Chúng tôi đã giải thích cách thêm liên hệ vào Outlook trên Windows 10, nhưng nếu bạn muốn quản lý chúng thì sao? Bạn có thể có một nhóm người và liên hệ muốn gom lại dưới một thư mục, hoặc tạo danh sách để gửi email hàng loạt. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất, chúng tôi sẽ giải thích cách làm điều đó và nhiều hơn nữa.
Tạo danh sách liên hệ để dễ dàng tìm kiếm
Một trong những cách dễ nhất quản lý liên hệ trong Outlook là tạo danh sách liên hệ (contact list). Với danh sách liên hệ, bạn tổ chức logic các liên hệ và tìm kiếm dễ dàng hơn. Cách làm:
- Nhấp biểu tượng Người (People icon) trên thanh điều hướng góc dưới bên trái màn hình
- Nhấp Thư mục (Folder), sau đó chọn Thư mục mới (New Folder) ở góc trên bên phải
- Điền các trường, đặt tên cho danh sách liên hệ. Cũng chọn mục liên hệ (contact items) từ menu thư mục chứa (folder contains)
- Nhấn OK để lưu danh sách
Nếu muốn thêm liên hệ hiện có vào danh sách, rất dễ dàng. Chỉ cần chọn từ danh sách liên hệ và kéo thả vào thanh Liên hệ của tôi (My Contacts) bên trái màn hình. Bạn cũng có thể tạo liên hệ mới trong danh sách, nhấp tab Trang chủ (Home) và chọn thư mục liên hệ trong thanh điều hướng.
Tạo nhóm thư mục để gửi email hàng loạt
Cách thú vị thứ hai quản lý liên hệ trong Outlook là tạo nhóm liên hệ (contact group). Với tính năng này, bạn tạo một tập hợp liên hệ để gửi email hàng loạt. Đây là thứ trước đây gọi là danh sách phân phối (distribution lists) trong các phiên bản Office cũ. Cách thiết lập:
- Chuột phải Liên hệ của tôi (My Contacts) sau khi nhấp biểu tượng người ở góc dưới bên trái
- Chọn Nhóm thư mục mới (New Folder Group) và nhập tên nhóm
- Kéo thả danh sách liên hệ bạn tạo ở bước trên vào nhóm mới
Sau khi làm xong, bạn gửi email hàng loạt bằng cách nhấp Thư (Mail) trên thanh điều hướng. Sau đó nhấp Trang chủ và Thư mới (Home and New Mail). Sau đó chọn danh sách liên hệ trong hộp thả xuống Sổ địa chỉ (Address Book drop-down box).
Bạn dùng Outlook như thế nào?
Quản lý liên hệ trong Outlook chỉ là một trong nhiều việc bạn có thể làm. Chúng tôi đã giải thích cách giải quyết vấn đề tệp đính kèm, đính kèm tệp, thiết lập và quản lý tài khoản email. Hãy theo dõi Trung tâm Office 365 của chúng tôi, nơi chúng tôi sẽ đi sâu vào từng ứng dụng Office 365.