Hãy xem xét bao nhiêu thời gian và công sức bạn dành cho việc soạn thảo email, chỉ để chúng kết thúc bị mắc kẹt trong thư mục spam của người nhận. Đó là trải nghiệm令人沮丧, nhưng phần tệ hơn là người nhận có thể không bao giờ biết bạn đã gửi email vì, thực tế, ai kiểm tra thư mục spam?
Đọc tiếp để học một số chiến lược thực tế đảm bảo email của bạn không kết thúc trong thư mục spam.
Tại Sao Email Của Bạn Kết Thúc Ở Thư Mục Spam
Một tỷ lệ lớn email được gửi mỗi ngày là lừa đảo nhằm đánh cắp tiền hoặc thông tin từ nạn nhân. Cân nhắc việc người dùng email sẽ khó khăn như thế nào để thủ công tổ chức và lọc qua các email này, các dịch vụ email đã áp dụng các giải pháp mạnh mẽ để chống lại chúng.
Thư mục spam là nơi giữ các email bị nghi ngờ là lừa đảo hoặc không được yêu cầu. Dịch vụ email dùng bộ lọc để xác định email nào có khả năng là spam, và các tin nhắn này được gửi đến thư mục spam.
Bộ lọc spam hoạt động bằng cách dùng nhiều phương pháp để xác định nội dung spam tiềm ẩn trong email, bao gồm kiểm tra địa chỉ IP của người gửi đối chiếu với danh sách đen các spammer đã biết, dòng chủ đề lừa dối và nội dung email, chỉ để nêu vài ví dụ.
Vấn đề là, email hợp pháp đôi khi bị mắc kẹt trong thư mục spam khi chúng chứa các yếu tố kích hoạt spam.
6 Mẹo Hiệu Quả Giúp Giữ Email Của Bạn Khỏi Thư Mục Spam
1. Tránh Các Yếu Tố Kích Hoạt Spam
Bộ lọc spam quét nội dung của bạn, tìm kiếm các yếu tố kích hoạt cụ thể để xác định xem email của bạn có khả năng là spam hay không. Dưới đây là một số yếu tố kích hoạt spam cần tránh:
- Không có liên kết hủy đăng ký trong email: Hầu hết mọi người đều từng nhận được email có vẻ hợp pháp từ thương hiệu họ thường mua, chỉ để thấy không có liên kết hủy đăng ký ở cuối. Một số thương hiệu sẽ thêm thông tin liên hệ nhưng loại bỏ cách để người nhận dễ dàng chọn không nhận thông tin tiếp theo. Nếu bạn bỏ qua liên kết hủy đăng ký dễ tìm, tin nhắn của bạn có thể thẳng vào thư mục spam.
- Dòng chủ đề viết hoa toàn bộ hoặc dấu chấm than quá nhiều: Nội dung dòng chủ đề cũng có thể kích hoạt chống spam vì các từ như "miễn phí" hoặc "giảm giá" thường dùng trong email lừa đảo. Viết hoa toàn bộ dòng chủ đề là dấu hiệu rõ ràng email của bạn có thể là spam, cũng như dùng quá nhiều dấu chấm than. Một số từ/cụm từ spam phổ biến nhất bao gồm 100% free, deal of a lifetime, FLA$H SALE NOW ON!!!, 100% satisfied, F.ree. p.r!z.e, free gift, và nhiều hơn nữa.
- Cố gắng lừa đảo (phishing): Lừa đảo phishing được thiết kế để lừa người tiết lộ thông tin nhạy cảm như mật khẩu hoặc số thẻ tín dụng bằng cách giả mạo từ công ty hợp pháp. Email chứa liên kết phishing thường bị bộ lọc spam bắt và gửi thẳng vào thư mục spam.
- Tệp đính kèm không cần thiết: Nếu email của bạn chứa tệp đính kèm, hãy chắc chắn đó là thứ người nhận muốn hoặc cần. Email với quá nhiều tệp đính kèm thường bị gửi đến thư mục spam vì chúng có thể chứa virus và phần mềm gián điệp, gây rủi ro bảo mật cho người nhận.
- Quá nhiều hình ảnh: Nhiều chiến dịch marketing hợp pháp dùng nhiều hình ảnh như một phần của chiến lược, nhưng quá nhiều có thể kích hoạt biện pháp chống spam. Bạn cũng nên tránh thay thế văn bản bằng hình ảnh. Đó là vì đã trở thành thực tế phổ biến rằng spammer nhét từ spam vào hình ảnh trong nỗ lực désespéré để lừa bộ lọc spam.
