Thiết lập bộ lọc email, hay tổ chức hội thoại vào thư mục, là cách hiệu quả để quản lý hộp thư đến. Ví dụ, bạn có thể thiết lập bộ lọc để tách bản tin khỏi tin nhắn quan trọng hơn. Đó cũng là cách tuyệt vời để tự động xóa hoặc đánh dấu các email nhất định là spam.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập bộ lọc email để tự động sắp xếp email trong Gmail, Yahoo Mail và Outlook.
Cách Lọc Email Trong Gmail
Khi bắt đầu chỉnh sửa bộ lọc Gmail, bạn có thể nhận thấy Gmail không sử dụng "thư mục" thực sự. Gmail gọi chúng là nhãn, nhưng ngoài tên gọi khác nhau, chúng hoạt động y hệt nhau.
Để bắt đầu tạo bộ lọc Gmail, mở hộp thư Gmail, và nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên phải thanh tìm kiếm ở trên cùng. Thao tác này mở hộp tìm kiếm nâng cao, cho phép bạn chỉ định các thuộc tính cho bộ lọc.
Đây là cách chúng hoạt động:
- Nhập địa chỉ email vào trường Từ để áp dụng bộ lọc cho tin nhắn từ địa chỉ đó.
- Ký tự * là ký tự đại diện, bạn có thể nhập *@domain.com để lọc tất cả tin nhắn từ một miền cụ thể.
- Trường Đến kết hợp tốt với bí danh Gmail. Bất cứ nơi nào bạn nhập địa chỉ email, bạn có thể thêm dấu cộng (+) sau nó để tạo hàng loạt địa chỉ thay thế đều đưa thư vào hộp thư của bạn.
- Ví dụ, nếu bạn đăng ký LinkedIn với John+LinkedIn@gmail.com và không muốn tin nhắn từ LinkedIn xuất hiện trong hộp thư, bạn có thể lọc tin nhắn gửi đến địa chỉ đó.
- Trường Chủ đề cho phép lọc bất kỳ tin nhắn nào chứa từ khóa nhất định trong chủ đề.
- Có từ và Không có từ cho phép quét email tìm bất kỳ từ nào bạn muốn. Bạn có thể dùng toán tử tìm kiếm Gmail ở đây, như AND hay OR, để tìm nhiều từ.
- Ví dụ, bạn muốn tạo bộ lọc cho tất cả tin nhắn chứa từ hủy đăng ký, nhưng không muốn bao gồm email ngân hàng. Bạn nhập Hủy đăng ký vào Có từ, sau đó Ngân hàng Mỹ vào Không có từ để loại trừ kết quả chứa từ đó.
- Nếu muốn, chỉ định kích thước tin nhắn lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
- Dùng Ngày trong khoảng để lọc theo tin nhắn nhận được gần một ngày nhất định.
- Nếu chỉ muốn tìm email có tệp đính kèm, tích Có tệp đính kèm. Và nếu bạn thường trò chuyện qua Hangouts trong Gmail, bạn có thể muốn tích Không bao gồm trò chuyện để giảm nhiễu.
- Cuối cùng, để hộp Tìm kiếm ở Tất cả thư trừ khi bạn chỉ muốn lọc từ nhãn hiện có.
Khi xong, nhấp nút Tạo bộ lọc ở góc dưới bên phải cửa sổ. Nếu muốn kiểm tra bộ lọc, nhấp Tìm kiếm trước để xem email khớp.
Tùy Chỉnh Hành Động Của Bộ Lọc
Tiếp theo, bạn cần quyết định điều gì xảy ra với email trúng bộ lọc.
Nếu muốn giữ hộp thư sạch, chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ) là bước đầu tốt. Kết hợp với đó, bạn có thể thêm sao, gán nhãn để biết sau này phải xử lý tin nhắn đó như thế nào, hoặc đánh dấu quan trọng.
Có thêm các tùy chọn khác, có thể hữu ích tùy theo bộ lọc bạn thiết lập. Không bao giờ gửi tới Spam hữu ích nếu Gmail nhầm lẫn gửi thư hợp pháp vào Spam.
Khi xong, tích Cũng áp dụng bộ lọc cho X hội thoại khớp nếu muốn bộ lọc áp dụng cho cả thư hiện có và thư tương lai. Nhấp Tạo bộ lọc sẽ hoàn tất.
Bạn có thể xem lại hoặc chỉnh sửa bộ lọc hiện có bất cứ lúc nào. Nhấp biểu tượng Cài đặt bánh răng góc trên bên phải, chọn Xem tất cả cài đặt. Chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn ở trên để xem tất cả và xóa hoặc sửa nếu cần. Gmail cũng cung cấp tính năng xuất, để bạn lưu bộ lọc vào tệp chia sẻ.
Khó nghĩ ra ý tưởng bộ lọc tốt? Gmail có thể giúp.
Tích vào hộp kiểm bên cạnh bất kỳ tin nhắn nào trong hộp thư, sau đó vào menu ba chấm > Lọc tin nhắn như thế này. Cửa sổ bộ lọc sẽ mở ra như trước, nhưng một số trường đã điền sẵn dựa trên tin nhắn bạn chọn.
