Tất cả chúng tôi đã ở đó:nhấn gửi một email mà giây phút sau, chúng tôi rất tiếc. Cho dù nó được gửi đến nhầm người, được gửi trong giây lát hay cơn thịnh nộ, hay chỉ chứa một lỗi đánh máy đáng xấu hổ, sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể nhớ lại một email phải không? Vâng, trong những trường hợp thích hợp, bạn có thể.
Trong Outlook dành cho máy tính để bàn, bạn có thể hủy gửi email nếu bạn thực hiện nhanh chóng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gọi lại một email trong Outlook, giải thích các yêu cầu phải được đáp ứng và đưa ra một số phương pháp tiếp cận thay thế.
Cách Gọi lại Thư trong Outlook
Thật đơn giản để yêu cầu thu hồi thư Outlook. Yêu cầu đó có hoàn thành thành công hay không là một vấn đề khác, mà chúng tôi sẽ đề cập trong phần tiếp theo.
Để gọi lại một email Outlook:
- Trong Outlook, đi tới Các mục đã gửi thư mục từ ngăn bên trái.
- Tìm thông báo bạn muốn gọi lại và nhấp đúp vào nó để mở nó trong một cửa sổ mới.
- Từ trình đơn trên cùng, nhấp vào Tệp .
- Nhấp vào Gửi lại hoặc Gọi lại > Nhắc lại tin nhắn này .
- Nhấp vào Xóa các bản sao chưa đọc của thư này để xóa hoàn toàn email khỏi hộp thư đến của người nhận. Ngoài ra, hãy chọn Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới nếu bạn muốn gửi một email khác thay cho email gốc.
- Theo tùy chọn, hãy chọn Cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận . Điều này sẽ gửi email cho bạn kết quả của mọi nỗ lực thu hồi. Khi bạn nhận được những thứ này, bạn sẽ thấy một mục Theo dõi trong ruy-băng mà bạn có thể nhấp vào để xem tóm tắt kết quả.
- Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK để gọi lại tin nhắn. Thao tác này sau đó sẽ gửi một yêu cầu đến địa chỉ của người nhận, yêu cầu ứng dụng email xóa email ban đầu.
Yêu cầu để gọi lại email trong Outlook là gì?
Bạn chỉ có thể gọi lại email nếu cả bạn và người nhận đều sử dụng tài khoản Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 trên cùng một máy chủ hoặc tổ chức.
Để kiểm tra loại tài khoản email bạn có:
- Trong Outlook, nhấp vào Tệp trên menu trên cùng.
- Nhấp vào Cài đặt Tài khoản > Cài đặt tài khoản .
- Trên Email tab Loại cột hiển thị loại tài khoản bạn đang sử dụng.
Với giới hạn đó, việc nhớ lại sẽ không hoạt động trên các email bạn đã gửi bên ngoài tổ chức của mình, chẳng hạn như tài khoản Gmail hoặc Yahoo. Điều này là do khi một email đã rời khỏi máy chủ nội bộ của bạn, bạn không có quyền kiểm soát nó. Không có quy tắc chung nào rằng máy chủ email phải tuân theo yêu cầu thu hồi; trên thực tế, nó thậm chí sẽ không được xử lý.
Ngay cả khi bạn và người nhận của bạn ở trên cùng một máy chủ Exchange, điều đó vẫn không có nghĩa là đảm bảo thu hồi thành công.
Quan trọng nhất, người nhận phải mở yêu cầu thu hồi trước khi họ mở thư gốc. Nếu họ đọc tin nhắn gốc trước, cho dù đó là trước khi bạn yêu cầu thu hồi hay sau đó, thì tin nhắn gốc sẽ vẫn ở trong hộp thư đến của họ. Mặc dù họ vẫn sẽ nhận được yêu cầu thu hồi, thông báo với họ rằng bạn muốn xóa tin nhắn gốc, nhưng họ có đặc quyền về việc có thực hiện theo hay không.
Tuy nhiên, nếu người nhận Tự động xử lý các yêu cầu cuộc họp và phản hồi đối với các yêu cầu và cuộc thăm dò ý kiến được bật trong cài đặt Outlook của họ, việc thu hồi sẽ tự động diễn ra trong nền và email ban đầu của bạn sẽ bị xóa. Bạn có thể tìm thấy cài đặt này thông qua Tệp> Tùy chọn> Thư> Theo dõi . Tuy nhiên, một lần nữa, điều này chỉ áp dụng nếu người nhận chưa mở email ban đầu của bạn. Nếu họ có, nó sẽ vẫn ở trong hộp thư đến của họ bất kể cài đặt này như thế nào.
