Vấn đề lớn nhất người dùng gặp với Outlook là chạy chậm và ngốn nhiều bộ nhớ. Tôi có file Outlook 1.5 GB nhưng Outlook chạy nhanh, không ngốn tài nguyên! Tại sao?
Bởi tôi tối ưu Outlook bằng vài tác vụ định kỳ để giữ nó gọn nhẹ. Thay vì chịu crash, lỗi kỳ lạ, ngốn bộ nhớ hoặc chờ Outlook tải, hãy làm theo lời khuyên dưới để Outlook nhanh và phản hồi tốt.
Điều cần hiểu: Outlook chạy hoàn toàn từ cơ sở dữ liệu. Email, nhiệm vụ, lịch, liên hệ... đều lưu trong file database. Để giảm bộ nhớ và tăng tốc, database phải nhỏ và tối ưu.
Giảm Dung Lượng Bộ Nhớ Outlook
Quy tắc 1. Đảm bảo Tự động lưu trữ (AutoArchive) bật trong Outlook. Bạn hiếm khi đọc email 5 năm trước đúng không? Thay vì ngàn email trong Hộp thư đến, AutoArchive chuyển email cũ sang file PST mới, giữ file PST hiện tại mảnh. Vẫn tìm được email cũ bằng tìm kiếm.
Nhấn Tệp (File) > Công cụ (Tools) > Dọn dẹp hộp thư (Mailbox Cleanup). Xem dung lượng hộp thư, nếu > 500 MB hãy bật AutoArchive hoặc xóa email lớn. Nhớ xóa thư mục Đã xóa (Deleted Items) vì vẫn chiếm dung lượng.
Làm này cho mỗi hộp thư trong Outlook. Nên bật AutoArchive để tự động lo. Nếu không muốn, ít nhất chuyển email cũ sang thư mục khác để Outlook không tải hàng nghìn email mỗi lần mở Hộp thư đến.
Quy tắc 2. Chỉ dùng add-in (tiện ích mở rộng) thiết yếu. Nhiều chương trình tự cài add-in vào Outlook: Adobe, EverNote, Wunderlist... Thậm chí Microsoft cũng thêm Skype, OneNote, SharePoint... tôi thường tắt.
Không dùng thì gỡ! Chúng nạp vào bộ nhớ khi Outlook khởi động và làm chậm chương trình. Để tắt add-in, chọn COM Add-ins trong hộp combo dưới cùng và nhấn Đi (Go). Cửa sổ mới hiện ra, bỏ chọn mục không muốn.
Quy tắc 3. Outlook đi kèm tính năng Nhận diện giọng nói và viết tay của Windows. Nếu không dùng, tắt để không nạp khi Outlook khởi động. Cũng ngăn hệ thống quét email...
Vào Bảng điều khiển (Control Panel), Nhận diện giọng nói (Speech Recognition) > Tùy chọn giọng nói nâng cao (Advanced Speech Options).
Dưới Cài đặt người dùng (User Settings), bỏ chọn Xem lại tài liệu và thư để cải thiện độ chính xác.
Quy tắc 4. Dùng chương trình khác cho RSS feed và lịch Internet. Google Reader đã mất, dùng Outlook quản lý feed? Ý tưởng tồi! Vẫn có nhiều trình đọc RSS online/offline tốt hơn Outlook.
Outlook không thiết kế xử lý RSS feed tốt, hơn vài feed làm chậm Outlook. Dùng Google Calendar cho lịch Internet.
Quy tắc 5. Đừng quên thư mục Spam và Rác. Xóa chúng thường xuyên! Tôi nhận hàng trăm spam/ngày! Đều lưu trong database Outlook và làm chậm. Xóa thư mục spam và rác thường xuyên.
Quy tắc 6. Nén file PST thỉnh thoảng. Vào Tệp > Quản lý dữ liệu (Data Management). Nhấn file PST chọn Cài đặt (Settings) > Nén ngay (Compact Now).
Phiên bản Office mới: Tệp > Cài đặt tài khoản (Account Settings) > tab Tệp dữ liệu (Data Files) > đúp chuột file dữ liệu cần nén.
Outlook tự nén nền khi máy rảnh và Outlook mở. Đôi khi tình huống này không xảy ra, nên nén thủ công thỉnh thoảng.
Quy tắc 7. Nếu file Outlook lớn và lập chỉ mục tìm kiếm bật, có thể gây chậm nghiêm trọng. Nên tắt lập chỉ mục cho Outlook cho đến khi cần, hoặc xóa và xây lại chỉ mục. Giảm dung lượng file dữ liệu chính để chỉ mục nhỏ hơn.
Nhấn Start gõ "search", chọn Thay đổi cách Windows tìm kiếm (Change on Windows searches) để loại Outlook khỏi chỉ mục tìm kiếm.
Quy tắc 8. Chương trình diệt virus quét email cũng làm chậm Outlook rất nhiều. Hữu ích nếu bạn hay click link độc hại hoặc bị lừa email giả. Nhưng người tinh tế cũng bị lừa, nên bảo vệ thêm có ích.
Tuy nhiên, tùy phần mềm diệt virus, có thể làm Outlook rất chậm. Nếu gặp vấn đề này, tắt diệt virus cho Outlook xem có đỡ không. Nếu đỡ, cân nhắc phần mềm khác quét hiệu quả hơn.
Quy tắc 9. Chỉ áp dụng cho tài khoản Microsoft Exchange, không dùng cho POP/IMAP. Bật Chế độ Exchange được lưu đệm (Cached Exchange Mode) để email lưu cục bộ, truy cập nhanh hơn.
Vào Tệp > Cài đặt tài khoản > đúp chuột tài khoản email dưới tab Email. Tích Sử dụng Chế độ Exchange được lưu đệm.
Hy vọng các hành động trên giảm dung lượng bộ nhớ Outlook và làm nó chạy nhanh hơn! Cũng hãy cài đặt cập nhật mới nhất và service pack cho Office và Windows vì chúng giúp hiệu suất và sửa rò rỉ bộ nhớ! Thưởng thức!