Nếu bạn đang làm việc tại nhà, hoặc bây giờ trở lại văn phòng, điều gì đó luôn lặp lại theo thời gian là các cuộc họp. Từ thảo luận về các chủ đề quan trọng, tổ chức các cuộc phỏng vấn, cuộc phỏng vấn trực tiếp và hơn thế nữa, một phần của bất kỳ công việc kinh doanh hoặc công việc nào đều liên quan đến các cuộc họp để mọi người có thể bắt kịp tốc độ và duy trì cùng một trang.
Tuy nhiên, bạn càng có nhiều cuộc họp, lịch của bạn có thể trở nên lộn xộn hơn. Vâng, ứng dụng Outlook trên Windows 10, được bao gồm trong Microsoft 365, giúp bạn dễ dàng quản lý các cuộc họp. Dưới đây là các lựa chọn của chúng tôi về cách bạn có thể quản lý cuộc họp trong Outlook.
Sử dụng Hỗ trợ lập lịch
Lựa chọn số một của chúng tôi để quản lý cuộc họp trong Outlook là sử dụng Trợ lý lập lịch biểu. Bạn có thể tìm thấy tính năng tích hợp sẵn này của Outlook bằng cách nhấp vào Trang chủ , sau đó nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Email mới rồi chọn Cuộc họp . Sau đó, bạn sẽ thấy một tab xuất hiện ở trên cùng cho Hỗ trợ lập lịch biểu . Nhấp vào đây.
Nhìn vào Hỗ trợ lập lịch biểu, một vùng bóng mờ với các thanh dọc sẽ hiển thị thời gian họp bạn muốn. Bạn có thể kéo các thanh để điều chỉnh thời gian. Một lưới cũng sẽ hiển thị khi có người tham dự, Bạn sẽ thấy rằng Outlook cũng sẽ đề xuất thời gian và số lượng xung đột cho cuộc họp đó nếu có.
Trợ lý lập lịch biểu giúp đảm bảo rằng mọi người trong cuộc họp sẽ ở trên cùng một trang và không có xung đột. Nó sẽ chặn thời gian mà đồng nghiệp của bạn không rảnh và thậm chí sẽ cho bạn biết khi nào phòng họp có và không có khi thực hiện cuộc họp.
Xem nhanh Lịch của bạn
Tiếp theo để quản lý cuộc họp trong Outlook là sử dụng Lịch của Outlook để có lợi cho bạn. Trước khi đồng ý tham gia cuộc họp từ email, bạn có thể nhanh chóng xem lịch của mình để biết ngày hoặc tuần của bạn đang diễn ra như thế nào, Chỉ cần di chuột qua biểu tượng Lịch để xem lịch hàng tháng. Với chế độ xem nhanh lịch, bạn sẽ có thể xem lịch biểu của mình mà không cần để lại email.
Sau khi di chuột qua biểu tượng, bạn sẽ có thể xem các cuộc họp và cuộc hẹn sắp tới trong tuần. Bạn cũng có thể xem chúng xuất hiện ở những phòng nào và vào thời gian nào. Nếu muốn, bạn cũng có thể chọn tùy chọn Dock the peek biểu tượng ở góc trên cùng bên phải của lịch (gần thanh cuộn) để mở rộng phần xem trước và theo dõi bạn khi bạn đọc email của mình.
Sử dụng tính năng yêu cầu cuộc họp để có lợi cho bạn
Lựa chọn cuối cùng của chúng tôi liên quan đến tính năng yêu cầu cuộc họp trong Outlook. Với tính năng này, bạn có toàn quyền kiểm soát việc phản hồi các yêu cầu họp khi bạn nhận được chúng, đảm bảo rằng bạn có thông tin cập nhật nhất trong lịch của mình. Nó cũng giúp xóa hộp thư đến của bạn khỏi các lời mời.
Để sử dụng tính năng này, bạn cần mở email yêu cầu cuộc họp. Bạn sẽ thấy Chấp nhận, Dự kiến hoặc Từ chối. Nhấp vào một trong những trạng thái đó để cho những người tham dự cuộc họp biết trạng thái của bạn và thêm trạng thái đó vào lịch. Nếu bạn chấp nhận, bạn có thể Chỉnh sửa câu trả lời trước khi gửi, gửi câu trả lời ngay bây giờ hoặc không gửi câu trả lời. Những lựa chọn này sẽ giúp người tổ chức cuộc họp có ý tưởng tốt hơn về những người dự định tham dự. Nếu bạn không trả lời, người tổ chức sẽ không biết bạn có dự định tham dự hay không.
Tất nhiên, bạn cũng có thể nhấp vào tùy chọn để Đề xuất thời gian mới để đề xuất thời gian thay thế cho cuộc họp. Hoặc, khi bạn chấp nhận, bạn có thể chỉnh sửa cuộc họp từ lịch của mình, chẳng hạn như thay đổi thời gian, bằng cách nhấp chuột phải vào nó.
Cũng xem một số tính năng khác
Mặc dù chúng ta đã thảo luận về ứng dụng Outlook trên Windows, nhưng cũng có một số cách bổ sung để quản lý cuộc họp. Những điều này bao gồm Outlook cho web và Outlook di động. Như đã thông báo vào tháng 7, Outlook trên web hiện cung cấp cho người dùng nhiều quyền kiểm soát hơn đối với lời mời họp bằng cách hiển thị thông báo, chi tiết cuộc họp, phản hồi của người tham dự và hơn thế nữa. Trong khi đó, Outlook trên Android hiển thị thông tin bạn có thể thấy có liên quan, chẳng hạn như email và tệp, trong chi tiết sự kiện trên lịch của bạn để giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn cho các cuộc họp. Chắc chắn có nhiều cách để quản lý cuộc họp trong Outlook, vì vậy, hãy cho chúng tôi biết cách bạn quản lý cuộc họp của mình bằng cách gửi cho chúng tôi nhận xét bên dưới.