Một trong những vấn đề chính mà hầu hết người dùng gặp phải với Outlook là thực tế là nó rất chậm và ngốn rất nhiều bộ nhớ trên hệ thống của họ. Tôi có một tệp Outlook 1,5 GB, nhưng Outlook chạy nhanh và không chứa tất cả tài nguyên trên máy tính của tôi! Tại sao?
Đó là bởi vì tôi tối ưu hóa Outlook của mình bằng cách thực hiện một số tác vụ thường xuyên để đảm bảo nó luôn sạch sẽ và mỏng. Thay vì đối phó với sự cố Outlook, thông báo lỗi điên rồ, bộ nhớ bị hỏng hoặc mất thời gian chờ đợi Outlook tải, tại sao không làm theo lời khuyên của tôi bên dưới để làm cho Outlook nhanh và đáp ứng.
Một điều bạn muốn hiểu về Outlook là nó hoàn toàn chạy từ cơ sở dữ liệu. Tất cả các email, nhiệm vụ, mục lịch, danh bạ công việc, v.v. của bạn đều được lưu trữ trong một tệp cơ sở dữ liệu. Để giảm mức sử dụng bộ nhớ và làm cho Outlook hoạt động nhanh, cơ sở dữ liệu đó cần phải nhỏ và được tối ưu hóa.
Giảm mức sử dụng bộ nhớ Outlook
Quy tắc 1. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có Tự động lưu trữ được bật trong Outlook. Có lẽ bạn sẽ không bao giờ xem lại những email của 5 năm trước phải không? Thay vì có hàng nghìn email trong Hộp thư đến của bạn, Tự động lưu trữ sẽ chuyển những email cũ hơn sang tệp PST mới và giữ cho tệp PST hiện tại của bạn mỏng. Bạn luôn có thể tìm thấy những email cũ đó sau này bằng cách thực hiện tìm kiếm.
Nhấp vào Tệp và sau đó nhấp vào Công cụ rồi đến Dọn dẹp hộp thư . Bạn sẽ thấy một số tùy chọn như được hiển thị bên dưới. Tôi sẽ kiểm tra kích thước hộp thư và nếu nó trên 500 MB, bạn nên bật Tự động lưu trữ hoặc xóa bất kỳ email nào đang chiếm nhiều dung lượng. Ngoài ra, hãy đảm bảo làm trống thư mục các mục đã xóa sau đó vì thư mục đó vẫn chiếm dung lượng.
Cũng cần lưu ý rằng bạn phải thực hiện việc này cho mỗi hộp thư bạn đã thiết lập trong Outlook. Đó là lý do tại sao bạn nên bật Tự động lưu trữ vì tính năng này sẽ tự động xử lý mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào.
Nếu bạn không muốn làm điều đó, ít nhất hãy di chuyển tất cả các email cũ hơn sang một thư mục khác để Outlook không phải tải hàng nghìn email mỗi khi đến Hộp thư đến, do đó gây ra việc sử dụng bộ nhớ cao hơn.
Quy tắc 2. Đảm bảo rằng bạn chỉ đang sử dụng các phần bổ trợ cần thiết cho Outlook. Rất nhiều chương trình thích tự động cài đặt tiện ích bổ sung vào Outlook, chẳng hạn như Adobe, EverNote, Wunderlist, v.v. Thậm chí Microsoft còn bổ sung một loạt thứ mà tôi thường tắt như Skype, OneNote, SharePoint, v.v.
Nếu bạn không sử dụng chúng, hãy loại bỏ chúng! Chúng phải được tải vào bộ nhớ khi Outlook được khởi động và chúng cũng làm cho chương trình chậm hơn. Để thực sự vô hiệu hóa một bổ trợ, bạn phải chọn COM Add-in trong hộp tổ hợp ở dưới cùng và nhấp vào Tiếp tục . Một cửa sổ khác sẽ bật lên và bạn có thể bỏ chọn các mục mình không muốn.
Quy tắc 3. Outlook đi kèm với các tính năng Nhận dạng giọng nói và chữ viết tay là một phần của Windows. Nếu bạn không sử dụng, hãy tắt nó để nó không tải mỗi khi Outlook khởi động. Nó cũng sẽ ngăn hệ thống quét email của bạn, v.v.
Bạn có thể đi tới Bảng điều khiển, Nhận dạng giọng nói và sau đó nhấp vào Tùy chọn giọng nói nâng cao .
Trong Cài đặt người dùng , bỏ chọn hộp kiểm Xem lại tài liệu và thư để cải thiện độ chính xác tùy chọn.
