Chúng ta nhận nhiều email mỗi ngày. Một số quan trọng, số không. Điều này khiến khó tập trung vào email quan trọng trong Hộp thư đến. Quy tắc (Rule) Microsoft Outlook là giải pháp hoàn hảo. Bằng cách tạo quy tắc trong Outlook, bạn có thể thiết lập email quan trọng tự động di chuyển vào thư mục cụ thể. Nếu tạo Quy tắc Outlook, tất cả email quan trọng sẽ nằm ở thư mục riêng. Điều này giúp tìm chúng dễ dàng thay vì tìm trong Hộp thư đến – quá trình tốn thời gian. Bài viết này chỉ cách di chuyển email vào thư mục cụ thể trong Outlook và Outlook.com dùng Quy tắc Outlook.
Làm thế nào để email nhất định vào thẳng thư mục trong Outlook?
Bạn có thể làm email nhất định vào thẳng thư mục bằng cách tạo quy tắc. Đọc bài này để biết quy trình tạo quy tắc di chuyển email vào thư mục. Chúng tôi giải thích cho cả ứng dụng Outlook Desktop và Outlook Web.
Cách di chuyển Email vào thư mục cụ thể trong ứng dụng Microsoft Outlook
Quy trình dưới áp dụng cho Outlook Desktop. Các bước có thể khác cho phiên bản khác do giao diện khác nhau.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook Desktop.
- Tạo thư mục mới (bỏ qua nếu đã có).
- Mở email muốn tạo quy tắc.
- Chọn tùy chọn Từ người gửi.
- Chọn thư mục muốn di chuyển email từ người gửi đó.
- Nhấp OK.
Xem chi tiết.
1. Khởi chạy Microsoft Outlook Desktop.
2. Tạo thư mục mới trong Outlook. Nhấp chuột phải vào tên người dùng và chọn Thư mục mới. Đặt tên thư mục. Nếu đã có thư mục, bỏ qua bước này.
3. Mở email từ người gửi cụ thể mà bạn muốn di chuyển tin nhắn vào thư mục. Nhấp đúp vào email. Email mở trong cửa sổ mới.
4. Sau khi mở email, chọn tab Thông điệp từ trên cùng rồi vào "Quy tắc > Tạo quy tắc."
5. Trong cửa sổ popup Tạo quy tắc, chọn hộp kiểm đầu Từ <tên người gửi>. Bạn cũng có thể chọn hộp kiểm Chủ đề chứa. Nhưng nếu chọn hộp này, chỉ email có chủ đề đó mới được di chuyển. Nếu muốn di chuyển tất cả email từ người gửi bất kể chủ đề, bỏ chọn hộp Chủ đề chứa.
6. Bây giờ, bật hộp kiểm Di chuyển mục đến thư mục. Sau đó, chọn thư mục muốn di chuyển email từ người gửi đó. Nhấp nút Chọn thư mục và chọn từ danh sách. Nếu chưa tạo thư mục, tạo mới tại đây bằng nút Mới trong cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo.
Nhấp nút Tùy chọn nâng cao để đặt điều kiện di chuyển email. Khi xong, nhấp OK. Sau đó, nhận thông báo popup Quy tắc đã được tạo. Trong popup, có hộp kiểm Chạy quy tắc này ngay trên tin nhắn đã có trong thư mục hiện tại. Nếu chọn, quy tắc áp dụng cho tất cả email trước đó từ người gửi đó và Outlook di chuyển tin nhắn đó đến thư mục đích.
Nhấp OK trong popup Thành công. Quy tắc đã tạo. Từ bây giờ, Outlook sẽ di chuyển email vào thư mục bạn tạo.
Cách xóa quy tắc trong ứng dụng Outlook Desktop
Để xóa quy tắc Outlook, làm theo các bước:
- Khởi chạy Microsoft Outlook.
- Nhấp tab Tệp.
- Cuộn xuống và nhấp Quản lý Quy tắc & Cảnh báo. Cửa sổ popup mới xuất hiện.
