Nếu bạn nhận được nhiều thư rác và lộn xộn trong hộp thư đến của mình, có thể sẽ khiến bạn choáng ngợp khi tìm thấy những thư bạn thực sự muốn đọc. Để trợ giúp, chúng tôi đã tổng hợp một số phương pháp tốt nhất về cách tránh các email vô ích trong Outlook.
Bằng cách sử dụng hệ thống lọc tích hợp, phê duyệt và chặn người gửi, áp dụng các quy tắc, v.v., bạn có thể đảm bảo rằng mình chỉ nhìn thấy các email hợp pháp được quan tâm.
Nếu bạn có phương pháp riêng để chia sẻ, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.
1. Điều chỉnh Bộ lọc Rác
Outlook có một hệ thống lọc sẽ tự động kiểm tra email đến của bạn, xác định xem nó có rác không, sau đó di chuyển nó đến một vị trí thích hợp. Có nhiều cấp độ khác nhau đối với hệ thống, mỗi cấp độ cung cấp một cấp độ bảo vệ khác nhau. Để thay đổi cài đặt của bạn, hãy đi tới Trang chủ và điều hướng đến Rác> Tùy chọn e-mail rác ...
Theo mặc định, sẽ không có bất kỳ bộ lọc tự động nào, mặc dù nếu bạn đã đặt bất kỳ người gửi nào bị chặn thì họ sẽ được chuyển vào thư mục rác. Bạn có thể đặt nó thành Thấp để lọc rác rõ ràng, Cao để bắt hầu hết các thư rác, nhưng có khả năng một số email bình thường cũng bị bắt hoặc Chỉ danh sách an toàn chỉ nhận email từ những người bạn đã chấp thuận.
Bạn cũng có thể chọn Xóa vĩnh viễn e-mail rác đáng ngờ thay vì chuyển nó vào thư mục E-mail rác , nhưng điều này không được khuyến khích. Nếu bạn chọn tùy chọn này thì một số email thực có thể bị gắn cờ không chính xác và bạn sẽ không thể truy xuất chúng.
2. Sử dụng Thư mục Clutter
Nếu bạn có Office 365 for Business thì bạn có thể sử dụng một tính năng có tên là Clutter. Được bật theo mặc định, Clutter phân tích một tin nhắn và đánh giá xem liệu nó sẽ gửi nó vào Hộp thư đến hay thư mục Clutter của bạn.
Hệ thống sẽ xem xét các phần khác nhau của thư, như người gửi là ai và đó có phải là cuộc trò chuyện mà bạn đã tham gia hay không. Hệ thống sẽ xác định phải làm gì với email dựa trên thói quen đọc trước đây của bạn. Bạn có thể giúp hệ thống tìm hiểu bằng cách chuyển thư đến Clutter bằng cách nhấp chuột phải nó và đi tới Di chuyển> Di chuyển đến Lộn xộn . Tương tự, bạn có thể chuyển thư vào Hộp thư đến bằng cách nhấp chuột phải một tin nhắn trong Lộn xộn và đi tới Di chuyển> Chuyển tới Hộp thư đến .
Nếu không muốn sử dụng Clutter, bạn cần phải tắt nó qua phiên bản web của Outlook. Sau khi đăng nhập, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa và điều hướng đến Tùy chọn> Thư> Xử lý tự động> Lộn xộn . Khi ở đây, hãy bỏ chọn hộp Tách biệt các mục được xác định là lộn xộn và nhấp vào Lưu .
3. Xem các Mẹo An toàn
Nếu đang chạy Office 365 và sử dụng máy chủ Exchange, bạn sẽ thấy các mẹo an toàn được tô màu xuất hiện ở đầu một số thông báo để cảnh báo bạn về bản chất của nội dung của nó. Các chỉ báo này sẽ cho biết liệu thư đáng ngờ, không xác định, đáng tin cậy hay an toàn.
Những người được đánh dấu là đáng ngờ có xác thực người gửi không thành công hoặc bị nghi ngờ là thư giả mạo. Bạn nên xóa những email này mà không cần tương tác với chúng, mặc dù bạn có thể chọn Hiển thị nội dung bị chặn nếu bạn chắc chắn rằng nó an toàn.
Những người được đánh dấu là không xác định bị nghi ngờ là thư rác và được chuyển vào thư mục rác. Bạn có thể nhấp vào Đó không phải là thư rác để chuyển nó vào hộp thư đến của bạn. Nếu tin nhắn được tin cậy hoặc an toàn thì không cần thực hiện hành động nào, nhưng bạn sẽ nhận được mẹo an toàn để đảm bảo về tính xác thực của tin nhắn.