Quy tắc 4. Sử dụng một chương trình khác cho nguồn cấp RSS và lịch Internet. Vâng, Google Reader rất tuyệt vời và bây giờ nó đã biến mất, tại sao không sử dụng Outlook để quản lý nguồn cấp dữ liệu của bạn? Ý kiến tồi! Vẫn còn nhiều trình đọc RSS trực tuyến và ngoại tuyến tốt mà bạn có thể sử dụng ngoài Outlook.
Outlook chỉ không được thiết kế để xử lý tốt tất cả các nguồn cấp RSS, vì vậy, bất cứ điều gì khác ngoài một vài sẽ làm chậm Outlook. Bạn có thể sử dụng Lịch Google cho bất kỳ lịch Internet nào mà bạn muốn theo dõi.
Quy tắc 5. Vì một số lý do, mọi người quên đi các thư mục thư rác và thư rác của họ. Đổ hết chúng ra ngoài! Một người như tôi nhận được hàng trăm email spam mỗi ngày! Đó là tất cả được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Outlook và làm chậm nó. Thường xuyên dọn sạch thư mục spam và thư mục thùng rác của bạn.
Quy tắc 6. Hãy nén tệp PST của bạn lại một lúc. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi tới Tệp , rồi đến Quản lý dữ liệu . Tiếp theo, nhấp vào tệp PST và chọn Cài đặt . Sau đó, nhấp vào nút Thu gọn ngay bây giờ nút.
Trong các phiên bản Office mới hơn, bạn cần nhấp vào Tệp rồi đến Cài đặt tài khoản . Nhấp vào Tệp dữ liệu và nhấp đúp vào tệp dữ liệu bạn muốn thu gọn.
Outlook sẽ tự động thực hiện việc này trong nền, nhưng chỉ chạy khi máy tính của bạn ở chế độ Chờ và Outlook đang mở. Đôi khi tình huống này không bao giờ xảy ra, vì vậy, tốt hơn là bạn nên thực hiện thủ công một lần trong một thời gian.
Quy tắc 7. Nếu bạn có các tệp Outlook thực sự lớn và tính năng lập chỉ mục tìm kiếm được bật, nó có thể gây ra hiện tượng chậm nhiều trong Outlook. Có thể là một ý kiến hay nếu bạn tắt tính năng lập chỉ mục tìm kiếm cho Outlook cho đến khi bạn cần nó hoặc xóa và xây dựng lại chỉ mục trong trường hợp đó. Trong mọi trường hợp, bạn nên giảm kích thước tệp dữ liệu chính của mình để làm cho chỉ mục nhỏ hơn.
Chỉ cần nhấp vào Bắt đầu và sau đó nhập tìm kiếm. Nhấp vào nút Thay đổi tìm kiếm trên Windows để xóa Outlook khỏi chỉ mục tìm kiếm.
Quy tắc 8. Một sự chậm chạp lớn khác đối với Outlook là bất kỳ loại chương trình chống vi-rút nào quét tất cả các email của bạn. Giờ đây, điều này rất hữu ích nếu bạn là người dễ nhấp vào các liên kết phần mềm độc hại hoặc bị giả mạo bởi các email giả mạo. Thật không may, ngay cả những người dùng thông minh nhất đôi khi cũng bị lừa, vì vậy biện pháp bảo vệ bổ sung rất hữu ích.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào chương trình chống vi-rút, nó thực sự có thể làm cho mọi thứ rất chậm trong Outlook. Nếu bạn đang gặp sự cố này, bạn nên tắt chương trình chống vi-rút cho Outlook và xem sự cố có biến mất hay không. Nếu có, bạn nên xem xét một chương trình khác hiệu quả hơn với quá trình quét.
Quy tắc 9. Mẹo này chỉ áp dụng cho tài khoản Microsoft Exchange, vì vậy, nó sẽ không hoạt động với tài khoản POP hoặc IMAP. Về cơ bản, bạn muốn bật Chế độ đệm ẩn Exchange , có nghĩa là các email sẽ được lưu trữ cục bộ và được truy cập nhanh hơn.
Đi tới Tệp, Cài đặt tài khoản và sau đó nhấp đúp vào tài khoản email trong Email chuyển hướng. Kiểm tra Sử dụng Chế độ Exchange trong bộ đệm ẩn hộp.
Hy vọng rằng những hành động này sẽ giảm dung lượng bộ nhớ Outlook của bạn và làm cho nó chạy nhanh hơn! Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn cài đặt các bản cập nhật và gói dịch vụ mới nhất cho Office và Windows vì những bản cập nhật này có xu hướng giúp giải quyết các vấn đề về hiệu suất và rò rỉ bộ nhớ! Hãy tận hưởng!