Gửi thư hàng loạt là một chiến lược quan trọng trong tiếp thị kỹ thuật số được dùng để tăng doanh thu và thúc đẩy thương hiệu. Chiến dịch email marketing là thiết yếu ngày nay cho quảng cáo để tiếp cận danh sách khách hàng lớn và đạt được mục tiêu tổ chức. Ngoài kinh doanh, có thể có nhiều dịp bạn muốn gửi email mời hàng loạt, bản tin và thư thông báo đến nhiều địa chỉ.
Tuy nhiên, hầu hết tài khoản email chỉ hỗ trợ số lượng người nhận giới hạn cho mỗi tin nhắn email. Bên cạnh đó, chuẩn bị thư riêng lẻ cho nhiều người tiêu tốn nhiều thời gian. Mặc dù có nhiều dịch vụ cung cấp cách đơn giản để gửi email hàng loạt, cách tốt nhất để tạo tin nhắn email cá nhân hóa là sử dụng tính năng Mail Merge của Microsoft Word với Microsoft Outlook.
Khác với phát sóng email đến số lượng lớn người, mail merge giữ tin nhắn giống nhau cho một số email, nhưng tên và địa chỉ email là duy nhất với chi tiết tùy chỉnh cho mỗi người nhận. Nói cách khác, mail merge làm cho mỗi người nhận tin nhắn email trở thành người nhận duy nhất.
Tính năng Mail Merge của Microsoft Word là gì
Mail Merge là một tính năng mạnh mẽ được hỗ trợ trong hầu hết các ứng dụng. Nó cho phép bạn tạo một lô tin nhắn email cá nhân hóa từ các thư và tự động lấy địa chỉ của nhiều người nhận từ cơ sở dữ liệu để hỗ trợ gửi thư hàng loạt. Cơ bản, Mail Merge nghĩa là kết hợp thư và tài liệu. Mail merge được hỗ trợ bởi tất cả các chương trình Microsoft Office. Microsoft Word cho phép bạn chèn nội dung từ các nguồn dữ liệu như cơ sở dữ liệu access, bảng tính excel, v.v. vào tài liệu Word sử dụng tính năng mail merge. Đó là nói, Microsoft Outlook có thể tận dụng khả năng mail merge của Microsoft Word để gửi email cá nhân hóa hàng loạt đến nhiều liên hệ.
Để gửi tin nhắn email hàng loạt trong Outlook sử dụng mail merge, bạn trước tiên phải sử dụng Microsoft Word để tạo một số tài liệu hằng số chứa nội dung cố định tức là; thân email và sau đó thêm chi tiết duy nhất cho mỗi tài liệu như tên hoặc địa chỉ người nhận thường được mượn từ nguồn dữ liệu như Liên hệ Outlook, bảng tính excel hoặc cơ sở dữ liệu access. Quá trình mail merge liên quan đến chuẩn bị tài liệu chính của bạn, tạo nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư, xác định các trường merge, liên kết danh sách gửi thư với tài liệu, lưu và gửi tin nhắn email cá nhân hóa. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách gửi tin nhắn email hàng loạt trong Outlook sử dụng Mail Merge.
Chuẩn bị danh sách liên hệ gửi thư cho Mail Merge
Khởi chạy Microsoft Outlook và nhấp vào tab Trang chủ
Ở dưới cùng của trang tab trang chủ, nhấp vào Mọi người để xem danh sách liên hệ.
Chọn địa chỉ liên hệ bạn muốn gửi tin nhắn hàng loạt.
Bây giờ điều hướng đến Nhóm Hành động trong tab Trang chủ và nhấp vào Mail Merge.
Trong hộp thoại Mail Merge Liên hệ, nhấp vào nút radio với tùy chọn Chỉ liên hệ đã chọn dưới Liên hệ để gửi email chỉ đến liên hệ đã chọn. Ngược lại, nhấp vào nút radio với tùy chọn Tất cả liên hệ trong xem hiện tại.
Tiếp theo, chọn nút radio với tùy chọn Tài liệu mới dưới Tệp tài liệu
Dưới tùy chọn Merge chọn Loại tài liệu là Từ Thư, Merge thành Email và nhập chủ đề cho email của bạn trong hộp dòng chủ đề tin nhắn.
Nhấp OK để áp dụng cài đặt và Outlook sẽ khởi chạy Microsoft Word cho bạn để viết tin nhắn hằng số.
Soạn thảo tin nhắn email cá nhân hóa bằng Microsoft Word
Outlook khởi chạy Microsoft Word.
Trong dòng chào, nhập địa chỉ, như nhập, xin chào và sau đó nhấp vào tùy chọn Chèn Trường Merge dưới nhóm Write & Insert Feild’s.
Chọn tùy chọn Tên từ menu thả xuống, và Microsoft Word sẽ thêm trường email << Tên>> bên cạnh chào hỏi.
Bạn có thể thêm các trường khác từ danh sách người nhận của bạn vào tài liệu như họ, điện thoại nhà, tên công ty, v.v. Một khi bạn hoàn thành quá trình mail merge, Word sẽ tự động thay thế các trường email bằng thông tin thực tế từ danh sách người nhận của bạn.
Gửi tin nhắn email
Một khi bạn đã chuẩn bị tin nhắn email, nhấp Bắt đầu Mail merge tùy chọn và chọn Tin nhắn Email từ menu thả xuống.
Bây giờ nhấp vào nút Hoàn tất & Merge và chọn gửi Tin nhắn email từ menu thả xuống.
Hộp thoại Merge đến E-mail bật lên. Ở đây chọn Email cho Tùy chọn tin nhắn To và chọn HTML cho Định dạng thư.
Dưới gửi bản ghi, nhấp vào nút radio Tất cả để gửi tất cả email cùng lúc, hoặc chọn tùy chọn Bản ghi hiện tại để chỉ gửi email hiện tại.
Nhấp nút OK.
Một khi xong, Microsoft Word tự động gộp các email và gửi email cá nhân hóa đến từng địa chỉ.
Có giá trị đề cập rằng tính năng trên được dùng để gửi tin nhắn email chỉ. Bạn không thể đính kèm tệp vào email và cũng không thể CC hoặc BCC người nhận khác trong thư.
Để xác nhận email đã được gửi, hãy đi đến Outlook của bạn và kiểm tra thư mục đã gửi để xem lại email đã gửi.
Hy vọng bạn thích sử dụng tính năng này!