Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Thư Điện Tử

Cách xuất email từ Outlook

Nếu bạn đang cài đặt lại máy tính, thay đổi ứng dụng email, hoặc chỉ đang thử nghiệm thứ gì đó có thể ảnh hưởng đến email, bạn có thể muốn tạo bản sao lưu email Microsoft Outlook bằng cách xuất chúng ra.

Outlook cho phép xuất tin nhắn ở nhiều định dạng khác nhau. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn định dạng nào nên dùng, tùy thuộc vào cách bạn dự định sử dụng email đã xuất (kể cả làm việc với chúng bên ngoài Outlook).

Cách xuất email từ Outlook trên Windows

Nếu bạn sử dụng Outlook trên máy tính Windows, bạn có thể xuất email sang định dạng PST. Định dạng này không chỉ bao gồm email mà còn cả danh bạ và lịch. Sau đó, bạn có thể dùng file PST này trên máy tính khác để nhập toàn bộ email vào Outlook.

Một số tình huống bạn muốn dùng phương pháp xuất này bao gồm: chuyển từ PC này sang PC khác, chuyển từ Windows sang Mac, di chuyển email giữa các tài khoản, hoặc chỉ tạo bản sao lưu định kỳ cho email.

Bạn có thể thực hiện ngay trong Outlook; các bước sau sẽ hướng dẫn bạn quy trình:

  1. Mở Outlook trên PC, nhấp vào tab File, chọn Info từ thanh bên trái.
  2. Trong menu chính, chọn tùy chọn Account Settings, rồi chọn Account Settings lần nữa. Thao tác này sẽ mở menu cài đặt Outlook.

 

Cách xuất email từ Outlook

 

  1. Chọn tab Data Files để xem các tài khoản email.
  2. Nhấp vào tài khoản email bạn muốn xuất email và chọn Open File Location ở trên cùng.

 

Cách xuất email từ Outlook

 

  1. Một cửa sổ File Explorer sẽ mở ra với file PST được highlight. Đây là file chứa tất cả email của bạn—bạn có thể sao chép nó đến bất cứ đâu bạn muốn.

Việc bạn làm với file này tùy thuộc vào nhu cầu. Bạn có thể sao chép file lên lưu trữ đám mây để backup an toàn, chuyển sang máy tính khác nếu bạn sẽ dùng Outlook ở đó, hoặc sao chép vào ổ cứng ngoài để lưu trữ lâu dài.

Cách xuất email từ Outlook trên Mac

Outlook hoạt động khác biệt trên macOS so với Windows. Trên Mac, bạn có thể xuất email Outlook sang file OLM. Giống như định dạng PST trên Windows, định dạng này cũng lưu tất cả email, danh bạ và mục lịch.

Sự khác biệt duy nhất nằm ở định dạng file thực tế; Outlook dùng định dạng ưu tiên cho hệ điều hành của bạn. Đây là cách lưu email Outlook sang file OLM trên Mac:

  1. Mở Outlook trên Mac, nhấp vào tab Tools ở trên cùng. Đảm bảo bạn nhấp vào tab bên trong Outlook, không phải menu Tools trên thanh menu phía trên của Mac. Cách xuất email từ Outlook
  2. Nhấp vào Export trong tab Tools để xuất email Outlook.
  3. Khác với Windows, Outlook cho Mac sẽ hỏi bạn muốn xuất những mục nào. Chọn các mục bạn muốn đưa vào bản sao lưu và nhấp Continue. Cách xuất email từ Outlook
  4. Outlook sẽ yêu cầu chọn vị trí lưu file email đã xuất. Chọn vị trí thuận tiện trên Mac và nhấp Save. Cách xuất email từ Outlook
  5. Đợi Outlook xuất tất cả email vào thư mục bạn chọn.

File OLM sẽ hiện có trong thư mục bạn chọn. Bạn có thể di chuyển nó bất cứ khi nào.

