Bạn vẫn dùng Outlook và đang tìm cách lên lịch gửi email như trên Gmail?
Tính năng lên lịch gửi email thật tuyệt vời vì giúp gửi email đúng lúc, đúng người nhận.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách dùng Outlook để gửi email sau (delay delivery).
Tại sao cần lên lịch gửi email?
Có nhiều lý do: chúc mừng sinh nhật đồng nghiệp, cảm ơn khách hàng sau cuộc họp tuyệt vời... bất kể lý do gì, bạn có thể thiết lập Outlook delay delivery (hoãn gửi) để gửi email đến người nhận đúng lúc bằng hướng dẫn từng bước này.
Cách lên lịch gửi email trên Outlook?
- Khởi chạy Outlook.
- Nhấp New email (Email mới) hoặc nhấn Ctrl + N.
- Soạn thư, khi sẵn sàng nhấp tab Options (Tùy chọn).
- Nhấp Delay Delivery (Hoãn gửi).
- Cửa sổ mới mở ra, tại Delivery options (Tùy chọn gửi), tích vào ô Do not deliver before (Không gửi trước).
- Đặt ngày, giờ, đóng hộp và nhấp Send (Gửi).
- Email sẽ không được gửi ngay, thay vào đó bạn sẽ thấy email trong Outbox (Hộp đi) với biểu tượng notepad và bút chì. Điều này có nghĩa email đã được lên lịch.
- Để xác nhận, double-click vào email đó.
- Sẽ thấy tùy chọn Delay delivery được highlight, xác nhận email đã lên lịch. Để thay đổi, nhấp tùy chọn đó và sửa.
Đó là tất cả, với các bước đơn giản này bạn có thể lên lịch gửi email trên Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 và 2007.
Lưu ý: Nếu tin nhắn không được gửi vào giờ đã lên lịch, có thể Outlook đang chạy ở chế độ cached exchange hoặc không chạy vào giờ hẹn.
Cách hoãn gửi tất cả tin nhắn?
Dùng các bước trên bạn có thể lên lịch từng email. Tuy nhiên, nếu muốn hoãn gửi tất cả email trên Outlook, bạn cần tạo rule (quy tắc). Tính năng này hữu ích khi bạn thường nhớ lại email hoặc hối hận đã gửi sớm.
Bằng cách thêm độ hoãn mặc định cho tất cả email Outlook, bạn ngăn chặn việc gửi ngay lập tức, có cơ hội sửa đổi.
Để học cách hoãn gửi tin nhắn trên Outlook, làm theo các bước:
- Khởi chạy Outlook.
- Nhấp tab File hoặc nhấn Alt + F.
- Menu File mở ra, nhấp Manage Rules and Alerts (Quản lý quy tắc và cảnh báo) dưới Account Information.
- Cửa sổ tiếp theo, nhấp New Rule (Quy tắc mới).
- Wizard Rules mở ra với nhiều tùy chọn. Để thiết lập quy tắc, làm theo hướng dẫn:
- Chọn Apply rule on messages I send (Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi) > Next.
- Chọn conditions (điều kiện) > Next > apply this condition to all messages (áp dụng điều kiện cho tất cả tin nhắn) > Next.
- Chọn action (hành động) và đặt số phút muốn hoãn gửi tin nhắn từ Outlook.
- Ngoại lệ (nếu có) chọn.
- Đặt tên quy tắc và Finish.
- Chọn Apply rule on messages I send (Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi) > Next.
Lưu ý: Dùng tùy chọn này bạn có thể hoãn gửi tin nhắn Outlook tối đa 120 phút.
6. Nhấp Apply > OK.
Xong! Với các bước đơn giản này bạn có thể lên lịch email trong Outlook và thiết lập độ hoãn gửi. Tính năng này tuyệt vời vì trao cho bạn quyền tùy chỉnh gửi email. Nếu bạn dùng Outlook, hãy thử và chia sẻ trải nghiệm ở phần bình luận.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tin nhắn hoãn gửi được lưu ở đâu?
Tin nhắn email hoãn gửi được lưu trong thư mục Outbox (Hộp đi) để gửi vào giờ đã lên lịch.
Có thể gửi nhiều tin nhắn hoãn cùng lúc không?
Có, bạn có thể gửi nhiều tin nhắn hoãn từ Outlook.
Nếu không có kết nối internet vào lúc gửi dự kiến thì sao?
Nếu gặp sự cố kết nối vào lúc gửi email đã lên lịch và Outlook đang mở, ứng dụng sẽ cố gắng gửi. Nhưng sẽ thất bại và bạn sẽ thấy lỗi trong tiến trình Send/Receive (Gửi/Nhận).
Khi kết nối khôi phục, Outlook sẽ thử gửi lại tin nhắn đã lên lịch.