Chúng ta đều từng 겪: nhấn gửi email rồi vài phút sau hối hận. Gửi nhầm người, gửi lúc giận dữ, hay chỉ lỗi chính tả ngại ngùng — thật tuyệt vời nếu có thể thu hồi email? Vâng, trong điều kiện thích hợp, bạn có thể.
Trên Outlook phiên bản máy tính, bạn có thể hủy gửi email nếu hành động nhanh. Chúng tôi sẽ chỉ cách thu hồi email trong Outlook, giải thích điều kiện bắt buộc, và đưa ra giải pháp thay thế.
Cách thu hồi tin nhắn trong Outlook
Yêu cầu thu hồi tin nhắn Outlook khá đơn giản. Việc yêu cầu có thành công hay không là chuyện khác, chúng ta sẽ bàn ở phần sau.
Để thu hồi email Outlook:
- Trong Outlook, vào thư mục Đã gửi (Sent Items) từ khung trái.
- Tìm tin nhắn muốn thu hồi và nhấn đúp chuột (double click) để mở trong cửa sổ mới.
- Từ menu trên cùng, nhấn Tệp (File).
- Nhấn Gửi lại hoặc Thu hồi (Resend or Recall) > Thu hồi tin nhắn này (Recall This Message).
- Nhấn Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này (Delete unread copies of this message) để xóa email khỏi hộp thư người nhận hoàn toàn. Hoặc chọn Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới (Delete unread copies and replace with a new message) nếu muốn gửi email khác thay thế.
- Tùy chọn: tích Thông báo cho tôi nếu thu hồi thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận (Tell me if recall succeeds or fails for each recipient). Điều này gửi email kết quả mọi lần thu hồi. Khi nhận được, bạn thấy biểu tượng Theo dõi (Tracking) trên ribbon, nhấn để xem tóm tắt kết quả.
- Khi xong, nhấn OK để thu hồi tin nhắn. Điều này gửi yêu cầu đến địa chỉ người nhận, yêu cầu ứng dụng email xóa email gốc.
Điều kiện để thu hồi email trong Outlook?
Bạn chỉ thu hồi email được nếu cả bạn và người nhận dùng tài khoản Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 trên cùng máy chủ hoặc tổ chức.
Kiểm tra loại tài khoản email bạn dùng:
- Trong Outlook, nhấn Tệp (File) menu trên cùng.
- Nhấn Cài đặt tài khoản (Account Settings) > Cài đặt tài khoản (Account Settings).
- Tab Email, cột Loại (Type) cho biết loại tài khoản bạn dùng.
Với hạn chế đó, thu hồi không hoạt động trên email gửi ra ngoài tổ chức, ví dụ Gmail hoặc Yahoo. Vì khi email rời máy chủ nội bộ, bạn không còn kiểm soát. Không có quy tắc chung bắt máy chủ email tuân theo yêu cầu thu hồi; thực tế nó даже không được xử lý.
Ngay cả khi bạn và người nhận cùng máy chủ Exchange, vẫn không đảm bảo thu hồi thành công.
Quan trọng nhất: người nhận phải mở yêu cầu thu hồi trước khi mở email gốc. Nếu họ đọc email gốc trước, dù trước hay sau khi bạn yêu cầu thu hồi, email gốc vẫn ở hộp thư của họ. Họ vẫn nhận yêu cầu thu hồi, thông báo bạn muốn xóa email gốc, nhưng tùy ý họ có làm theo hay không.
Tuy nhiên, nếu người nhận bật Tự động xử lý yêu cầu cuộc họp và phản hồi cuộc họp và thăm dò ý kiến (Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls) trong cài đặt Outlook, thu hồi xảy ra tự động nền và email gốc bị xóa. Cài đặt này tìm thấy qua Tệp > Tùy chọn > Thư > Theo dõi (Tracking). Lại nói, chỉ áp dụng nếu người nhận chưa mở email gốc. Nếu đã mở, nó ở hộp thư bất kể cài đặt này.
