Thiết lập bộ lọc email hoặc sắp xếp các cuộc hội thoại vào các thư mục là một cách hiệu quả để quản lý hộp thư đến của bạn. Ví dụ:bạn có thể thiết lập bộ lọc để tách các bản tin khỏi các thư quan trọng hơn. Đây cũng là một cách tuyệt vời để tự động chuyển vào thùng rác hoặc đánh dấu một số email nhất định là spam.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập bộ lọc email để tự động sắp xếp email của bạn trong Gmail, Yahoo Mail và Outlook.
Cách lọc email trong Gmail
Khi bạn bắt đầu chỉnh sửa bộ lọc Gmail, bạn có thể nhận thấy rằng Gmail không sử dụng "thư mục" thực tế. Gmail gọi những nhãn này , nhưng ngoài tên gọi khác, chúng giống hệt nhau về mặt chức năng.
Để bắt đầu tạo bộ lọc Gmail, hãy mở hộp thư đến Gmail của bạn và nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở bên phải thanh tìm kiếm ở trên cùng. Thao tác này sẽ mở hộp tìm kiếm nâng cao, cho phép bạn chỉ định các thuộc tính cho các bộ lọc.
Đây là cách chúng hoạt động:
- Nhập địa chỉ email vào Từ trường để áp dụng bộ lọc cho các thư từ địa chỉ đó.
- * ký tự là ký tự đại diện, vì vậy bạn có thể nhập *@domain.com để lọc tất cả các tin nhắn từ một miền cụ thể.
- Tới trường ghép nối độc đáo với bí danh Gmail. Bất kỳ nơi nào bạn nhập địa chỉ email của mình, bạn có thể thêm dấu cộng (+) sau đó để tạo các địa chỉ thay thế không giới hạn, tất cả đều đi thẳng vào hộp thư đến của bạn.
- Ví dụ:nếu bạn đã đăng ký LinkedIn bằng John+LinkedIn@gmail.com và không muốn bất kỳ thư nào từ LinkedIn trong hộp thư đến của bạn, bạn có thể lọc các thư được gửi đến địa chỉ đó.
- Chủ đề trường cho phép bạn lọc bất kỳ thư nào có chứa các từ nhất định trong chủ đề.
- Có các từ và Không có cho phép bạn quét email để tìm bất kỳ từ nào bạn muốn. Bạn có thể sử dụng các toán tử tìm kiếm của Gmail tại đây, như VÀ hoặc HOẶC, để tìm kiếm nhiều từ.
- Ví dụ:giả sử bạn muốn tạo bộ lọc cho tất cả các thư có chứa từ hủy đăng ký , nhưng không muốn bao gồm các email của ngân hàng của bạn. Bạn có thể nhập Hủy đăng ký trong phần Có từ rồi đến trường Bank of America trong Không có để loại trừ các kết quả chứa những từ này.
- Nếu bạn muốn, hãy chỉ định kích thước rằng thông báo lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
- Sử dụng Ngày trong để lọc theo các tin nhắn nhận được gần một ngày nhất định.
- Nếu bạn chỉ muốn tìm kiếm các email có tệp đính kèm, hãy chọn mục Có tệp đính kèm hộp. Và nếu bạn thường trò chuyện với Hangouts trong Gmail, có thể bạn sẽ muốn chọn Không bao gồm trò chuyện để giảm thiểu tiếng ồn từ chúng.
- Cuối cùng, rời khỏi Tìm kiếm trên Tất cả thư trừ khi bạn chỉ muốn lọc từ một nhãn hiện có nhất định.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Tạo bộ lọc ở góc dưới bên phải của cửa sổ. Nếu bạn muốn đảm bảo bộ lọc chính xác, hãy nhấp vào Tìm kiếm trước tiên để hiển thị các email phù hợp với nó.
Tùy chỉnh Hành động Bộ lọc
Tiếp theo, bạn sẽ cần quyết định điều gì sẽ xảy ra với email truy cập bộ lọc này.
Nếu bạn đang cố gắng giữ một hộp thư đến trong sạch, hãy chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó) là một bước đầu tiên tốt. Khi kết hợp với thư này, bạn có thể thêm dấu sao, đính kèm nhãn để bạn biết phải làm gì với thư đó sau này hoặc đánh dấu thư là quan trọng.
Có các tùy chọn bổ sung ở đây, có thể hữu ích tùy thuộc vào bộ lọc bạn đang thiết lập. Không bao giờ gửi nó vào Spam rất hữu ích nếu Gmail đang gửi các thư hợp pháp ở đó.
Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Đồng thời áp dụng bộ lọc cho X các cuộc hội thoại phù hợp nếu bạn muốn bộ lọc này áp dụng cho thư hiện tại cũng như các thư trong tương lai. Nhấp vào Tạo bộ lọc sẽ hoàn tất quá trình.
Bạn có thể xem lại hoặc chỉnh sửa các bộ lọc hiện có của mình bất kỳ lúc nào. Nhấp vào Cài đặt biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, tiếp theo là Xem tất cả cài đặt . Chọn Bộ lọc và địa chỉ bị chặn ở trên cùng để xem tất cả và xóa hoặc thực hiện thay đổi nếu cần. Gmail cũng cung cấp tính năng xuất, vì vậy bạn có thể đặt các bộ lọc của mình vào một tệp để chia sẻ chúng.
Bạn gặp khó khăn khi nghĩ ra một ý tưởng bộ lọc tốt? Gmail có thể trợ giúp.
Đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của bạn, sau đó đi tới trình đơn dấu ba chấm> Lọc các thư như thế này . Thao tác này sẽ khởi chạy cửa sổ bộ lọc như trước, nhưng với một số trường được điền trước dựa trên thông báo bạn đã chọn.
