Nếu bạn làm việc từ xa, hoặc giờ quay lại văn phòng, điều luôn lặp lại theo thời gian là cuộc họp. Từ thảo luận chủ đề quan trọng, phỏng vấn, một-đến-một, và hơn nữa, một phần bất kỳ kinh doanh hoặc công việc đều liên quan cuộc họp để mọi người cập nhật và cùng trang.
Càng nhiều cuộc họp, lịch càng rối. Ứng dụng Outlook trên Windows 10, trong Microsoft 365, làm dễ dàng quản lý cuộc họp. Đây là lựa chọn của chúng tôi để quản lý cuộc họp trong Outlook.
Sử dụng Trợ lý lên lịch
Lựa chọn số một quản lý cuộc họp Outlook là dùng Trợ lý lên lịch. Tính năng tích hợp này tìm thấy bằng cách nhấp tab Trang chủ, theo sau nhấp mũi tên xuống bên cạnh Email mới rồi chọn Cuộc họp. Bạn sẽ thấy tab xuất hiện trên cùng cho Trợ lý lên lịch. Nhấp vào.
Nhìn Trợ lý lên lịch, khu vực tô đen với cột dọc hiển thị thời gian cuộc họp bạn muốn. Kéo cột điều chỉnh thời gian. Lưới cũng hiển thị khi người tham dự có sẵn. Bạn thấy Outlook cũng gợi ý thời gian và số xung đột cho cuộc họp nếu có.
Trợ lý lên lịch giúp đảm bảo mọi người trong cuộc họp cùng trang, không xung đột. Nó chặn thời gian đồng nghiệp không có sẵn, và cho xem phòng họp có sẵn/khi nào khi tạo cuộc họp.
Xem nhanh Lịch
Tiếp theo quản lý cuộc họp Outlook là dùng Lịch Outlook lợi thế. Trước khi đồng ý tham gia cuộc họp từ email, xem nhanh lịch xem ngày/tuần hình thành, chỉ cần di chuột qua biểu tượng Lịch xem lịch tháng. Với xem nhanh lịch, bạn thấy lịch trình không rời email.
Khi di chuột qua biểu tượng, bạn thấy cuộc họp và cuộc hẹn sắp tới trong tuần. Bạn cũng thấy phòng nào, lúc nào. Nếu muốn, chọn biểu tượng Ghim xem nhanh góc trên phải lịch (gần thanh cuộn) ghim xem nhanh và theo bạn đọc email.
Tận dụng tính năng yêu cầu cuộc họp
Lựa chọn cuối liên quan tính năng yêu cầu cuộc họp Outlook. Với cái này, bạn kiểm soát phản hồi yêu cầu cuộc họp khi nhận, đảm bảo thông tin cập nhật trong lịch. Cũng giúp dọn hộp thư từ lời mời.
Để dùng, mở email yêu cầu cuộc họp. Bạn thấy Chấp nhận, Chưa chắc, hoặc Từ chối. Nhấp một để cho người tham dự biết trạng thái, thêm vào lịch. Nếu chấp nhận, bạn có thể Chỉnh sửa phản hồi trước gửi, Gửi phản hồi ngay hoặc Không gửi phản hồi. Lựa chọn giúp người tổ chức biết ai dự định tham gia. Nếu không phản hồi, người tổ chức không biết bạn có dự định tham gia.
Tất nhiên, bạn cũng nhấp Đề xuất thời gian mới đề xuất thời gian thay thế. Hoặc, sau chấp nhận, chỉnh sửa cuộc họp từ lịch, như đổi giờ, nhấp chuột phải.
Xem thêm tính năng khác
Mặc dù chúng tôi thảo luận Outlook trên Windows, có cách khác quản lý cuộc họp. Bao gồm Outlook web và di động. Như công bố tháng 7, Outlook web giờ cho người dùng kiểm soát lời mời cuộc họp bằng hiển thị tin nhắn, chi tiết cuộc họp, phản hồi người tham dự, hơn. Outlook Android, hiển thị thông tin có liên quan, email và tệp, trong chi tiết sự kiện trên lịch giúp lên kế hoạch tốt hơn. Chắc chắn có nhiều cách quản lý cuộc họp Outlook, cho chúng tôi biết bạn quản lý như thế nào bằng cách bình luận bên dưới.