Khi người dùng gửi email cho khách hàng hoặc sếp của họ, rất khó để theo dõi. Trong trường hợp đó, Excel rất hữu ích. Do đó, “gửi email tự động từ Excel sang Outlook ” đã được chứng minh là một cách tiếp cận tiết kiệm thời gian. Macro VBA trong Excel và HYPERLINK chức năng có thể gửi email tự động hoặc tạo bản nháp bằng các mục nhập Excel.
Giả sử chúng tôi có Mức lương được cơ cấu lại của nhân viên dữ liệu trong Excel và chúng tôi muốn gửi email tự động bằng Outlook .
Trong bài viết này, chúng tôi trình bày nhiều biến thể của Macro VBA và HYPERLINK chức năng gửi email tự động từ Excel sang Outlook .
Tải xuống Sổ làm việc Excel
⧭ Mở Microsoft Visual Basic và chèn mã vào mô-đun
Trước khi tiếp tục chứng minh bất kỳ phương pháp nào, bạn cần biết cách mở và chèn Mô-đun trong Microsoft Visual Basic trong Excel.
🔄 Mở Microsoft Visual Basic: Chủ yếu có 3 cách mở Microsoft Visual Basic cửa sổ.
1. Sử dụng phím tắt: Nhấn ALT + F11 hoàn toàn để mở Microsoft Visual Basic cửa sổ.
2. Sử dụng Tab nhà phát triển: Trong trang tính Excel, hãy chuyển đến Tab nhà phát triển > Chọn Visual Basic . Microsoft Visual Basic cửa sổ xuất hiện.
3. Sử dụng Tab Trang tính: Đi tới bất kỳ trang tính nào, Nhấp chuột phải trên đó> Chọn Xem mã (từ Ngữ cảnh Trình đơn ).
🔄 Chèn Mô-đun trong Microsoft Visual Basic: Có 2 cách chèn Mô-đun trong Microsoft Visual Basic cửa sổ,
1. Sử dụng Tùy chọn của Trang tính: Sau khi mở Microsoft Visual Basic cửa sổ, chọn một Trang tính > Nhấp chuột phải trên đó> Chọn Chèn (từ Trình đơn ngữ cảnh )> sau đó chọn Mô-đun .
2. Sử dụng Thanh công cụ: Bạn cũng có thể làm điều đó bằng cách chọn Chèn (từ Thanh công cụ )> sau đó chọn Mô-đun .
4 cách dễ dàng để gửi email tự động từ Excel sang Outlook
Phương pháp 1:Sử dụng VBA Macro để tự động gửi email bằng Outlook tới người nhận đã chọn
Chúng tôi muốn tạo Nút thực thi Macro qua đó chúng tôi có thể gửi thư đến những người nhận đã chọn chỉ với một cú nhấp chuột.
Bước 1: Đi tới Chèn tab> Hình dạng > Chọn bất kỳ hình dạng được cung cấp nào (tức là Hình chữ nhật:Góc tròn ).
Bước 2: Kéo Biểu tượng dấu cộng bất cứ nơi nào bạn muốn chèn Hình dạng như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
Bước 3: Chọn một Tô hình dạng ưa thích và Dàn ý Màu sắc sau đó nhấp chuột phải vào nó. Nhấp vào Chỉnh sửa văn bản để chèn văn bản.
Bước 4: Sử dụng hướng dẫn để mở Microsoft Visual Basic và chèn Mô-đun . Dán Macro sau vào Mô-đun .
Sub ExcelToOutlookSR()
Dim mApp As Object
Dim mMail As Object
Dim SendToMail As String
Dim MailSubject As String
Dim mMailBody As String
For Each r In Selection
SendToMail = Range("C" & r.Row)
MailSubject = Range("F" & r.Row)
mMailBody = Range("G" & r.Row)
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set mMail = mApp.CreateItem(0)
With mMail
.To = SendToMail
.Subject = MailSubject
.Body = mMailBody
.Display ' You can use .Send
End With
Next r
End Sub
➤ trong mã,
1 - bắt đầu thủ tục macro bằng cách khai báo các biến là Đối tượng và Chuỗi .
2 - chạy VBA FOR lặp lại cho từng hàng trong lựa chọn để chỉ định Gửi tới của Email , Chủ đề và Nội dung sử dụng các mục nhập hàng.
3 - gán các biến.
