Nếu bạn liên tục gửi email cho cùng một người, thêm họ làm liên hệ để luôn ở ngay tầm tay rất hợp lý. Tương tự đính kèm file, quy trình khá dễ dàng trong Outlook. Bạn có thể thêm liên hệ trực tiếp từ email, từ đầu, từ file, Excel, và hơn thế. Hướng dẫn này giải thích cách làm.
Thêm liên hệ Outlook từ email
Để thêm liên hệ từ tin nhắn Outlook, trước tiên mở tin nhắn để tên người hiển thị ở dòng From, To, CC, hoặc BCC. Sau đó chuột phải vào tên chọn Add to Outlook Contacts (Thêm vào liên hệ Outlook). Từ cửa sổ mở ra, điền tất cả chi tiết muốn lưu. Outlook tự động điền email vào hộp email, và thông tin khác từ email. Kết thúc bằng nhấn Save (Lưu).
Thêm liên hệ từ đầu (tự tạo)
Mặc dù thêm từ email dễ nhất, bạn cũng có thể thêm từ đầu. Nhấp biểu tượng People (Mọi người) bên cạnh màn hình, nơi danh sách tài khoản. Nhấp tùy chọn New Contact (Liên hệ mới) trên cùng thanh bên, thêm liên hệ thủ công nhập thông tin muốn bao gồm. Xong, nhấp Save & Close (Lưu và Đóng).
Các cách khác thêm liên hệ
Giống nhiều thứ trong Office 365, có nhiều cách thêm liên hệ. Cách thay thế, nhập liên hệ từ file .CSV hoặc .PST. File .CSV thường chứa liên hệ xuất ra file text, mỗi thông tin cách nhau bởi dấu phẩy. File .PST xuất từ Outlook, chuyển liên hệ giữa máy tính. Cách làm:
- Chọn File từ ribbon trên cùng
- Chọn Open & Export (Mở & Xuất)
- Chọn Import/Export (Nhập/Xuất)
- Để nhập .CSV hoặc .PST chọn Import from another program or file (Nhập từ chương trình hoặc file khác) chọn Next
- Chọn tùy chọn của bạn
- Trong hộp Import a File, duyệt đến file liên hệ, nhấp đúp chọn.
Khi chọn tùy chọn này, chọn thư mục lưu liên hệ. Chắc chắn chọn tài khoản đang dùng, chọn thư mục con và chọn Contacts (Liên hệ). Xong, nhấn finish.
Sau khi thêm liên hệ bằng một trong các phương pháp trên, bạn làm rất nhiều việc với nó. Bạn kiểm soát hoàn toàn thông tin thêm vào. Có thể đổi ảnh liên hệ, đổi cách hiển thị tên, cập nhật thông tin, thêm số nội bộ, và hơn thế.
Thậm chí chuyển thẻ liên hệ cho đồng nghiệp bằng nhấp thẻ, chọn nhóm Actions (Hành động) trong tab contact, chọn tùy chọn As an Outlook contact từ menu forward. Hướng dẫn này có hữu ích không? Cho biết trong bình luận dưới đây.