2. Kiểm Tra Chính Tả Email Của Bạn
Luôn là ý tưởng tốt để kiểm tra chính tả email trước khi gửi, nhưng điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn tránh thư mục spam. Lỗi chính tả và lỗi dễ dàng kích hoạt bộ lọc spam.
Đó là vì email lừa đảo phishing thường đầy rẫy lỗi. Spammer làm điều này cố ý để chỉ nhận phản hồi từ nạn nhân dễ bị lừa nhất để tránh lãng phí thời gian đi lại với quá nhiều người, vì họ thường gửi email theo hàng nghìn.
Điều đó nói rằng, càng nhiều lỗi chính tả bạn mắc khi viết email, cơ hội kết thúc trong thư mục rác càng cao. Bạn cũng có thể tận dụng công cụ chỉnh sửa như Grammarly để hỗ trợ công việc này.
3. Xin Phép Gửi Email
Một trong những cách tốt nhất để chắc chắn email của bạn không kết thúc trong thư mục spam là xin phép từ người đăng ký để gửi tin nhắn marketing. Điều này có nghĩa là lấy sự đồng ý rõ ràng từ mỗi liên hệ, thay vì dùng danh sách email mua hoặc thu thập địa chỉ email từ web.
Được sự đồng ý từ người nhận đặc biệt quan trọng khi tuân thủ các quy định quản trị email marketing, như Luật Chống Spam của Canada (CASL), yêu cầu bạn phải có sự đồng ý rõ ràng trước khi gửi bất kỳ thư điện tử thương mại nào.
Có nhiều cách để lấy sự đồng ý rõ ràng, như có ô tích trên biểu mẫu đăng ký hoặc bao gồm câu như "Tôi muốn nhận cập nhật từ [thương hiệu]" trong tin nhắn xác nhận đăng ký.
Lấy sự cho phép từ người đăng ký không chỉ là cách hiệu quả tránh thư mục spam, mà còn là yêu cầu đạo đức và pháp lý.
4. Yêu Cầu Người Nhận Whitelist Email Của Bạn
Cách khác đảm bảo email của bạn không kết thúc trong thư mục spam là yêu cầu người nhận whitelist địa chỉ email của bạn. Điều này đơn giản nghĩa là thêm địa chỉ email của bạn vào danh sách liên hệ hoặc danh sách người gửi an toàn, sẽ báo cho ứng dụng email của họ không tự động gửi tin nhắn của bạn đến thư mục spam.
Khi yêu cầu người nhận whitelist email của bạn, luôn cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách họ có thể làm điều đó.
5. Cải Thiện Uy Tín Qua Xác Thực
Xác thực là quy trình xác minh bạn là chủ sở hữu tên miền (như "tên thương hiệu") hoặc địa chỉ IP. Điều này đặc biệt hữu ích cho người dùng địa chỉ email tùy chỉnh.
Xác thực liên quan đến việc gửi tin nhắn được mã hóa từ máy chủ của bạn đến máy chủ của người nhận để xác thực. Không có xác thực thích hợp, một số ISP chặn thư đến hoàn toàn, có nghĩa là họ có thể không nhận được bất kỳ chiến dịch email marketing hợp pháp nào.
Cách tốt nhất để tránh vấn đề này là dùng cả Sender Policy Framework (SPF) và DomainKeys Identified Mail (DKIM). Lý do các phương pháp xác thực này được khuyến nghị là chúng giúp ngăn chặn giả mạo bằng cách cung cấp xác thực email.
Điều này ngăn chặn email của bạn bị gắn cờ là spam hoặc đi đến thư mục rác.
6. Tận Dụng Công Cụ Kiểm Tra Spam
Sử dụng công cụ kiểm tra spam là cách hiệu quả cải thiện tỷ lệ phân phối và mở email. Bạn có thể dùng giải pháp trực tuyến như GlockApps để giúp xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào với nội dung email có thể kích hoạt bộ lọc spam.
Công cụ này giúp đánh giá khả năng phân phối email của bạn. Nó cũng cung cấp insights và khuyến nghị giúp bạn khắc phục các vấn đề liên quan đến phân phối.
Cải Thiện Năng Suất Email Với Những Mẹo Này
Đảm bảo email của bạn không kết thúc trong thư mục spam là một trong những cách tốt nhất để tiếp cận đối tượng mục tiêu và đạt được kết quả bạn cần.
Với điều đó trong tâm trí, bạn có thể tận dụng các mẹo này để đảm bảo email của bạn đến hộp thư đến của người nhận.