Microsoft Outlook cung cấp nhiều hơn chỉ dịch vụ email. Nó có tính năng lịch, bạn có thể dùng để lên lịch họp với đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Trong Outlook, bạn có thể xem thời gian rảnh của tất cả người được mời và chọn thời gian phù hợp cho mọi người. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cách dùng tính năng lên lịch này trong Outlook.
Cách tạo sự kiện mới trong Outlook
1. Để thiết lập cuộc họp hoặc sự kiện, di chuột qua New Message (Tin nhắn mới) > chọn New Event (Sự kiện mới) từ menu thả xuống, hoặc chọn biểu tượng lịch và sau đó New Event.
2. Với cửa sổ bật lên, bạn có thể đặt tiêu đề sự kiện, mời người dùng địa chỉ email, chọn ngày giờ, chọn địa điểm, mô tả sự kiện.
Cách dùng Trợ lý lên lịch (Scheduling Assistant) trong Outlook
1. Ngay khi thêm người được mời, Outlook sẽ gợi ý thời gian khi mọi người đều rảnh. Tuy nhiên, nếu muốn tự chọn thời gian, bạn có thể nhấp Scheduling Assistant trong hàng tab ngang trên cùng.
2. Bây giờ bạn thấy chính xác thời gian bạn và người tham dự có sẵn. Thời gian không rảnh sẽ hiện màu xanh, thời gian rảnh để trống.
3. Bộ chọn hình chữ nhật xanh sẽ xuất hiện ở thời gian tất cả các bên đều rảnh. Kéo hình chữ nhật đó đến thời gian thuận tiện, sau đó nhấp Done (Xong) ở góc trên bên trái cửa sổ.
Cách chọn địa điểm họp trong Outlook
Outlook sẽ chuyển bạn trở lại chi tiết sự kiện, nơi bạn hoàn tất thiết lập cuộc họp bằng cách chọn địa điểm.
Nếu team làm việc từ xa, bạn có thể dùng Zoom hoặc Skype thay vì họp trực tuyến bằng cách dán URL vào thanh địa điểm đối diện menu thả xuống.
Nhưng nếu team làm việc tại văn phòng, bạn có thể chọn phòng họp. Để làm vậy, nhấp Add a location (Thêm địa điểm) > Browse more rooms (Duyệt thêm phòng).
Các phòng (do quản trị viên Office 365 thiết lập) sẽ xuất hiện dưới Room Finder (Trình tìm phòng) ở cột phải, cho biết phòng có sẵn hay không cho cuộc họp bạn chọn trong Scheduling Assistant.
Sau khi chọn địa điểm, cuộc họp đã sẵn sàng! Chỉ cần nhấp Send (Gửi), bạn sẽ email thông báo cuộc họp cho người được mời, từ đó họ có thể chấp nhận hoặc từ chối.
Bạn có nên lên lịch họp trong Outlook?
Thiết lập cuộc họp trong Outlook có thể giảm giao tiếp không cần thiết về ngày họp. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể lên lịch họp trong Outlook nếu người được mời cũng dùng Outlook.
Vì vậy, nếu bạn lên lịch nhiều cuộc họp ngoài công ty với khách hàng không dùng Outlook, bạn tốt hơn nên dùng công cụ trợ lý lên lịch khác.