Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Xử Lý Sự Cố >> Bảo Trì Máy Tính

Gửi email với địa chỉ bí danh (Alias) trong Outlook – Hướng dẫn từng bước

Giới thiệu

Hướng dẫn này thiết lập Outlook để Gửi (Send) thư từ địa chỉ bí danh (email alias) được tạo trong Office 365. Mặc định, khi trả lời thư nhận được trên alias, trường 'From' chứa địa chỉ email chính chứ không phải alias. Nếu muốn "Send As" (Gửi dưới dạng) địa chỉ alias, hãy làm theo hướng dẫn dưới.

Khi tạo bí danh email cho người dùng Office 365, tất cả thư đến địa chỉ alias sẽ đến hộp thư chính, và thư trả lời sẽ gửi qua tài khoản chính → trường "From" hiển thị email chính.

Để gửi email từ bí danh Office 365 trong Outlook, thêm bí danh mới làm tài khoản thứ hai (secondary account) trong Outlook, hoặc dùng một trong hai phương pháp thay thế:

  1. Thiết lập Danh sách phân phối (Distribution List) cho Bí danh trong Office 365.
  2. Tạo Hộp thư chia sẻ (Shared Mailbox) cho Bí danh trong Office 365.

Hướng dẫn này tập trung vào cách thêm bí danh Office 365 làm tài khoản thứ hai trong Outlook để gửi email từ địa chỉ alias.

Cách thiết lập Outlook gửi email từ bí danh Office 365

  1. Từ menu File → Account Settings → Account Settings, hoặc đóng Outlook → vào Control Panel → Mail.
    * Lưu ý: Nếu không thấy 'Mail' trong Control Panel, chuyển 'View By' sang 'Small icons'. Tác giả thích cấu hình từ 'Mail' trong Control Panel vì dễ dàng và ít sự cố hơn.
  2. Trong tùy chọn 'Email Accounts', chọn New.
  3. Chọn Manually setup or additional server types (Thiết lập thủ công hoặc loại máy chủ bổ sung) → Next.
  4. Chọn POP or IMAP → Next.
  5. 5a. Điền thông tin như sau:
    • Your name: Tên hiển thị của người dùng.
    • E-mail Address: Địa chỉ bí danh email muốn gửi từ.
    • Account Type: Chọn POP3.
    • Incoming mail server: outlook.office365.com
    • Outgoing mail server (SMTP): smtp.office365.com
    • User name: Địa chỉ email chính (username) của người dùng Office 365.
    • Password: Mật khẩu Office 365 của người dùng.
  6. 5b. Nhấp More Settings.
  7. 6a. Tab General: Nhập bí danh email mới vào trường 'Reply Email'.
  8. 6b. Tab Outgoing Server: Tích chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication.
  9. 6c. Tab Advanced:
    • Outgoing server (SMTP): 587.
    • Use the following type of encrypted connection: Chọn STARTTLS hoặc AUTO.
    • Nhấp OK để quay lại màn hình trước.
  10. Nhấp Next để kiểm tra cài đặt tài khoản.
  11. Khi kiểm tra xong, nhấp Finish.
  12. Tại 'Account Settings', chọn tài khoản bí danh email mới → nhấp Change Folder.
  13. Chọn Inbox trên tài khoản chính (Exchange hoặc POP3) làm vị trí phân phối thư mới → nhấp OK.
  14. Chuyển tab Data Files, Remove (Xóa) file dữ liệu .PST của bí danh mail mới.
  15. Đóng tất cả cửa sổ và mở Outlook.
  16. Menu File → Options.
    14. Khung 'Outlook Options', nhấp Advanced → Send/Receive.
  17. Trong 'Send/Receive Groups', nhấp Edit.
  18. Chọn tài khoản bí danh → Bỏ tích ô Include the selected account in this group → nhấp OK, Close, OK để đóng tất cả.
  19. Hoàn tất! Từ bây giờ, khi muốn gửi email bằng bí danh mới, nhấp nút From và chọn bí danh email mới.
    * Nếu không thấy trường From, ở cửa sổ New E-mail, tab Options, nhóm Show Fields, nhấp From.

Chúc bạn thành công! Hãy để lại bình luận nếu hướng dẫn này hữu ích.