Để biết thêm, hãy xem các vấn đề email khó chịu mà bạn có thể giải quyết bằng bộ lọc.
Cách Thiết lập Bộ lọc Thư Yahoo
Để thiết lập bộ lọc trong Yahoo Mail, hãy mở hộp thư đến email Yahoo của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn Cài đặt khác . Chọn Bộ lọc ở bên trái, sau đó chọn Thêm bộ lọc mới để bắt đầu một.
Yahoo không cung cấp nhiều chức năng lọc như Gmail. Có bốn trường để tùy chỉnh: Từ , Tới / CC , Chủ đề và Nội dung . Bạn có thể đặt tên cho các bộ lọc, điều này cho phép bạn nhanh chóng xem lại chúng trên Bộ lọc chính mà không cần phải kiểm tra chi tiết.
Các danh mục là tự giải thích; cho mỗi email, bạn có thể chọn lọc email chứa , không chứa , bắt đầu bằng hoặc kết thúc bằng từ đã chọn. Bạn cũng có khả năng đối sánh các trường hợp, điều này có thể hữu ích nếu bạn đang tìm cách lọc các từ viết tắt viết hoa toàn bộ.
Khi bạn đã hoàn thành các tiêu chí lọc như mong muốn, bạn có thể chọn thư mục để chuyển các thư phù hợp vào.
Lưu ý rằng các bộ lọc được áp dụng theo thứ tự từ trên xuống dưới. Vì vậy, khi xem lại danh sách, hãy đảm bảo rằng bộ lọc quan trọng nhất ở trên cùng. Điều đó sẽ được ưu tiên nếu một thư thuộc nhiều bộ lọc. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc hiện có khỏi trang này.
Đó là tất cả những gì bạn cần biết để lọc Yahoo. Để biết thêm mẹo, hãy xem cách bảo mật tài khoản Yahoo của bạn.
Cách lọc email trong Outlook
Nếu bạn sử dụng Outlook.com cho email của mình, đây là cách lọc thư.
Mở hộp thư đến Outlook của bạn và nhấp vào Bánh răng ở trên cùng bên phải, tiếp theo là Tất cả cài đặt Outlook ở cuối danh sách này. Đảm bảo rằng Thư được chọn trên tab bên trái, sau đó chọn Quy tắc trong danh sách tiếp theo. Cuối cùng, nhấp vào Thêm quy tắc mới để tạo một bộ lọc mới.
Bạn sẽ cần đặt tên cho bộ lọc. Tiếp theo, mở hộp bên dưới Thêm điều kiện để xem các tùy chọn có sẵn.
Có rất nhiều trong số chúng, mà Outlook chia thành các nhóm. Ví dụ:một danh mục là Tên tôi là , trong đó bạn có thể chọn Tôi đang ở dòng Tới , Tôi thuộc dòng CC , Tôi không ở dòng Tới , và tương tự. Nếu bạn muốn nhiều điều kiện, hãy nhấp vào Thêm điều kiện khác bên dưới hộp đầu tiên.
Có quá nhiều cho một danh sách đầy đủ ở đây, nhưng một số hữu ích nhất bao gồm:
- Tên tôi là> Tôi không ở dòng Tới nắm bắt các email mà bạn đã được CC hoặc gửi hàng loạt email.
- Được đánh dấu bằng> Tầm quan trọng hoặc Độ nhạy để bắt thư bằng cách sử dụng mức độ nhạy cảm hoặc mức độ ưu tiên dành riêng cho Outlook.
- Đã nhận > Trước đây hoặc Sau khi để lọc tin nhắn theo ngày.
Khi bạn đã đặt các điều kiện của mình, bạn sẽ cần chỉ định ít nhất một mục trong Thêm hành động . Bạn có thể chọn di chuyển hoặc sao chép thư vào một thư mục hoặc xóa nó. Một lựa chọn hợp lý là ghim tin nhắn, điều này sẽ giữ nó ở đầu hộp thư đến của bạn để xem xét. Đánh dấu thư có mức độ quan trọng nhất định hoặc chuyển tiếp thư đến một địa chỉ khác là những hành động hữu ích khác.
Ngoài ra, Outlook cho phép bạn thêm các ngoại lệ bằng cách sử dụng bất kỳ điều kiện nào trước đó. Do đó, bạn có thể thiết lập bộ lọc loại trừ các tin nhắn từ một người cụ thể hoặc các tin nhắn được đánh dấu là quan trọng.
Kiểm tra Ngừng xử lý các quy tắc khác nếu bạn không muốn những thư chạy qua bộ lọc này bị ảnh hưởng bởi những thư khác. Ví dụ:nếu một bộ lọc ghim tất cả các thư quan trọng và bộ lọc thứ hai xóa tất cả các thư có tệp đính kèm, bạn sẽ muốn chọn hộp này để Outlook không xóa một thư quan trọng có tệp đính kèm.
Đó là tất cả những gì cần thiết để tạo bộ lọc Outlook; lặp lại phần trên nếu bạn cần thêm.
Bộ lọc Email Thật dễ dàng
Bộ lọc email là công cụ mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để giảm lượng thư trong hộp thư đến của mình. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn có thể sử dụng chúng để cải thiện quy trình thư của mình --- đặc biệt là trong Gmail và Outlook, cung cấp nhiều tùy chọn hơn.
Để được trợ giúp thêm, hãy xem các cách bổ sung để sắp xếp và quản lý hộp thư đến email của bạn. Ngoài ra, để biết thêm các mẹo về email, đây là cách sử dụng địa chỉ email trả lời tùy chỉnh.