Ngoài thư mục Contacts mặc định, Outlook cho phép tạo nhiều thư mục liên hệ. Nếu bạn có nhiều kết nối, hãy sắp xếp hợp lý bằng cách tạo nhiều thư mục liên hệ và bật chúng trong Sổ địa chỉ.
Ví dụ: tách liên hệ công việc/ nhóm làm việc khỏi bạn bè/ gia đình. Hoặc tạo thư mục riêng cho người ít liên lạc, để người thường xuyên trò chuyện ở thư mục Contacts chính.
Trong Outlook, Address Book bao gồm thư mục Contacts chính và các thư mục bạn thêm. Danh bạ từ đây tự động nạp khi bạn click ô To và bắt đầu gõ.
Bình thường, khi tạo thư mục liên hệ mới trong Contacts Pane, nó tự động thêm vào Address Book. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Đôi khi thư mục hiển thị trong Navigation Pane nhưng không xuất hiện trong Address Book. Bài viết hướng dẫn bật thư mục liên hệ làm Address Book.
Lưu ý: Các bước dưới tương thích mọi phiên bản Outlook từ 2007 đến 2016.
Tạo thư mục liên hệ mới trong Outlook
- Bên trái Outlook, click biểu tượng Contacts để mở Contacts Pane.
- Chuột phải Contacts → chọn New Folder.
- Điền tên thư mục ở trường Name, menu thả xuống Folder contains chọn Contact items.
- Click Contacts để chỉ định nơi đặt thư mục (con của Contacts) → OK.
Lưu ý: Có thể đặt thư mục ở bất kỳ thư mục cha nào, không chỉ Contacts. Muốn đặt ở gốc, chọn địa chỉ email của bạn ở đầu danh sách.
Thư mục liên hệ đã được tạo.
Bật thư mục làm Address Book trong Outlook
Sau khi tạo, thư mục mới nên tự nhận diện là Address Book khi bạn click nút TO khi soạn thư mới. Nếu không, làm thêm các bước:
- Click biểu tượng Contacts góc dưới bên trái Outlook.
- Chuột phải thư mục không được nhận diện → Properties.
- Cửa sổ New Contacts Properties → tab Outlook Address Book → tích ô Show this folder as an email Address Book.
- Đặt tên cho Address Book → nhấn Apply để kích hoạt.