Ngoài ra, nếu người nhận có quy tắc di chuyển email gốc của bạn từ hộp thư đến sang một thư mục khác, thì yêu cầu thu hồi sẽ không thành công. Hơn nữa, nếu email được gửi đến hộp thư đến công khai và yêu cầu thu hồi được đọc bởi một người nào đó không phải là người nhận cá nhân dự định, thì việc thu hồi sẽ không hoạt động.
Cuối cùng, không thể xử lý yêu cầu gọi lại nếu người nhận đang xem email của họ bên ngoài chương trình Outlook trên máy tính, như thông qua ứng dụng web Outlook hoặc thiết bị di động của họ.
Tóm lại, để thu hồi email thành công, tất cả các điều kiện sau phải được đáp ứng:
- Cả bạn và người nhận phải ở trên cùng một máy chủ Exchange.
- Người nhận phải mở yêu cầu thu hồi trước khi họ đọc email gốc.
- Người nhận phải mở yêu cầu thu hồi thông qua Outlook trên máy tính để bàn.
- Người nhận không được có bất kỳ quy tắc nào sửa đổi hoặc di chuyển email ban đầu của bạn.
Như bạn có thể thấy, có một số yêu cầu rất cụ thể phải được đáp ứng để việc thu hồi email của bạn thành công. Để có cơ hội thành công tốt nhất, hãy nhanh chóng yêu cầu thu hồi, nhưng quy trình này không dễ bị lừa. Dựa vào nó như một phương sách cuối cùng.
Cách Trì hoãn Gửi Email Thay vì Nhớ lại
Nếu bạn thường thấy mình cần nhớ lại các email, tốt nhất bạn nên thực hiện một cách tiếp cận thay thế.
Một phương pháp để thực hiện việc này là đặt quy tắc trong Outlook để trì hoãn việc gửi thư của bạn. Với tính năng này, về mặt kỹ thuật, bạn không nhớ lại một email, nhưng nó cung cấp cho bạn một cửa sổ ngắn để hủy email gửi đi.
Để tạo một quy tắc như vậy:
- Điều hướng đến Tệp chuyển hướng.
- Chọn Quản lý Quy tắc &Cảnh báo .
- Trong Quy tắc email , nhấp vào Quy tắc mới .
- Chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi .
- Chọn bất kỳ điều kiện nào bạn thích. Ví dụ:có nên bỏ qua quy tắc nếu gửi cho một người cụ thể.
- Nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn bất kỳ hành động nào bạn thích. Bạn phải kiểm tra hoãn giao hàng trong một số phút s .
- Trong ngăn dưới, nhấp vào một số để đặt số phút bạn muốn hoãn gửi, từ 1 đến 120.
- Nhấp vào Tiếp theo để thực hiện theo trình hướng dẫn để đặt bất kỳ ngoại lệ nào và đặt tên cho quy tắc của bạn.
- Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn tất .
Cách trì hoãn việc gửi email trong Gmail
Bạn có sử dụng Gmail và muốn có một tính năng tương tự không? Bạn may mắn. Đây là cách trì hoãn việc gửi trong Gmail:
- Điều hướng đến hộp thư đến của bạn và nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa ở phía trên bên phải.
- Nhấp vào Xem tất cả cài đặt .
- Trên Chung , điều hướng đến tab Hoàn tác gửi tiết diện.
- Sử dụng menu thả xuống để đặt khoảng thời gian (tối đa 30 giây) trong khoảng thời gian bạn muốn trì hoãn việc gửi email. Điều này cung cấp cho bạn một cửa sổ để rút lại.
- Sau đó, khi bạn gửi tin nhắn, hãy nhấp vào Hoàn tác ở dưới cùng bên trái.
Không dựa vào Gửi lại email trong Outlook
Như bạn đã thấy, đây là một thủ tục đơn giản để rút lại email trong Outlook. Tuy nhiên, việc thu hồi có thành công hay không lại là một vấn đề hoàn toàn khác vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Trong một thế giới mà mọi người có thể truy cập email của họ từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào, bạn không nên dựa vào việc thu hồi.
Thay vào đó, nếu bạn thường gửi nhầm thứ gì đó, hãy xem xét sử dụng một phương pháp thay thế để trì hoãn việc gửi email của bạn. Nó có nghĩa là nó sẽ không được gửi ngay lập tức và cũng đảm bảo rằng bạn sẽ không bị đỏ mặt vì nhầm lẫn!