Chúng tôi nhận được rất nhiều email trong hộp thư đến của chúng tôi hàng ngày. Một số thông điệp này là quan trọng và một số thì không. Điều này gây khó khăn cho chúng tôi khi chỉ tập trung vào các thư email quan trọng trong Hộp thư đến của mình. Quy tắc Microsoft Outlook là một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này. Bằng cách tạo quy tắc trong Microsoft Outlook, bạn có thể đặt các thư email quan trọng của mình tự động chuyển đến một thư mục cụ thể. Nếu bạn tạo Quy tắc Outlook, tất cả các email quan trọng của bạn sẽ nằm trong một thư mục riêng biệt. Điều này cho phép bạn dễ dàng tìm thấy chúng thay vì tìm kiếm chúng trong thư mục hộp thư đến, một quá trình tốn nhiều thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thấy cách di chuyển email đến một thư mục cụ thể trong Outlook và Outlook.com bằng cách sử dụng Quy tắc Outlook .
Làm cách nào để chuyển trực tiếp một số email nhất định vào một thư mục trong Outlook?
Bạn có thể đưa một số email nhất định trực tiếp vào một thư mục trong Outlook bằng cách tạo quy tắc. Đọc bài viết này để biết quy trình tạo quy tắc trong Outlook để di chuyển email vào một thư mục. Chúng tôi đã giải thích quy trình cho cả ứng dụng Outlook trên Máy tính và Outlook trên ứng dụng Web.
Cách di chuyển Email vào một thư mục cụ thể trong ứng dụng Microsoft Outlook
Quy trình mà chúng tôi sẽ mô tả ở đây sẽ áp dụng cho ứng dụng Outlook Desktop. Các bước có thể khác nhau đối với các phiên bản khác của ứng dụng Outlook Desktop do sự khác biệt trong giao diện người dùng của chúng.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook Desktop.
- Tạo một thư mục mới (bỏ qua bước này nếu bạn đã tạo một thư mục).
- Mở email mà bạn muốn tạo quy tắc.
- Chọn Từ người gửi tùy chọn.
- Chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển các email từ người gửi cụ thể đó.
- Nhấp vào OK.
Bây giờ, hãy xem chi tiết các bước này.
1] Khởi chạy ứng dụng Microsoft Outlook Desktop.
2] Tạo một thư mục mới trong Outlook. Đối với điều này, hãy nhấp chuột phải vào tên người dùng của bạn và chọn Thư mục mới lựa chọn. Đặt tên cho thư mục của bạn. Nếu bạn đã tạo một thư mục trong Outlook, bạn có thể bỏ qua bước này.
3] Bây giờ, mở email từ người gửi cụ thể có thư bạn muốn chuyển đến một thư mục cụ thể. Đối với điều này, chỉ cần nhấp đúp vào email. Email sẽ mở trong một cửa sổ mới.
4] Sau khi mở email, chọn tab Tin nhắn ở trên cùng, sau đó đi tới “ Quy tắc> Tạo quy tắc . ”
5] Trong cửa sổ bật lên Tạo quy tắc, chọn hộp kiểm đầu tiên Từ
6] Bây giờ, hãy bật chức năng Di chuyển các mục vào thư mục hộp kiểm. Sau đó, bạn phải chọn thư mục mà bạn muốn chuyển email từ một người gửi cụ thể. Đối với điều này, hãy nhấp vào Chọn thư mục và chọn thư mục từ danh sách được hiển thị. Nếu bạn chưa tạo một thư mục trước đó, bạn có thể tạo một thư mục mới tại đây bằng cách nhấp vào nút Mới trong nút Quy tắc và Cảnh báo cửa sổ.
Bằng cách nhấp vào Tùy chọn nâng cao , bạn có thể đặt các điều kiện để di chuyển thư email vào thư mục. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK. Sau đó, bạn sẽ nhận được thông báo bật lên Quy tắc đã được tạo . Trong thông báo bật lên, bạn sẽ thấy hộp kiểm có nội dung Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong thư mục hiện tại . Nếu bạn chọn hộp kiểm này, quy tắc sẽ được áp dụng cho tất cả các thư email trước đó mà bạn đã nhận được từ người gửi cụ thể đó và Outlook sẽ chuyển các thư đó đến thư mục được nhắm mục tiêu.
Nhấp vào OK trong cửa sổ bật lên Thành công. Quy tắc của bạn đã được tạo. Từ bây giờ, Outlook sẽ di chuyển các thư email vào thư mục bạn đã tạo.
Cách xóa quy tắc trong ứng dụng Outlook Desktop
Để xóa quy tắc Outlook, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Khởi chạy Microsoft Outlook.
- Nhấp vào Tệp tab.
- Cuộn xuống và nhấp vào Quản lý Quy tắc &Cảnh báo . Một cửa sổ bật lên mới sẽ xuất hiện.
- Chọn quy tắc Outlook mà bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào nút Xóa cái nút. Thao tác này sẽ xóa Quy tắc Outlook.
