Nếu bạn muốn chuyển tiếp một email cho ai đó dưới dạng file PDF, thì đây là cách làm trong Outlook và Gmail. Bạn có thể làm điều này dù bạn dùng ứng dụng Outlook desktop hay Outlook.com, bạn có thể làm theo hướng dẫn này. Ngay cả khi bạn đã cấu hình Microsoft Outlook cho Gmail, bạn có thể thực hiện các bước này.
Cách lưu email thành PDF trong Gmail
Để lưu email thành PDF từ Gmail, hãy làm theo các bước sau-
- Mở trang web Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Mở email bạn muốn lưu thành PDF.
- Nhấp vào biểu tượng In (Print).
- Chọn Lưu thành PDF (Save as PDF) từ danh sách thả xuống Đích đến (Destination).
- Nhấp nút Lưu (Save).
- Chọn đường dẫn và đặt tên file.
- Nhấp nút Lưu (Save).
Hãy xem chi tiết các bước này.
Trước khi bắt đầu, bạn nên biết file PDF sẽ chứa địa chỉ email, ngày và giờ của bạn.
Để bắt đầu, mở trang web Gmail và đăng nhập vào tài khoản Gmail bằng cách nhập thông tin đăng nhập hợp lệ. Sau đó, mở email bạn muốn lưu thành PDF.
Nó có thể là email chỉ có văn bản; có thể chứa hình ảnh, hoặc bất cứ thứ gì khác. Tuy nhiên, nếu hình ảnh được gửi dưới dạng đính kèm, PDF sẽ không hiển thị hình ảnh.
Sau khi mở email, nhấp nút In (Print) nên hiển thị ở phía trên bên phải của email.
Bây giờ, bạn cần chọn tùy chọn Lưu thành PDF (Save as PDF) từ danh sách thả xuống Đích đến (Destination). Cũng có thể chọn trang, bố cục, v.v.
Khi mọi thứ xong, nhấp nút Lưu (Save).
Theo sau đó, nó sẽ yêu cầu bạn chọn vị trí và đặt tên file PDF. Làm điều đó trước khi nhấp nút Lưu (Save).
Khi bạn làm vậy, email nên được lưu trên máy tính của bạn như file PDF.
Cách lưu email thành PDF trong Outlook
Outlook là nền tảng email lựa chọn cho nhiều người dùng trên web, và như hầu hết, nó cho phép mọi người lưu email để xem ngoại tuyến. Tuy nhiên, cũng có thể chuyển đổi và lưu email thành PDF. Việc làm này đơn giản như nó là, và như mong đợi, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết cách làm. Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ thảo luận cách lưu email thành PDF qua các phiên bản khác nhau của ứng dụng Outlook. Và đó là Outlook trên web, ứng dụng Outlook Windows 10, Outlook từ Office 365, và các phiên bản cũ hơn.
Lưu email thành PDF từ Outlook.com
Để lưu email thành PDF từ Outlook.com, hãy làm theo các bước sau-
- Mở Outlook.com trong trình duyệt của bạn.
- Đăng nhập vào tài khoản email của bạn.
- Mở email bạn muốn lưu thành PDF.
- Nhấp biểu tượng ba chấm.
- Chọn tùy chọn In (Print).
- Nhấp vào nút In (Print) lần nữa.
- Chọn Lưu thành PDF (Save as PDF) từ Đích đến (Destination).
- Nhấp nút Lưu (Save).
- Chọn vị trí và đặt tên cho nó.
- Nhấp nút Lưu (Save).
Mở Outlook.com trong trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản người dùng. Sau đó, mở email bạn muốn lưu thành PDF vào máy tính. Sau khi mở email, bạn cần nhấp nút ba chấm và chọn tùy chọn In (Print) từ danh sách.
Bây giờ, nó sẽ hiển thị email sẽ trông như thế nào khi in. Bạn cần nhấp nút In (Print) lần nữa.
Sau khi làm vậy, trình duyệt sẽ yêu cầu bạn chọn đích đến. Chọn Lưu thành PDF (Save as PDF) từ danh sách Đích đến (Destination) và nhấp nút Lưu (Save).
Sau đó, cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện nơi bạn cần chọn vị trí lưu file và đặt tên file theo ý muốn. Cuối cùng, nhấp nút Lưu (Save) để hoàn tất quá trình.
Lưu email thành PDF từ ứng dụng Outlook desktop
Để lưu email thành PDF từ ứng dụng Outlook desktop, hãy làm theo các bước sau-
- Mở ứng dụng Outlook trên PC của bạn.
- Chọn email bạn muốn lưu thành PDF.
- Nhấn phím Ctrl+P.
- Chọn Microsoft Print to PDF.
- Nhấp nút In (Print).
- Chọn đường dẫn, và đặt tên file.
- Nhấp nút Lưu (Save).
Mở ứng dụng Microsoft Outlook trên PC và chọn email bạn muốn lưu thành PDF. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl+P. Nó nên mở bảng In (Print) trên màn hình. Từ đây, chọn Microsoft Print to PDF làm Máy in (Printer) và nhấp nút In (Print).
Bây giờ bạn cần chọn đường dẫn nơi bạn muốn lưu file, đặt tên, và nhấp nút Lưu (Save).
Lưu email thành PDF với Outlook từ Microsoft Office 365
Nếu bạn thích dùng công cụ Outlook nâng cao hơn, là cái từ Microsoft Office 365, thì bạn sẽ không gặp vấn đề.
Mở ứng dụng, sau đó điều hướng đến email bạn muốn lưu thành PDF. Nhấp chuột phải vào tiêu đề email và chọn In nhanh (Quick Print) từ menu. Từ đó, lưu file thành PDF ở bất kỳ đâu trên ổ cứng.
Lưu email thành PDF từ các phiên bản Outlook cũ hơn
Nếu bạn vẫn dùng các phiên bản Office cũ, thì có lẽ phiên bản Outlook hiện tại của bạn không có cách dễ dàng lưu email thành PDF. Cách tốt nhất để làm điều này là sao chép nội dung tin nhắn, sau đó dán vào tài liệu Microsoft Word.
Từ đó, dùng tính năng Xuất (Export) để lưu tài liệu thành PDF.
Dù bạn dùng Gmail hay dịch vụ email Outlook trong ứng dụng Outlook, bạn có thể lưu email thành PDF từ ứng dụng email miễn phí này.
Đó là xong! Hy vọng hữu ích.