- Chọn quy tắc Outlook muốn xóa và nhấp nút Xóa. Điều này xóa Quy tắc Outlook.
- Nhấp OK.
Cách di chuyển email vào thư mục cụ thể trong Outlook.com
Bây giờ xem quy trình tạo quy tắc trong Outlook.com hoặc Outlook Web để di chuyển email từ người gửi cụ thể vào thư mục cụ thể.
- Mở trình duyệt web và mở tài khoản Outlook.
- Mở Cài đặt Outlook Web.
- Đi đến "Thư > Quy tắc."
- Tạo Quy tắc mới.
- Nhấp nút Lưu.
Xem chi tiết.
1. Mở trình duyệt web và Outlook.com. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.
2. Nhấp biểu tượng bánh răng góc trên phải và chọn Xem tất cả Cài đặt Outlook.
3. Chọn danh mục Thư bên trái và nhấp tùy chọn Quy tắc. Phần Quy tắc, nhấp nút Thêm quy tắc mới.
4. Điền các chi tiết sau:
- Viết tên quy tắc.
- Thêm điều kiện: Chọn điều kiện từ menu thả xuống. Vì hướng dẫn về di chuyển email từ người gửi cụ thể, chọn Từ trong menu thả xuống. Sau khi chọn Từ, viết địa chỉ email người gửi.
- Thêm hành động: Nhấp menu thả xuống chọn Di chuyển đến. Nhấp menu thả xuống Chọn thư mục và chọn thư mục từ danh sách. Nếu Outlook không hiển thị thư mục, chọn Di chuyển đến thư mục khác. Nếu chưa tạo thư mục, tạo mới bằng tùy chọn Thư mục mới. Sau khi tạo, nhấn Enter.
- Thêm ngoại lệ: Tính năng tùy chọn. Nếu muốn thêm ngoại lệ, dùng tính năng này.
5. Chọn tùy chọn Dừng xử lý thêm quy tắc và nhấp nút Lưu. Quy tắc Outlook đã tạo. Từ bây giờ, tất cả email từ người gửi có địa chỉ bạn nhập sẽ tự động di chuyển vào thư mục bạn tạo.
Tính năng Dừng xử lý thêm quy tắc ngăn ghi đè quy tắc mới lên quy tắc hiện có. Hữu ích khi tạo nhiều quy tắc cho một tin nhắn. Ví dụ: bạn tạo quy tắc di chuyển email từ người gửi cụ thể vào thư mục. Sau đó tạo quy tắc xóa tất cả email có file đính kèm PDF. Tính năng Dừng xử lý thêm quy tắc trong Outlook.com sẽ bảo vệ email có đính kèm PDF không bị xóa khỏi thư mục bạn di chuyển bằng quy tắc đầu.
Xem thêm: Cách Tự động xóa email trong Outlook chọn lọc.
Cách xóa quy tắc trong Outlook trên Web
Để xóa quy tắc trong Outlook Web hoặc Outlook.com, làm theo hướng dẫn:
- Mở tài khoản Outlook trong trình duyệt.
- Mở Cài đặt.
- Đi đến "Thư > Quy tắc." Ở đây, bạn thấy tất cả quy tắc đã tạo.
- Chọn quy tắc muốn xóa và nhấp nút Xóa.
- Nhấp OK trong hộp xác nhận.
Bạn cũng có thể tắt quy tắc thay vì xóa. Điều này tiết kiệm thời gian tạo lại quy tắc. Để tắt, chỉ cần bật/tắt công tắc bên cạnh.
Làm thế nào lọc email trong Outlook?
Bạn có thể lọc email trong Outlook dùng tùy chọn Lọc Email. Tùy chọn này ở phần Tìm kiếm trên tab Trang chủ. Khi nhấp Lọc Email, Outlook hiển thị các tùy chọn: Email chưa đọc, Email có đính kèm, Phân loại, Đã gắn cờ, Quan trọng, v.v. Áp dụng bộ lọc theo yêu cầu.
Đó là tất cả.
Đọc tiếp: Cách thiết lập tự động CC & BCC trong Gmail và Outlook.