Cách xuất email từ Outlook sang tài khoản email khác

Nếu bạn không lưu chúng làm bản sao lưu, bạn có thể muốn xuất email Outlook để nhập vào tài khoản email khác như Gmail hay Yahoo. May mắn thay, Outlook cho phép di chuyển email giữa các tài khoản, miễn là tất cả đều có sẵn trong ứng dụng.

Nếu bạn đã thêm tài khoản email đích vào Outlook, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng chuyển toàn bộ email hiện tại sang tài khoản email bạn chọn ngay trong ứng dụng.

Đây là cách thực hiện quy trình chuyển email giữa các tài khoản:

  1. Thêm tài khoản email thứ hai vào Outlook nếu chưa làm. Chúng tôi đã chỉ cách thêm Gmail vào Outlook nếu bạn cần giúp đỡ.
  2. Mở Outlook và truy cập tài khoản bạn muốn xuất email.
  3. Mở hộp thư đến và chọn tất cả email bên trong bằng cách nhấn Ctrl + A.
  4. Nhấp chuột phải vào email bất kỳ, chọn Move, rồi Other Folder. Cách xuất email từ Outlook
  5. Bạn sẽ thấy hộp thoại để di chuyển email. Chọn tài khoản email đích (ví dụ: tài khoản Gmail), chọn thư mục bên trong tài khoản đó nơi bạn muốn lưu email, và nhấp OK. Cách xuất email từ Outlook
  6. Email sẽ bắt đầu di chuyển đến thư mục bạn chọn trong tài khoản đích.

Cách xuất email từ Outlook sang Excel

Nếu bạn muốn phân tích, sắp xếp, hoặc thực hiện các tác vụ hàng loạt trên tin nhắn, bạn có thể muốn chúng trong bảng tính Excel. May mắn thay, Outlook có tùy chọn xuất email trực tiếp ra file Excel.

File này trông như bất kỳ bảng tính nào khác, với tất cả email được tổ chức gọn gàng trong các cột. Điều này làm cho việc phân tích tin nhắn dễ dàng hơn nhiều so với xem chúng trong Outlook hoặc chương trình thư khác.

Bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Mở Outlook, nhấp tab File, chọn Open & Export từ thanh bên trái.
  2. Nhấp vào tùy chọn Import/Export trong bảng điều khiển chính.
  3. Outlook sẽ hỏi bạn muốn xuất dữ liệu như thế nào. Chọn Export to a file, vì bạn muốn xuất dữ liệu ra file Excel. Cách xuất email từ Outlook
  4. Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào tùy chọn đầu tiên Comma Separated Values. Nó sẽ tạo file CSV hoàn toàn tương thích với Excel. Cách xuất email từ Outlook
  5. Tiếp theo, trình thủ thuật hỏi bạn chọn thư mục để xuất dữ liệu. Chọn thư mục email chính và nhấp Next.
  6. Nhấp Browse và chọn thư mục đích cho file email đã xuất.
  7. Chọn Next rồi Finish để xuất email ra file Excel.

Cách xuất từng email riêng lẻ từ Outlook

Nếu bạn chỉ cần xuất một vài email, phương pháp kéo thả rất tiện lợi.

Để làm vậy, mở Outlook, chọn email bạn muốn xuất, và kéo thả chúng vào thư mục trong File Explorer. Với mỗi email, Outlook sẽ tạo file MSG chứa tin nhắn.

Nhiều cách để lấy email ra khỏi Outlook

Dù bạn đang chuyển sang ứng dụng email mới hay chỉ muốn bản sao lưu email, xuất tin nhắn từ Outlook rất dễ dàng, như đã trình bày ở trên.

Nếu bạn đang tìm cách chuyển sang ứng dụng email khác, hãy xem các lựa chọn miễn phí tốt nhất thay thế Microsoft Outlook cho một số tùy chọn thư máy tính để bàn khác.