Dù là công cụ năng suất, email lại là nguyên nhân gây mất tập trung lớn trong giờ làm việc và cản trở bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Bạn thói quen kiểm tra email mỗi khi có thông báo đến.
Thói quen này làm giảm hiệu suất và cản trở mục tiêu. Để tối đa hóa năng suất, hãy áp dụng các cách sau để kiểm soát việc sử dụng email.
1. Không bắt đầu ngày mới bằng Hộp thư đến
Buổi sáng, hãy xác định ưu tiên, lập danh sách việc cần làm và tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất mà không lo lắng về yêu cầu của người khác. Dù rất muốn kiểm tra email ngay khi thức dậy, nhưng việc này làm phân tâm.
Tư duy bị rối bởi các câu trả lời có thể, khiến công việc chính chịu ảnh hưởng. Trả lời email sớm khiến người khác nghĩ bạn đã sẵn sàng. Do đó, hãy bắt đầu ngày bằng công việc, không phải email.
2. Làm sạch Hộp thư đến thường xuyên
Không cần trả lời mọi email nhận được. Tuy nhiên, bạn cần xử lý từng email để hộp thư không bị đầy email chưa đọc. Nếu không, bạn sẽ không tìm thấy email quan trọng. Dưới đây là các phương pháp giữ hộp thư sạch:
- Làm ngay (Do): Nếu email yêu cầu hành động mất dưới 2 phút, hãy làm ngay.
- Giao việc (Delegate): Không nhất thiết chuyển trách nhiệm. Chuyển tiếp cho người phù hợp.
- Hoãn lại (Defer): Nếu email không cần trả lời gấp, hoãn đến lúc thích hợp.
- Xóa (Delete): Xóa ngay email đã giao việc hoặc không quan trọng để tránh rối rắm.
3. Không CC mọi email cho tất cả mọi người
CC email đôi khi cần thiết, nhưng thường khiến bạn bị chôn vùi bởi các phản hồi không liên quan. Khi gửi email, đừng thêm quá 2 người vào trường CC.
Nếu đồng nghiệp CC bạn vào email chứa thông tin bạn không cần biết, bạn cũng nhận email thừa. Hãy yêu cầu team phản hồi riêng thay vì "Reply All", trừ khi chia sẻ thông tin mọi người đều cần biết.
4. Kiểm tra email theo đợt (batch)
Có 2 loại người dùng email: Loài 1 phụ thuộc thông báo và kiểm tra ngay khi email đến. Loài 2 có khung giờ cố định để kiểm tra tất cả email một lúc rồi quên đi بقية ngày.
Bạn phải thuộc loại 2 để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả. Đặt quy tắc riêng cho thời điểm kiểm tra email.
5. Tận dụng công cụ quản lý email
Một trong những cách tốt nhất ngăn hộp thư mất kiểm soát và tiết kiệm thời gian là nhờ hỗ trợ bên ngoài lọc tin nhắn. Lựa chọn thông minh là dùng công cụ như Sanebox hoặc Unroll.me.
Sanebox giúp sắp xếp, dọn dẹp hộp thư và chỉ để lại email quan trọng. Email khác sẽ vào Thùng rác hoặc Lưu trữ. Với Unroll.Me, bạn có thể hủy đăng ký các bản tin không cần thiết.
6. Chọn mô hình giao tiếp mới
Bằng cách áp dụng mô hình giao tiếp mới trong team, bạn giảm phụ thuộc vào email. Ví dụ: dùng công cụ quản lý dự án cho giao tiếp nhóm hoặc họp ngắn. Với công cụ quản lý dự án, mọi thông tin cần thiết được liệt kê theo dự án.
Tương tự, hẹn trò chuyện 1-1 qua điện thoại để tránh chuỗi email dài. Để cộng tác và giao tiếp thời gian thực, dùng dịch vụ nhắn tin như Slack, Flock, Yammer để kết nối nhanh với team.
7. Nâng cao ứng xử email
Để hoàn thành nhiều việc hơn mà không bị gián đoạn, hãy tinh chỉnh ứng xử email với các mẹo sau:
- Luôn viết tiêu đề rõ ràng, nêu chủ đề email. Người nhận sẽ không bỏ qua, và bạn không phải gửi email nhắc nhở.
- Không bao giờ bỏ qua kiểm tra chính tả trước khi nhấn Gửi (Send). Điều này đảm bảo không hiểu lầm do lỗi chính tả.
- Đảm bảo chữ ký email chứa thông tin liên lạc như số điện thoại. Người nhận có thể liên hệ trực tiếp khi cần.
8. Chọn phản hồi chậm (Delayed Response)
Bạn thường phản hồi email ngay khi nhận được. Tuy nhiên, điều này chỉ làm mất tập trung khỏi nhiệm vụ chính. Đừng vội trả lời email. Thay vào đó, dành 1 giờ hoặc hơn và trả lời theo lịch trình của bạn để quản lý hộp thư.
Nếu lo bỏ lỡ email khẩn cấp, bạn sẽ không nhận được email trong trường hợp đó. Với tình huống khẩn, bạn sẽ nhận được cuộc gọi, không phải email.
9. Thử phương pháp "Yesterbox"
Phương pháp do Tony Hsieh sáng tạo, khuyến khích chỉ phản hồi email đến hôm qua — trừ khi khẩn cấp. Quy tắc cơ bản: xử lý hộp thư hôm qua thay vì hôm nay. Tất nhiên, bạn vẫn đọc email khẩn cần hành động ngay, nhưng ít email rơi vào loại đó.
10. Tạm biệt các bản tin (Newsletters)
Mỗi email đến hộp thư tương đương một khoảnh khắc mất tập trung. Phần lớn email hàng ngày là bản tin. Hầu như bạn không nhớ khi nào đăng ký và tại sao.
Để giữ hộp thư sạch và tránh thông báo không cần thiết vào giờ lạ, hủy đăng ký bản tin không cần thiết. Việc hủy có thể mất thời gian, nhưng bạn sẽ mãi thoát khỏi email rác. Bạn luôn có thể dùng RSS feed thay vì email nếu không muốn bỏ lỡ bài viết.
Năng suất của bạn quan trọng hơn Email
Đống email không bao giờ kết thúc đủ khiến bạn stress và mất tập trung. Bằng cách thay đổi thói quen email với các phương pháp trên, bạn có thể ngăn email gây phân tâm và trở nên cực kỳ hiệu quả.