4 - thực hiện VBA With tuyên bố để điền Outlook các mục như Gửi tới , Chủ đề thư , v.v. Ở đây macro chỉ thực thi Hiển thị lệnh để đưa ra Outlook với một bản nháp email. Tuy nhiên, nếu Gửi lệnh được sử dụng tại chỗ hoặc sau Hiển thị, Outlook sẽ gửi email đã tạo đến những người nhận đã chọn.
5 - hoàn thành VBA FOR vòng lặp.
Bước 5: Trở lại Trang tính. Nhấp chuột phải vào Hình dạng sau đó chọn Chỉ định Macro từ Trình đơn ngữ cảnh tùy chọn.
Bước 6: Chọn Macro (tức là ExcelToOutlookSR ) dưới Tên macro và chọn Macro trong tùy chọn là Sổ làm việc này . Nhấp vào OK .
Bước 7: Bây giờ, trong trang tính, hãy chọn một hoặc nhiều nhân viên, sau đó nhấp vào Nút hình dạng .
Bước 8: Excel nhắc Outlook ăn trưa và tạo hoặc gửi email cho các nhân viên đã chọn. Khi bạn chọn hai trong số các nhân viên, Outlook tạo hai bản nháp email khác nhau đã sẵn sàng để gửi.
Vì macro chỉ cung cấp Hiển thị lệnh, Outlook chỉ hiển thị bản nháp email mà không cần gửi nó. Sử dụng nút Gửi lệnh để tự động gửi email từ Excel sang Outlook sử dụng các mục nhập ô.
Đọc thêm: Macro Excel để tự động gửi email (3 ví dụ phù hợp)
Phương pháp 2:Gửi Email Tự động từ Excel đến Outlook Tùy thuộc vào Giá trị Ô Cụ thể
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi muốn gửi email tự động sau khi đạt được mục tiêu từ Excel sang Outlook ? Mã Macro có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng.
Giả sử, chúng tôi có Dữ liệu bán hàng hàng quý như được mô tả bên dưới, sau khi đạt được mục tiêu (tức là Doanh số> 2000 ) sẽ tự động nhắc Outlook để gửi email từ Excel tới một id email được chỉ định.
Bước 1: Nhập mã macro sau vào bất kỳ Mô-đun nào .
Option Explicit
Dim Rng As Range
Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range)
On Error Resume Next
If mRng.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng)
If Rng Is Nothing Then Exit Sub
If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value > 2000 Then
Call ExcelToOutlook
End If
End Sub
Sub ExcelToOutlook()
Dim mApp As Object
Dim mMail As Object
Dim mMailBody As String
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set mMail = mApp.CreateItem(0)
mMailBody = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _
"Our outlet has quarterly Sales more than the target." & vbNewLine & _
"It's a confirmation mail." & vbNewLine & vbNewLine & _
"Regards" & vbNewLine & _
"Outlet Team"
On Error Resume Next
With mMail
.To = "[email protected]"
.CC = ""
.BCC = ""
.Subject = "Notification on Achieving Sales Target"
.Body = mMailBody
.Display 'or you can use .Send
End With
On Error GoTo 0
Set mMail = Nothing
Set mApp = Nothing
End Sub
➤ Từ hình ảnh trên, trong các phần,
1 - gán một ô (tức là F17 ) trong một phạm vi để thực thi VBA IF bản tường trình. Nếu câu lệnh cho kết quả là Đúng , macro gọi một macro khác để thực thi.
2 - khai báo các loại biến và gán chúng để điền vào Outlook Mục của.
3 - thực hiện VBA Với câu lệnh để gán các biến cho các mục email. Sử dụng nút Gửi lệnh thay vì Hiển thị trong trường hợp bạn trực tiếp muốn gửi email mà không cần xem xét chúng. Email người nhận được chèn trong macro. Sử dụng các phương pháp thay thế trong trường hợp bạn muốn tự động chèn id email của người nhận.
4 - xóa một số biến nhất định khỏi việc chuyển nhượng.
Bước 2: Sử dụng F5 phím để chạy macro. Trong giây lát, Excel tìm nạp Outlook với một email nháp được tạo tự động như được hiển thị trong phần sau. Bạn có thể nhấp vào Gửi hoặc tự động gửi bằng Gửi lệnh trong macro.
