Microsoft Outlook cung cấp rất nhiều thứ không chỉ là một dịch vụ email. Nó có một tính năng lịch mà bạn có thể sử dụng để lên lịch các cuộc họp với đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Trong Outlook, bạn có thể xem tất cả thời gian có sẵn của những người được mời và chọn thời gian phù hợp với mọi người. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cách sử dụng tính năng lập lịch này trong Outlook.
Cách tạo sự kiện mới trong Outlook
1. Để thiết lập cuộc họp hoặc sự kiện, hãy di chuột qua Tin nhắn mới > chọn Sự kiện mới từ trình đơn thả xuống hoặc chọn biểu tượng lịch, sau đó chọn Sự kiện mới .
2. Với cửa sổ bật lên, bạn có thể đặt tiêu đề cho sự kiện của mình, mời mọi người bằng địa chỉ email, chọn ngày và giờ, chọn địa điểm và mô tả sự kiện của bạn.
Cách sử dụng Trợ lý Lập lịch trong Outlook
1. Ngay sau khi bạn thêm người được mời, Outlook sẽ đề xuất thời gian khi mọi người đều có mặt. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chọn thời gian của riêng mình, bạn có thể nhấp vào Trợ lý lập lịch trong cột tab nằm ngang trên cùng.
2. Giờ đây, bạn có thể xem thời gian chính xác mà bạn và những người tham dự của bạn có mặt cho một cuộc họp. Thời gian không có sẵn sẽ hiển thị bằng màu xanh lam và thời gian có sẵn sẽ vẫn để trống.
3. Bộ chọn hình chữ nhật màu xanh lam sẽ xuất hiện tại thời điểm khi tất cả các bên đều có sẵn. Kéo hình chữ nhật đó đến một thời điểm thuận tiện, sau đó nhấp vào Xong ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ.
Cách Chọn Vị trí Cuộc họp trong Outlook
Outlook sẽ chuyển hướng bạn trở lại chi tiết sự kiện của bạn, nơi bạn có thể hoàn tất việc thiết lập cuộc họp của mình bằng cách chọn một vị trí.
Nếu nhóm của bạn làm việc từ xa, bạn có thể sử dụng Zoom hoặc Skype thay vì các cuộc họp trực tuyến bằng cách dán URL vào thanh vị trí đối diện với menu thả xuống.
Nhưng nếu nhóm của bạn làm việc tại văn phòng, bạn có thể chọn một phòng họp. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Thêm vị trí > Duyệt qua các phòng khác .
Phòng (do quản trị viên Office 365 của bạn đặt) sẽ xuất hiện trong Trình tìm phòng trên cột bên phải, cho biết họ có sẵn hay không có sẵn cho cuộc họp mà bạn chọn trong Trợ lý lập lịch biểu.
Sau khi bạn chọn một địa điểm, cuộc họp của bạn đã được thiết lập xong! Chỉ cần nhấp vào Gửi và bạn sẽ gửi email cho những người được mời thông báo về cuộc họp của bạn, từ đó họ có thể chấp nhận hoặc từ chối.
Bạn có nên lên lịch họp trong Outlook không?
Thiết lập cuộc họp trong Outlook có thể giảm bớt sự liên lạc qua lại không cần thiết liên quan đến ngày họp. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể lên lịch họp trong Outlook nếu những người được mời cũng là người dùng Outlook.
Vì vậy, nếu bạn lên lịch cho nhiều cuộc họp bên ngoài công ty của mình với những khách hàng không sử dụng Outlook, tốt hơn hết bạn nên sử dụng một công cụ trợ lý lập lịch khác.