Trước đây chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể thêm liên hệ vào Outlook trong Windows 10, nhưng nếu bạn muốn quản lý chúng thì sao? Bạn có thể có một nhóm người và địa chỉ liên hệ mà bạn muốn gộp chung trong một thư mục hoặc bạn có thể muốn tạo một danh sách để có thể gửi hàng loạt email. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể thực hiện điều đó và một số cách khác.
Tạo danh sách liên hệ để giúp tìm kiếm liên hệ dễ dàng hơn
Một trong những cách dễ nhất để quản lý danh bạ trong Outlook là tạo danh sách liên hệ. Với danh sách liên hệ, bạn có thể sắp xếp các liên hệ của mình một cách hợp lý và dễ dàng tìm thấy chúng hơn. Đây là cách bạn có thể làm điều này.
- Nhấp vào biểu tượng Mọi người trong thanh điều hướng ở phía dưới bên trái của màn hình
- Nhấp vào Thư mục, rồi đến Thư mục mới ở góc trên cùng bên phải của màn hình
- Điền vào các trường và nhập tên cho danh sách liên hệ của bạn. Bạn cũng sẽ muốn chọn mục liên hệ từ trình đơn có nội dung thư mục chứa.
- Sau đó, bạn có thể nhấn OK để lưu danh sách
Nếu bạn muốn thêm một liên hệ hiện có vào danh sách, quá trình này thực sự dễ dàng. Chỉ cần chọn nó từ danh sách liên hệ và kéo nó sang thanh Danh bạ của tôi ở bên trái màn hình. Bạn cũng có thể tạo một liên hệ mới trong danh sách liên hệ, nhấp vào tab Trang chủ và chọn thư mục liên hệ trong thanh điều hướng.
Tạo nhóm thư mục để gửi hàng loạt email
Cách thú vị thứ hai để quản lý danh bạ trong Outlook là tạo nhóm được gọi là nhóm liên hệ. Với tính năng này, bạn có thể tạo một tập hợp các địa chỉ liên hệ mà bạn có thể sử dụng để gửi email hàng loạt. Đây là những gì đã từng được gọi là danh sách phân phối trong các phiên bản Office cũ hơn. Đây là cách bạn có thể thiết lập nó.
- Nhấp chuột phải vào Danh sách Liên hệ của tôi sau khi nhấp vào biểu tượng mọi người on the bottom left side of the screen
- Select New Folder Group and enter in a name for the group
- Drag and select the contact list you created via the steps above into the new group
Once you do this, you can send out an email in bulk to someone by clicking Mail in the navigation bar. Then click Home and New Mail . Then you can select the contact list in the Address Book drop-down box.
How do you use Outlook?
Managing contacts in Outlook is just one of the many things you can do with it. We've previously explained how you could solve problems with attachments, attach files, and set up and manage your email account. Be sure to keep it tuned to our Office 365 Hub, where we'll be diving deeper into each of the Office 365 apps.