Đã đến lúc tăng tốc cách bạn viết email. Nếu bạn gặp khó khăn khi gõ nhanh, soạn thảo email bằng giọng nói (dictate) có thể giúp tăng năng suất. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn Dictate, công cụ tích hợp trực tiếp vào Outlook.
Dictate là một tiện ích được phát triển bởi Microsoft và cũng hoạt động với các chương trình Office khác. Bạn chỉ cần cắm micro, nhấp một nút, và bắt đầu nói. Mọi thứ bạn nói sau đó sẽ được chuyển thành văn bản.
Nếu bạn sử dụng Dictate hoặc có phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản khác mà bạn dùng, vui lòng cho chúng tôi biết trong bình luận.
Về Dictate
Microsoft Garage là một bộ phận của Microsoft cho phép nhân viên làm việc trên các dự án của riêng họ với sự hỗ trợ của công ty. Tên của nó xuất phát từ việc Bill Gates khởi nghiệp Microsoft từ gara nhà mình và bộ phận này hiện đặt tại văn phòng cũ của ông tại khu vực Redmond.
Các đội nhóm có thể gồm bất kỳ số lượng người nào và có thể nhận hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm ở tất cả các giai đoạn phát triển dự án. Microsoft Garage không chỉ thúc đẩy sự sáng tạo, mà còn giúp công ty tìm kiếm sự đổi mới.
Một dự án như vậy xuất phát từ đây là Dictate. Đây là tiện ích chuyển giọng nói thành văn bản tích hợp vào Outlook, Word, và PowerPoint, tương tự như tính năng gõ giọng nói của Google Docs. Bạn chỉ cần nói vào micro và nó biến thành văn bản, sử dụng công nghệ hỗ trợ trợ lý ảo Cortana của Windows 10.
Dictate có thể hiểu hơn 20 ngôn ngữ và chuyển thành văn bản 60 ngôn ngữ. Nó cũng có thể tự động chèn dấu câu, hoặc bạn có thể chuyển sang nói dấu câu thủ công. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nó hoạt động cho Outlook.
Tải Dictate
Trước khi tải Dictate, bạn trước tiên cần kiểm tra xem bạn đang dùng phiên bản Office 32-bit hay 64-bit. Lưu ý rằng ngay cả khi bạn dùng Windows 64-bit, không có nghĩa là đó là phiên bản Office của bạn.
Để kiểm tra, mở Outlook và đi đến File > Tài Khoản Office > Giới Thiệu Outlook. Bạn sẽ thấy phiên bản Outlook của bạn được liệt kê.
Tiếp theo, đóng tất cả các chương trình Office bạn đang mở. Sau đó, truy cập trang web Dictate và tải phiên bản bạn cần. Chạy trình cài đặt và mở Outlook khi nó hoàn tất.
Cách Sử Dụng Dictate
Bạn có thể sử dụng Dictate bất kỳ lúc nào khi viết email, truy cập qua phần Dictation trên ribbon. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo micro của bạn đã được cắm.
Sử dụng menu thả xuống From để đặt ngôn ngữ bạn sẽ nói và menu thả xuống To để đặt ngôn ngữ bạn muốn văn bản đầu ra.
Khi bạn sẵn sàng nói, nhấp Bắt Đầu (Start). Nó sẽ phát hiện micro của bạn và biểu tượng sẽ hiển thị vòng tròn đỏ để cho biết nó đang lắng nghe.
Khác với một số ứng dụng soạn thảo email bằng giọng nói khác, Dictate không nhập văn bản ngay lập tức khi bạn nói. Thay vào đó, nó sẽ đợi cho đến khi bạn kết thúc câu rồi mới đưa nó vào. Khi bạn hoàn tất, nhấp Dừng (Stop).
Bạn có thể sử dụng các lệnh sau khi đang nói:
- Dòng mới (New line): Ngắt dòng.
- Xóa (Delete): Xóa dòng cuối cùng bạn vừa đọc.
- Dừng soạn thảo (Stop dictation): Kết thúc phiên soạn thảo.
Dictate sẽ tự động đặt dấu câu trong câu của bạn. Nó khá giỏi trong việc phát hiện khi nào nên làm điều này, nhưng bạn có thể thích kiểm soát nó mình. Nếu vậy, trước khi ghi âm, nhấp nút Dấu Câu Thủ Công (Manual Punctuation) từ ribbon.
Đây là các lệnh bạn có thể dùng cho việc đó:
- Chấm (Period)
- Phẩy (Comma)
- Dấu hỏi (Question mark)
- Mở ngoặc kép (Open quote)
- Đóng ngoặc kép (Close quote)
- Hai chấm (Colon)
Một trong những tính năng được yêu cầu nhất cho Dictate là hỗ trợ thêm các lệnh dấu câu thủ công, vì vậy danh sách này có thể được mở rộng trong tương lai.
Dictate Trong Hành Động
Tôi đã quay một số video để bạn thấy cách soạn thảo email trong Outlook với Dictate. Video đầu tiên cho thấy tôi nói bằng tiếng Anh, với văn bản đầu ra bằng tiếng Anh, và dấu câu được tự động phát hiện.
Như bạn thấy, Dictate rất chính xác. Tôi đã thử vài lần khác nhau, ở đâu tôi nói rất nhanh hoặc không phát âm đầy đủ từ, và nó vẫn làm công việc đáng khen ngợi trong việc biến nó thành văn bản. Tất nhiên, kết quả của bạn có thể khác, đặc biệt nếu bạn ở trong phòng ồn ào.
Sau đó tôi tạo video thứ hai để thử dấu câu thủ công khi soạn thảo email.
Mặc dù nó chuyển viết chính xác những gì tôi nói, bao gồm cả dấu câu, nó không tuân theo quy tắc ngữ pháp cũng tốt như khi dấu câu được tự động phát hiện. Nó đặt khoảng trắng giữa dấu câu nếu bạn dừng lại trước khi nói nó, điều đó không cần thiết. Tuy nhiên, nó sẽ xử lý dấu câu đủ tốt nếu bạn nói nó cùng lúc với câu.
Các Lựa Chọn Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản Khác
Vẫn còn sớm cho Dictate, vì vậy hy vọng đội phát triển sẽ tiếp tục cải thiện chức năng của nó cùng với chất lượng phát hiện của công nghệ Cortana. Có lẽ một ngày nó thậm chí sẽ được tích hợp vào Office ngay từ đầu.
Nếu bạn đang tìm các lựa chọn soạn thảo email bằng giọng nói khác cho Windows 10, hãy xem các bài viết của chúng tôi về cách bật sử dụng nhận dạng giọng nói để điều khiển PC và các chương trình miễn phí của bên thứ ba tốt nhất để làm những điều tương tự.
Bạn có dùng Dictate để chuyển viết email của mình không? Có chương trình nào khác bạn thích hơn?