- Nhấp vào OK.
Cách di chuyển email vào một thư mục cụ thể trong Outlook.com
Bây giờ, hãy xem quy trình tạo quy tắc trong Outlook.com hoặc Outlook trên ứng dụng Web để di chuyển email từ một người gửi cụ thể đến một thư mục cụ thể.
- Khởi chạy trình duyệt web của bạn và mở tài khoản Outlook của bạn trong đó.
- Mở Outlook trên Cài đặt Web.
- Đi tới “ Thư> Quy tắc . ”
- Tạo Quy tắc mới.
- Nhấp vào nút Lưu.
Hãy xem chi tiết các bước này.
1] Khởi chạy trình duyệt web của bạn và mở Outlook.com. Đăng nhập vào Outlook bằng cách sử dụng chi tiết tài khoản Microsoft của bạn.
2] Nhấp vào biểu tượng Hình bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả Cài đặt Outlook .
3] Chọn Thư từ phía bên trái, sau đó nhấp vào Quy tắc lựa chọn. Trên phần Quy tắc, nhấp vào Thêm quy tắc mới nút.
4] Bây giờ, hãy điền vào các chi tiết sau:
- Viết tên quy tắc của bạn.
- Thêm điều kiện :Tại đây, bạn phải chọn một điều kiện từ menu thả xuống. Vì hướng dẫn này nói về cách di chuyển thư email từ một người gửi cụ thể đến một thư mục cụ thể, chúng tôi đã chọn Từ trong menu thả xuống. Sau khi chọn Từ trong menu thả xuống, hãy viết địa chỉ email của người gửi.
- Thêm một hành động :Nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn Di chuyển đến . Bây giờ, hãy nhấp vào nút Chọn thư mục trình đơn thả xuống và chọn thư mục của bạn từ danh sách. Nếu Outlook không hiển thị thư mục của bạn, hãy nhấp vào nút Di chuyển đến một thư mục khác lựa chọn. Nếu bạn chưa tạo một thư mục trước đây, bạn có thể tạo một thư mục mới bằng cách nhấp vào Thư mục mới lựa chọn. Sau khi tạo một thư mục mới, hãy nhấn Enter.
- Thêm một ngoại lệ :Đây là một tính năng tùy chọn. Nếu muốn thêm bất kỳ ngoại lệ nào vào quy tắc của mình, bạn có thể sử dụng tính năng này.
5] Chọn tùy chọn Ngừng xử lý các quy tắc khác rồi nhấp vào tùy chọn Lưu cái nút. Quy tắc Outlook của bạn đã được tạo. Từ bây giờ, tất cả các email từ người gửi có địa chỉ email bạn đã nhập sẽ được tự động chuyển đến thư mục bạn đã tạo.
Ngừng xử lý các quy tắc khác là một tính năng ngăn chặn việc ghi đè quy tắc mới lên quy tắc hiện có. Tính năng này hữu ích khi chúng tôi tạo nhiều quy tắc cho một tin nhắn cụ thể. Giả sử, bạn đã tạo một quy tắc để di chuyển email từ một người gửi cụ thể đến một thư mục cụ thể. Bây giờ, bạn đã tạo một quy tắc khác để xóa tất cả các email có tệp đính kèm PDF. Trong trường hợp này, nút Ngừng xử lý thêm quy tắc tính năng trong Outlook.com sẽ bảo vệ email của bạn có tệp đính kèm PDF khỏi bị xóa khỏi thư mục mà bạn đã di chuyển email bằng quy tắc đầu tiên.
Đọc :Cách Tự động xóa email trong Outlook một cách chọn lọc.
Cách xóa quy tắc trong Outlook trên Web
Để xóa quy tắc trong Outlook trên ứng dụng Web hoặc Outlook.com, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới:
- Mở tài khoản Outlook của bạn trong trình duyệt web.
- Mở Cài đặt.
- Đi tới “ Thư> Quy tắc . ” Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả các quy tắc mà bạn đã tạo.
- Chọn quy tắc bạn muốn xóa và nhấp vào nút Xóa nút.
- Nhấp vào OK trong hộp xác nhận.
Bạn cũng có thể tắt quy tắc thay vì xóa nó. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo lại cùng một quy tắc. Để tắt một quy tắc, chỉ cần bật công tắc liền kề với quy tắc đó.
Làm cách nào để lọc email trong Outlook?
Bạn có thể lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng Lọc Email lựa chọn. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong mục Tìm trên Trang chủ chuyển hướng. Khi bạn nhấp vào Bộ lọc Email, Outlook sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn khác nhau, như Email chưa đọc, Email có tệp đính kèm, Đã phân loại, Được gắn cờ, Quan trọng, v.v. Bạn có thể áp dụng bộ lọc theo yêu cầu của mình.
Thế là xong.
Đọc tiếp theo :Cách thiết lập CC &BCC tự động trong Gmail và Outlook.