4. Chặn và phê duyệt người gửi
Bạn có thể chặn và phê duyệt người gửi trong Outlook; địa chỉ email cụ thể hoặc toàn bộ miền. Để chặn người gửi email, hãy nhấp chuột phải tin nhắn và đi tới Rác> Chặn người gửi . Giờ đây, bất kỳ thư nào nhận được từ địa chỉ email đó sẽ tự động chuyển vào thư mục rác của bạn.
Bạn có thể quản lý danh sách này bất kỳ lúc nào bằng cách đi tới Trang chủ rồi đến tab Rác> Tùy chọn e-mail rác ... và chuyển sang Người gửi bị chặn chuyển hướng. Tại đây, bạn có thể sử dụng các nút để Thêm , Chỉnh sửa, và Xóa các mục từ danh sách. Tại đây, bạn có thể thêm một địa chỉ email cụ thể hoặc chỉ toàn bộ miền - ví dụ:
name@example.comhoặc chỉ
example.com.
Cửa sổ Tùy chọn E-mail Rác cũng là nơi bạn có thể phê duyệt người gửi. Chuyển sang Người gửi an toàn tab cho điều đó. Tại đây, bạn có thể thêm địa chỉ email hoặc miền mà bạn luôn muốn Outlook tin cậy. Điều này có nghĩa là thư từ những người gửi này sẽ không bao giờ được gửi vào thư mục rác của bạn và bất kỳ hình ảnh nào trong đó sẽ tự động được hiển thị.
Bạn có thể đánh dấu vào Đồng thời tin cậy e-mail từ Danh bạ của tôi và Tự động thêm những người tôi gửi e-mail vào Danh sách Người gửi An toàn để tăng tốc độ quản lý và giúp bạn không phải thêm nhiều địa chỉ theo cách thủ công.
5. Lọc theo quy tắc
Sử dụng các quy tắc trong Outlook là một cách tuyệt vời để kiểm soát hộp thư đến của bạn. Bằng cách chỉ định các điều kiện, bạn có thể xác định hành động được thực hiện. Ví dụ:bạn có thể tự động di chuyển email từ một số người nhất định vào một thư mục cụ thể. Hoặc bạn có thể có các email với các từ cụ thể được phân loại màu tự động.
Để bắt đầu trong ứng dụng khách Outlook, hãy đi tới Trang chủ và nhấp vào Quy tắc> Tạo quy tắc ... Nếu bạn đã mở một email thì bạn sẽ nhận được một số tùy chọn được chọn trước, nhưng bạn có thể nhấp vào Tùy chọn nâng cao ... để tùy chỉnh hoàn toàn quy tắc. Đầu tiên hãy chọn các điều kiện bạn muốn, sau đó nhấp vào giá trị được gạch chân để chỉ định mô tả quy tắc. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo để xác định phải làm gì với bất kỳ thông báo nào phù hợp với các điều kiện đó. Sau đó nhấp vào Hoàn tất .
Bạn có thể đạt được những điều tương tự trong phiên bản web của Outlook. Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa ở trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào Quản lý quy tắc> Mới . Tuy nhiên, các tùy chọn có sẵn cho bạn sẽ bị hạn chế hơn khi so sánh với ứng dụng khách trên máy tính để bàn.
Để biết thêm thông tin về cách thiết lập quy tắc trong Outlook, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách quản lý hộp thư đến của bạn bằng các quy tắc.
Kiểm soát Hộp thư đến của bạn
Sử dụng một số phương pháp trên sẽ giúp bạn kiểm soát hộp thư đến của mình, lọc rác và cho phép bạn truy cập nhanh vào các email mà bạn thực sự muốn đọc. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách thúc đẩy quy trình làm việc Outlook của bạn nếu bạn muốn quản lý email của mình hiệu quả hơn nữa.
Hãy nhớ rằng, một số email spam vẫn có thể lọt qua các khe nứt và đến hộp thư đến của bạn. Nếu bạn không nhận ra người gửi hoặc nội dung, hãy cảnh giác. Đặc biệt hãy thận trọng nếu có một tệp đính kèm email trông nguy hiểm.
Bạn có sử dụng bất kỳ phương pháp nào ở trên để tránh email lộn xộn không? Bạn có lời khuyên nào muốn chia sẻ không?