Đọc thêm: Tự động gửi email từ Excel dựa trên nội dung ô (2 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Cách Xem Ai là Trong Tệp Excel Được Chia sẻ (Với các Bước Nhanh)
- Bật Chia sẻ Sổ làm việc trong Excel
- Cách Chia sẻ Tệp Excel cho Nhiều Người dùng
- Cách Áp dụng Macro để Gửi Email từ Excel với Phần đính kèm
Phương pháp 3:Sử dụng VBA Macro để gửi Email với Trang tính Hoạt động từ Excel by Outlook
Ngoài ra, có thể có những trường hợp chúng tôi cần gửi toàn bộ Trang tính hoạt động đến một địa chỉ email được chỉ định. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể sử dụng Hàm tùy chỉnh VBA được gọi trong một macro.
Bước 1: Chèn macro bên dưới vào Mô-đun .
Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean
On Error Resume Next
Dim mApp As Object
Dim rItem As Object
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set rItem = mApp.CreateItem(0)
With rItem
.To = mTo
.CC = ""
.Subject = mSub
.Body = mBd
.Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName
.Display 'or you can use .Send
End With
Set rItem = Nothing
Set mApp = Nothing
End Function
Sub OutlookMail()
Dim mTo As String
Dim mSub As String
Dim mBd As String
mTo = "[email protected]"
mSub = "Quarterly Sales Data"
mBd = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _
"Kindly find Outlet's Quarterly Sales data attached with this mail." & vbNewLine & _
"It's a notification mail." & vbNewLine & vbNewLine & _
"Regards" & vbNewLine & _
"Outlet Team"
If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then
MsgBox "Successfully created the Mail draft or Sent"
End If
End Sub
➤ Từ hình ảnh trên, các phần của mã,
1 - khai báo và thiết lập các biến.
2 - gán các lệnh bằng cách sử dụng VBA With bản tường trình. Sử dụng Màn hình hoặc Gửi lệnh xem lại hoặc gửi trực tiếp email tương ứng.
3 - xóa các biến đã đặt trước đó.
4 - gán VBA With lệnh bằng văn bản.
5 - thực thi Chức năng tùy chỉnh VBA .
Bước 2: Để thực thi macro, hãy nhấn F5 và ngay lập tức Excel đưa ra Outlook với một email nháp để xem xét tương tự như hình ảnh bên dưới. Sau đó, bạn có thể gửi nó đi.
Đọc thêm: Cách gửi hàng loạt email từ Outlook bằng Excel (3 cách)
Phương pháp 4:Gửi Email Tự động từ Excel sang Outlook bằng Hàm HYPERLINK
HYPERLINK hàm tạo liên kết có thể nhấp trong các ô Excel để đưa Outlook làm phương tiện để gửi email tự động từ Excel.
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô H5 .
=HYPERLINK("MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="&G5,"Click Here") HYPERLINK hàm lấy “MailTo:” &C5 &”? Subject =” &F5 &”&cc =” &$ D $ 2 &”&body =” &G 5 là link_location và “Nhấp vào đây” với tư cách là tên_văn_mới .
Bước 2: Nhấn ENTER để dán liên kết. Sau đó nhấp vào liên kết.
Bước 3: Excel đưa bạn đến Outlook . Và bạn thấy tất cả Outlook các mục nhập chứa dữ liệu được chỉ định từ Excel. Nhấp vào Gửi .
Bước 4: Kéo Xử lý điền để áp dụng công thức cho các ô khác.
Đọc thêm: Cách gửi email tự động khi có điều kiện trong Excel
Kết luận
Biến thể Macro VBA và HYPERLINK có thể hữu ích khi gửi email tự động từ Excel sang Outlook. Hy vọng bạn tìm thấy phương pháp ưa thích của mình trong số những phương pháp được mô tả ở trên. Bình luận, nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc có điều gì cần bổ sung.
Các bài viết có liên quan
- Gửi Email Nhắc nhở Tự động từ Trang tính Excel Sử dụng VBA
- Cách Gửi Bảng tính Excel Có thể Chỉnh sửa qua Email (3 Phương pháp Nhanh)
- Macro để Gửi Email từ Excel với Nội dung (3 Trường hợp Hữu ích)
- Cách Tự động Gửi Email từ Excel Dựa trên Ngày
- Cách Gửi Email từ Excel với Nội dung Sử dụng Macro (với các Bước Dễ dàng)