Để biết thêm, xem các vấn đề email khó chịu bạn có thể giải quyết bằng bộ lọc.
Cách Thiết Lập Bộ Lọc Yahoo Mail
Để thiết lập bộ lọc trong Yahoo Mail, mở hộp thư Yahoo, nhấp biểu tượng bánh răng góc trên bên phải và chọn Cài đặt thêm. Chọn thẻ Bộ lọc bên trái, sau đó chọn Thêm bộ lọc mới để bắt đầu.
Yahoo không cung cấp nhiều chức năng lọc như Gmail. Có bốn trường tùy chỉnh: Từ, Đến/CC, Chủ đề, và Nội dung. Bạn có thể đặt tên bộ lọc, giúp xem nhanh trên thẻ Bộ lọc chính mà không cần xem chi tiết.
Các danh mục dễ hiểu; đối với mỗi mục, bạn có thể chọn lọc email chứa, không chứa, bắt đầu bằng, hoặc kết thúc bằng từ đã chọn. Bạn cũng có thể khớp chữ hoa/thường, tiện nếu muốn lọc từ viết tắt toàn chữ hoa.
Sau khi hoàn tất tiêu chí bộ lọc, chọn thư mục để chuyển tin nhắn khớp đến.
Lưu ý bộ lọc được áp dụng theo thứ tự từ trên xuống. Do đó, khi xem danh sách, hãy đảm bảo bộ lọc quan trọng nhất ở trên cùng. Sẽ có ưu tiên nếu tin nhắn rơi vào nhiều bộ lọc. Bạn cũng có thể sửa hoặc xóa bộ lọc hiện có từ trang này.
Đó là tất cả bạn cần biết về lọc Yahoo. Tham khảo thêm cách bảo mật tài khoản Yahoo.
Cách Lọc Email Trong Outlook
Nếu bạn dùng Outlook.com cho email, đây là cách lọc tin nhắn.
Mở hộp thư Outlook và nhấp biểu tượng Bánh răng góc trên bên phải, theo sau là Xem tất cả cài đặt Outlook ở dưới danh sách. Đảm bảo Thư được chọn ở thẻ trái, sau đó chọn Quy tắc ở danh sách tiếp theo. Cuối cùng, nhấp Thêm quy tắc mới để tạo bộ lọc mới.
Bạn cần đặt tên cho bộ lọc. Tiếp theo, mở hộp dưới Thêm điều kiện để xem các tùy chọn.
Có rất nhiều tùy chọn, Outlook chia thành các nhóm. Ví dụ, một nhóm là Tên của tôi là, trong đó bạn chọn Tôi ở dòng Đến, Tôi ở dòng CC, Tôi không ở dòng Đến, v.v. Nếu muốn nhiều hơn một, nhấp Thêm điều kiện khác dưới hộp đầu tiên.
Quá nhiều để liệt kê hết, nhưng một số hữu ích nhất bao gồm:
- Tên của tôi là > Tôi không ở dòng Đến bắt email bạn bị CC hoặc gửi hàng loạt.
- Được đánh dấu > Mức độ quan trọng hoặc Độ nhạy để bắt tin nhắn dùng mức ưu tiên hoặc nhạy cảm riêng của Outlook.
- Nhận được > Trước hoặc Sau để lọc tin nhắn theo ngày.
Sau khi đặt điều kiện, bạn cần chỉ định ít nhất một mục dưới Thêm hành động. Bạn có thể chọn chuyển hoặc sao chép tin nhắn đến thư mục hoặc xóa nó. Lựa chọn thú vị là ghim tin nhắn, giữ nó ở đầu hộp thư để xem lại. Đánh dấu tin nhắn với mức độ quan trọng nhất định hoặc chuyển tiếp đến địa chỉ khác cũng là hành động hữu ích.
Ngoài ra, Outlook cho phép thêm ngoại lệ dùng bất kỳ điều kiện trước đó. Vì vậy, bạn có thể thiết lập bộ lọc loại trừ tin nhắn từ người cụ thể, hoặc tin nhắn được đánh dấu quan trọng.
Tích hộp Dừng xử lý thêm quy tắc nếu không muốn tin nhắn chạy qua bộ lọc này bị ảnh hưởng bởi bộ lọc khác. Ví dụ, nếu bộ lọc này ghim tất cả thư quan trọng, và bộ lọc thứ hai xóa tất cả thư có tệp đính kèm, bạn nên tích hộp này để Outlook không xóa thư quan trọng có tệp đính kèm.
Đó là tất cả để tạo bộ lọc Outlook; lặp lại nếu cần thêm.
Bộ Lọc Email Đơn Giản
Bộ lọc email là công cụ mạnh mẽ để giảm bớt dòng tin nhắn tràn vào hộp thư. Chúng tôi tin bạn có thể dùng chúng để cải thiện quy trình làm việc email — đặc biệt trong Gmail và Outlook, cung cấp nhiều tùy chọn hơn.
Để được giúp thêm, xem thêm cách tổ chức và quản lý hộp thư email. Thêm nữa, đây là cách dùng địa chỉ email trả lời tùy chỉnh.