Microsoft Outlook lưu bản sao tất cả email bạn gửi qua ứng dụng. Điều này cho phép bạn xem email đã gửi sau khi cần. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn điều này, và muốn giữ thư mục Sent Items (Đã gửi) trống, bạn thực sự có thể ngăn Outlook lưu bản sao email đã gửi.
Có vài cách làm điều này trong Outlook, hướng dẫn này mô tả một số phương pháp đó.
Tại sao không lưu Email đã gửi?
Thực tế, không có nhiều lý do bạn không muốn lưu email đã gửi. Tuy nhiên, không có nghĩa là không có lý do nào.
Một lý do có thể là bạn quan tâm riêng tư. Điều này đảm bảo không ai xem được email đã gửi qua Microsoft Outlook.
Lý do khác có thể là máy tính đang hết dung lượng. Nếu không lưu email đã gửi, đặc biệt email có tệp đính kèm lớn, bạn có thể giải phóng dung lượng ổ cứng.
Cách ngăn Outlook lưu một Email cụ thể trong Sent Items
Bạn có thể ngăn lưu email đã gửi theo từng email. Cách này cho phép chọn email bạn muốn áp dụng tính năng. Cách ngăn Outlook lưu email đã gửi cụ thể:
- Mở Outlook và bắt đầu soạn email mới. Đây là email sẽ không tự lưu vào Sent Items.
- Trong cửa sổ soạn email, nhấp Options (Tùy chọn) ở trên.
- Nhấp menu Save Sent Items To (Lưu mục đã gửi đến) trong phần More Options (Tùy chọn khác).
- Chọn Do Not Save (Không lưu) từ các tùy chọn có sẵn.
Outlook sẽ không lưu bản sao email này trong Sent Items.
Cách ngăn Outlook lưu TẤT CẢ Email đã gửi
Nếu bạn không muốn lưu bất kỳ email đi nào, bạn có thể cho Outlook ngừng lưu chúng trong sent items. Có hai cách làm như sau.
Dùng ứng dụng Microsoft Outlook
Cách dễ nhất ngăn lưu tất cả email đã gửi là dùng menu cài đặt Outlook. Bạn chỉ cần bỏ tích một tùy chọn. Cách làm:
- Khởi chạy Outlook trên máy tính.
- Nhấp File góc trên trái, rồi nhấp Options thanh bên trái.
- Chọn menu Mail (Thư) từ cột trái.
- Cuộn xuống khung phải đến phần Save messages (Lưu tin nhắn).
- Ở đây, bạn sẽ thấy tùy chọn Save copies of messages in the Sent Items folder (Lưu bản sao tin nhắn trong thư mục Sent Items). Bỏ tích tùy chọn này.
- Nhấp OK dưới cùng.
Từ bây giờ, Outlook sẽ không giữ bản sao email đã gửi. Nếu cần bật lại, chỉ việc tích tùy chọn theo cùng thủ tục.
Dùng Windows Registry
Bạn có thể dùng Windows Registry ngăn Outlook lưu email đã gửi. Bằng cách thêm giá trị mới vào registry.
Sao lưu Windows registry nếu bạn không tự tin, sau đó làm theo các bước sau không lo lắng:
- Mở Outlook, nhấp File góc trên trái.
- Chọn Office Account từ thanh bên trái.
- Nhấp About Outlook khung phải.
- Ghi nhớ phiên bản Outlook. Xuất hiện trong ngoặc ở trên cùng màn hình.
- Mở Registry Editor bằng cách nhấn Windows + R, gõ regedit, nhấn Enter.
- Nhấp Yes trong lời nhắc.
- Điều hướng đến thư mục sau trong registry. Đường径 này mở giá trị registry cho Outlook 16, hãy chắc chắn chọn phiên bản của bạn trong đường径 dưới.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences - Khi đã đến, chuột phải vào chỗ trống khung phải, chọn New > DWORD (32-bit) Value.
- Nhập SaveSent làm tên DWORD, nhấn Enter.
- Nhấp đúp DWORD mới tạo.
- Nhập 0 vào trường Value data, nhấp OK.
- Đóng registry.
Nếu cần bật lại Outlook lưu email đã gửi, chỉ cần đổi giá trị DWORD SaveSent thành 1.
Cách lưu Email đã gửi trong thư mục khác
Sent Items không phải thư mục duy nhất lưu email đã gửi. Nếu bạn muốn thư mục khác lưu tin nhắn đã gửi, bạn có thể cấu hình tùy chọn đó trong Outlook.
Điều này yêu cầu tạo quy tắc (rule) trong Outlook gửi tất cả email đã gửi đến thư mục bạn chỉ định. Cách tạo quy tắc này:
- Mở Outlook, nhấp File góc trên trái.
- Chọn Manage Rules & Alerts (Quản lý Quy tắc & Cảnh báo) bên phải.
- Nhấp New Rule (Quy tắc mới) dưới tab Email Rules.
- Chọn Apply rule on messages I sent (Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi), nhấp Next.
- Outlook hỏi điều kiện áp dụng cho quy tắc. Nhấp Next không chọn gì để áp dụng cho tất cả email đã gửi.
- Nhấp Yes trong lời nhắc.
- Tích move a copy to the specified folder (di chuyển bản sao đến thư mục chỉ định).
- Nhấp liên kết specified (đã chỉ định) màu xanh ở hộp dưới.
- Chọn thư mục bạn muốn lưu email đã gửi, nhấp OK.
- Nhấp Next.
- Nhập tên quy tắc mới, nhấp Finish (Hoàn tất) để hoàn tất thiết lập quy tắc.
Email đã gửi trong tương lai sẽ nằm trong thư mục bạn chỉ định thay vì thư mục Sent Items mặc định của Outlook.
Nếu muốn vô hiệu hóa hành vi mới, vào menu quy tắc trong Outlook và bỏ tích quy tắc mới tạo. Điều đó sẽ vô hiệu hóa quy tắc và hành động nó thực hiện.
Đừng để ai thấy Email bạn gửi
Nếu bạn muốn email cực kỳ bảo mật, tránh lưu email trong thư mục Sent Items. Các phương pháp trên giúp bạn làm đúng vậy để không ai biết bạn gửi email gì và cho ai.
Hơn nữa, nếu bạn thích không giữ bản sao email trong Outlook, bạn có thể lưu trữ (archive) email thay thế. Tuy nhiên, nhớ rằng điều này giữ email có thể tìm kiếm, và có thể không phải giải pháp lý tưởng nếu bạn muốn ẩn email.