Cách lưu Email thành PDF trong Outlook

Cần lưu email Outlook thành PDF nhưng không biết cách? Không rõ ràng như bạn nghĩ, nhưng vẫn dễ làm khi biết cách.

Bạn tìm thấy tùy chọn tải email qua menu Print (In) trong Outlook. Menu này trông khác nhau tùy hệ điều hành, nên chúng tôi chỉ cách lưu email Outlook thành PDF trên cả Mac và Windows.

Cách lưu Email thành PDF trong Outlook trên Mac

Chuyển đổi email Outlook sang PDF chỉ mất vài cú nhấp chuột trên Mac. Cách làm:

1. Điều hướng đến email bạn muốn lưu.
2. Góc trên bên phải email, bạn thấy ba chấm; di chuột qua sẽ thấy More Actions (Thêm hành động). Nhấp nút này.
3. Từ danh sách hiện ra, chọn Print (In).
4. Chọn Print lại từ thanh công cụ trên cùng.
5. Góc dưới bên trái cửa sổ này, bạn thấy PDF. Nhấp vào đây, danh sách sẽ hiện; chọn Save as PDF (Lưu thành PDF) từ danh sách.
6. Từ đây, đặt tên PDF và chọn nơi lưu.
7. Nhấp Save (Lưu) và xong!

Cách lưu Email thành PDF trong Outlook trên Windows

Chuyển đổi email Outlook sang PDF trên Windows cũng dễ dàng như vậy, cũng chỉ mất vài cú nhấp. Cách làm:

1. Điều hướng đến email bạn muốn lưu.
2. Góc trên bên phải email, bạn thấy ba chấm; di chuột qua thấy More Actions. Nhấp nút này.
3. Từ danh sách, chọn Print.
4. Chọn Print lại từ thanh công cụ trên cùng.
5. Đảm bảo ô Destination (Đích đến) đọc Save as PDF. Nếu không, nhấp ô này chọn Save as PDF.
6. Nhấp Save (Lưu) dưới cửa sổ.
7. Đặt tên PDF và chọn nơi lưu trữ.
8. Nhấp Save và xong.

Kết hợp với Microsoft Teams?

Tệp đính kèm PDF đôi khi chiếm dung lượng hơn bạn muốn. Microsoft Teams có thể giúp đỡ. Nếu bạn làm việc với Teams, có thể không cần lưu tệp từ Outlook; bạn có thể kéo thả tệp đính kèm trực tiếp vào ứng dụng.

Điều này tiết kiệm thời gian lớn và chỉ là một điểm sáng năng suất của Microsoft Teams. Không cần tải xuống những tệp đính kèm nặng nề, chỉ cần kéo thả.