Gửi thư hàng loạt là một chiến lược quan trọng trong tiếp thị kỹ thuật số được sử dụng để tăng doanh số bán hàng và quảng bá thương hiệu. Ngày nay, một chiến dịch tiếp thị qua email là điều cần thiết cho việc quảng cáo nhằm tiếp cận một danh sách lớn khách hàng và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Ngoài công việc kinh doanh, có thể có một số trường hợp bạn có thể muốn gửi hàng loạt email lời mời, bản tin và thư thông báo đến nhiều địa chỉ.
Tuy nhiên, hầu hết các tài khoản email chỉ hỗ trợ một số lượng hạn chế người nhận cho mỗi email. Ngoài ra, việc chuẩn bị các bức thư riêng lẻ cho nhiều người tiêu tốn rất nhiều thời gian. Mặc dù có nhiều dịch vụ cung cấp cách đơn giản hóa để gửi email hàng loạt, nhưng cách tốt nhất để tạo thông báo email được cá nhân hóa là sử dụng Kết hợp thư tính năng của Microsoft Word với Microsoft Outlook .
Không giống như truyền phát email cho một số lượng lớn người, kết hợp thư giữ cùng một thư cho một số email, nhưng tên và địa chỉ của email là duy nhất với các chi tiết tùy chỉnh cho từng người nhận. Nói cách khác, kết hợp thư làm cho mỗi người nhận thư email trở thành người nhận duy nhất.
Tính năng Kết hợp Thư của Microsoft Word là gì
Mail Merge là một tính năng mạnh mẽ được hỗ trợ trong hầu hết các ứng dụng. Nó cho phép bạn tạo một loạt thư email được cá nhân hóa từ các bức thư và tự động tìm nạp địa chỉ của nhiều người nhận từ cơ sở dữ liệu để tạo điều kiện gửi thư hàng loạt. Về cơ bản, Mail Merge có nghĩa là kết hợp thư và tài liệu. Phối thư được hỗ trợ bởi tất cả các chương trình Microsoft Office. Microsoft Word cho phép bạn chèn nội dung từ các nguồn dữ liệu như cơ sở dữ liệu truy cập, bảng tính excel, v.v. vào tài liệu Word bằng tính năng phối thư. Nói như vậy, Microsoft Outlook có thể đạt được lợi thế từ khả năng trộn thư của Microsoft Word để gửi hàng loạt email được cá nhân hóa cho nhiều địa chỉ liên hệ.
Để gửi thư email hàng loạt trong Outlook bằng cách sử dụng kết hợp thư, trước tiên bạn phải sử dụng Microsoft Word để tạo một số tài liệu cố định có chứa nội dung cố định, tức là; nội dung email và sau đó thêm các chi tiết duy nhất cho mọi tài liệu như tên hoặc địa chỉ của người nhận thường được mượn từ nguồn dữ liệu như Liên hệ Outlook, bảng tính excel hoặc cơ sở dữ liệu truy cập. Hợp nhất thư liên quan đến việc chuẩn bị các tài liệu chính của bạn, tạo nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư của bạn, xác định các trường hợp nhất, liên kết danh sách gửi thư với tài liệu, lưu và gửi các thư email được cá nhân hóa. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách gửi một thư email hàng loạt trong Outlook bằng cách sử dụng Kết hợp Thư.
Chuẩn bị danh sách liên hệ gửi thư cho Kết hợp Thư
Khởi chạy Microsoft Outlook và nhấp vào Trang chủ tab
Ở cuối trang tab chủ, nhấp vào Mọi người để xem danh sách liên hệ.
Chọn địa chỉ liên hệ mà bạn muốn gửi tin nhắn hàng loạt.
Bây giờ điều hướng đến Tác vụ Nhóm trong Trang chủ và nhấp vào Kết hợp thư.
Trong hộp thoại Hợp nhất Thư liên hệ, nhấp vào nút radio có tùy chọn Chỉ các liên hệ đã chọn trong Danh bạ để gửi email đến chỉ liên hệ đã chọn. Nếu không, hãy nhấp vào nút radio có tùy chọn Tất cả địa chỉ liên hệ ở chế độ xem hiện tại .
Tiếp theo, chọn nút radio có tùy chọn Tài liệu mới trong Tệp tài liệu
Trong tùy chọn Hợp nhất, hãy chọn loại Tài liệu là Từ Thư , Hợp nhất thành Email và nhập chủ đề cho email của bạn vào hộp dòng chủ đề thư.
Nhấp vào Ok để áp dụng cài đặt và Outlook sẽ khởi chạy Microsoft Word để bạn viết thông báo cố định.
Soạn thư email được cá nhân hóa bằng Microsoft Word
Outlook khởi chạy Microsoft Word.
Trong dòng lời chào, nhập địa chỉ, chẳng hạn như loại, xin chào, sau đó nhấp vào Chèn trường hợp nhất trong nhóm Viết &Chèn của Feild.
Chọn tùy chọn Tên từ trình đơn thả xuống và Microsft Word sẽ thêm trường email <
Bạn có thể thêm các trường khác từ danh sách người nhận của mình vào tài liệu như họ, số điện thoại nhà, tên công ty, v.v. Khi bạn hoàn tất quá trình phối thư, từ đó sẽ tự động thay thế các trường email bằng thông tin thực tế từ danh sách người nhận của bạn.
Gửi tin nhắn email
Khi bạn đã chuẩn bị xong email, hãy nhấp vào Bắt đầu phối thư và chọn Tin nhắn email từ trình đơn thả xuống.
Bây giờ hãy nhấp vào Kết thúc &Hợp nhất và chọn gửi tin nhắn Email từ trình đơn thả xuống.
Hộp thoại Hợp nhất vào E-mail bật lên. Tại đây chọn Email cho Tùy chọn tin nhắn Tới và chọn HTML cho Định dạng thư.
Trong phần gửi hồ sơ, hãy nhấp vào nút radio Tất cả để gửi tất cả các email cùng một lúc hoặc chọn tùy chọn Bản ghi hiện tại để chỉ gửi các email hiện tại.
Nhấp vào Ok nút.
Sau khi hoàn tất, Microsoft Word sẽ tự động hợp nhất các email và gửi email được cá nhân hóa đến từng địa chỉ.
Điều đáng nói là tính năng trên chỉ được sử dụng để gửi tin nhắn email. Bạn không thể đính kèm tệp vào email và cũng không thể CC hoặc BCC người nhận khác trong thư.
Để xác nhận rằng email đã được gửi, hãy truy cập Outlook của bạn và kiểm tra các mục đã gửi của bạn thư mục để xem lại các email đã gửi.
Hy vọng bạn thích sử dụng tính năng này!