thời, nhưng email vẫn được tôn trọng, đặc biệt là ở những nơi làm việc.
Lần tới khi bạn gửi email, hãy ghi nhớ những mẹo này.