Ngoài ra, nếu người nhận có quy tắc chuyển email gốc từ hộp thư đến sang thư mục khác, yêu cầu thu hồi thất bại. Hơn nữa, nếu email gửi đến hộp thư công cộng và yêu cầu thu hồi được đọc bởi người khác không phải người nhận dự định, thu hồi không hoạt động.
Cuối cùng, yêu cầu thu hồi không thể xử lý nếu người nhận xem email ngoài chương trình Outlook máy tính, như qua Outlook web hoặc thiết bị di động.
Tóm lại, để thu hồi email thành công, tất cả điều kiện sau phải thỏa mãn:
- Cả bạn và người nhận phải trên cùng máy chủ Exchange.
- Người nhận phải mở yêu cầu thu hồi trước khi đọc email gốc.
- Người nhận phải mở yêu cầu thu hồi qua Outlook trên máy tính.
- Người nhận không có quy tắc sửa đổi hoặc di chuyển email gốc của bạn.
Như bạn thấy, có một tập yêu cầu rất cụ thể phải thỏa mãn để thu hồi email thành công. Để cơ hội thành công cao nhất, yêu cầu thu hồi nhanh chóng, nhưng quy trình không tuyệt đối. Chỉ dựa vào nó như giải pháp cuối cùng.
Cách hoãn gửi email thay vì thu hồi
Nếu thường thấy mình cần thu hồi email, tốt nhất dùng cách tiếp cận thay thế.
Một phương pháp: thiết lập quy tắc trong Outlook để hoãn gửi tin nhắn. Với cách này bạn không kỹ thuật thu hồi email, nhưng có cửa sổ ngắn để hủy email đi.
Để tạo quy tắc như vậy:
- Điều hướng tab Tệp (File).
- Chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo (Manage Rules & Alerts).
- Tab Quy tắc Email (Email Rules), nhấn Quy tắc mới (New Rule).
- Chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi (Apply rule on messages I send).
- Chọn điều kiện tùy ý. Ví dụ: bỏ qua quy tắc nếu gửi cho người cụ thể.
- Nhấn Tiếp theo (Next).
- Chọn hành động tùy ý. Bắt buộc tích: hoãn giao hàng một số phút (defer delivery by a number of minutes).
- Khung dưới, nhấn một số (a number of) để đặt số phút hoãn gửi, từ 1 đến 120.
- Nhấn Tiếp theo làm theo wizard thiết lập ngoại lệ và đặt tên quy tắc.
- Khi xong, nhấn Hoàn tất (Finish).
Cách hoãn gửi email trong Gmail
Dùng Gmail và muốn tính năng tương tự? May mắn thay có. Cách hoãn gửi trong Gmail:
- Vào hộp thư đến, nhấn biểu tượng bánh răng (cog icon) góc trên phải.
- Nhấn Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Tab Chung (General), tìm mục Hoàn tác gửi (Undo Send).
- Dùng menu thả xuống đặt khoảng thời gian (tối đa 30 giây) hoãn gửi email. Cho bạn cửa sổ để thu hồi.
- Khi gửi tin nhắn, nhấn Hoàn tác (Undo) góc dưới bên trái.
Đừng dựa vào thu hồi email trong Outlook
Như bạn thấy, thủ tục thu hồi email trong Outlook đơn giản. Tuy nhiên, việc thu hồi có thành công hay không là chuyện hoàn toàn khác vì phụ thuộc nhiều yếu tố. Trong thế giới mọi người truy cập email mọi lúc mọi nơi, bạn không nên dựa vào thu hồi.
Thay vào đó, nếu thường gửi nhầm, hãy cân nhắc phương pháp thay thế hoãn gửi email. Điều này nghĩa là email không gửi ngay lập tức và đảm bảo bạn không đỏ mặt vì sai lầm!