Những người khuyết tật hoặc khiếm thị thường thấy khó khăn khi đọc và truy cập email. Microsoft tin rằng vấn đề này có thể được khắc phục. Những cá nhân khiếm thị có thể hiểu email của bạn dễ dàng hơn nếu bạn tạo chúng với tư duy về khả năng tiếp cận. Microsoft Outlook bao gồm các tính năng Khả năng tiếp cận (Accessibility) giúp tin nhắn email dễ dàng tiếp cận được cho những người khiếm thị & khuyết tật.
Các tính năng Khả năng tiếp cận của Microsoft Outlook
Làm cho email Microsoft Outlook dễ truy cập cho người khuyết tật
Bao gồm văn bản thay thế (alternative text) cho tất cả hình ảnh và bảng
Văn bản thay thế (Alt text) giúp rất nhiều cho các trình đọc màn hình hỗ trợ hoặc trình duyệt tắt hình ảnh. Bằng cách thêm alt text vào hình ảnh, bạn có thể truyền tải ý nghĩa cho người không thể xem được nó vì lý do nào đó. Microsoft Outlook cho phép bạn tạo văn bản thay thế (alt text hoặc Alt Text) cho hình dạng, hình ảnh, biểu đồ, bảng hoặc các đối tượng khác trong tài liệu Office của bạn.
Thêm văn bản cho hình ảnh
Nhấp chuột phải vào hình ảnh, chọn Format Picture (Định dạng hình ảnh) và chọn 'Layout & Properties' (Bố cục & Thuộc tính) từ danh sách các tùy chọn hiển thị.
Tiếp theo, chọn Alt Text (Văn bản thay thế, SmartArt graphics và nhiều hơn)
Khi hoàn tất, hãy đặt tiêu đề phù hợp cho bố cục và thêm mô tả nhỏ.
Bằng cách làm một vài việc, bạn có thể làm cho siêu liên kết, văn bản và bảng dễ truy cập.
Thêm văn bản siêu liên kết và ScreenTips
Để làm điều này, hãy chọn văn bản mà bạn muốn thêm siêu liên kết, sau đó nhấp chuột phải vào nó.
Tiếp theo, chọn tùy chọn Hyperlink (Siêu liên kết). Văn bản bạn chọn vài giây trước sẽ ngay lập tức hiển thị trong hộp Text to display (Văn bản hiển thị). Đây là văn bản siêu liên kết.
Nếu cần, bạn có thể thay đổi văn bản siêu liên kết.
Khi xong, đi đến hộp Address (Địa chỉ) và nhập URL đích.
Sau đó, chọn nút ScreenTip và trong hộp văn bản ScreenTip, nhập nội dung Screen Tip.
Sử dụng định dạng font dễ truy cập
Chọn văn bản của bạn và chọn tab Format Text (Định dạng văn bản).
Sau đó, trong nhóm Font (Phông chữ), cho phép bạn cấu hình các tùy chọn khác nhau (loại phông chữ, kích thước, kiểu và màu), hãy chọn tùy chọn phù hợp.
Sử dụng màu font dễ truy cập
Để đảm bảo văn bản hiển thị trong chế độ High Contrast (Đối比度 cao), hãy sử dụng cài đặt Automatic (Tự động) cho màu font. Để làm điều này, chọn văn bản của bạn, chọn Message (Thư) sau đó Font Color (Màu phông chữ).
Chọn Automatic (Tự động).
Sử dụng kiểu danh sách dấu chấm
Bạn có thể tạo danh sách dấu chấm bằng cách đặt con trỏ chuột ở bất kỳ đâu trong email của bạn và sau đó chọn tab 'Format Text'.
Tiếp theo, trong nhóm Paragraph (Đoạn), chọn nút Bullets (Dấu chấm) và nhập từng mục trong danh sách dấu chấm.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Điều chỉnh khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn bằng cách chọn văn bản của bạn và lại chọn tab 'Format Text'.
Sau đó, trong nhóm Paragraph, ở góc dưới bên phải của nhóm, chọn Dialog box launcher (Trình khởi chạy hộp thoại).
Khi hộp thoại Paragraph xuất hiện, nó sẽ hiển thị tab Indents and Spacing (Thụt lề và Khoảng cách).
Trong Spacing (Khoảng cách), chọn các tùy chọn khoảng cách bạn cho phù hợp.
Làm thế nào để email của tôi tuân thủ ADA?
Có nhiều điều bạn có thể làm để email của mình tuân thủ ADA. Ví dụ, bạn có thể duy trì thứ tự thủ công khi viết email, sử dụng dòng chủ đề mang tính thông tin, v.v. Theo đó, bạn có thể sử dụng văn bản thay thế cho hình ảnh chèn. Nếu bạn muốn bao gồm mã, hãy đảm bảo rằng nó dễ đọc và không bị ẩn.
Làm thế nào để kiểm tra khả năng tiếp cận trong Outlook?
Cả Outlook.com và ứng dụng Outlook đều đi kèm với một tùy chọn gọi là Accessibility (Khả năng tiếp cận). Bạn có thể sử dụng tính năng đó để kiểm tra email của mình theo một cách khác. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm cho email Outlook dễ truy cập cho người khuyết tật, bạn luôn có thể kiểm tra các mẹo và thủ thuật aforementioned để hoàn thành công việc.
Để cấu hình các tùy chọn khác và biết lý do cấu hình các tùy chọn này, hãy truy cập office.com.