Mặc dù là một công cụ năng suất, nhưng email là một thứ gây xao nhãng trong giờ làm việc và ngăn cản bạn thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hơn. Bạn thậm chí có thể có thói quen kiểm tra email của mình bất cứ khi nào có thông báo.
Những thực hành như vậy cản trở hiệu suất của bạn và gây trở ngại trên con đường đạt được mục tiêu của bạn. Để tối đa hóa năng suất, bạn có thể muốn thực hiện các phương pháp sau để kiểm soát việc sử dụng email.
1. Đừng bắt đầu ngày mới với hộp thư đến
Trong buổi sáng, bạn nên cân nhắc các ưu tiên của mình, lên danh sách việc cần làm trong ngày và tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất mà không cần lo lắng về yêu cầu của người khác. Việc kiểm tra email của bạn đầu tiên vào buổi sáng rất hấp dẫn, nó sẽ làm bạn mất tập trung.
Đầu óc của bạn trở nên lộn xộn với những câu trả lời email có thể xảy ra, và kết quả là công việc thực tế của bạn bị ảnh hưởng. Trả lời email vào sáng sớm để mọi người biết bạn đã sẵn sàng. Do đó, bạn phải bắt đầu một ngày tập trung vào công việc chứ không phải vào email.
2. Làm trống Hộp thư đến Thường xuyên
Không cần thiết phải trả lời từng email bạn nhận được. Tuy nhiên, bạn cần phải xử lý từng email để giữ cho hộp thư đến của bạn luôn đầy những email chưa đọc. Nếu không, bạn sẽ không tìm thấy email cần thiết. Bạn có thể giữ hộp thư đến không có thư chưa đọc hàng loạt bằng các phương pháp sau:
- Thực hiện: Nếu email yêu cầu bất kỳ nhiệm vụ có thể thực hiện nào sẽ mất dưới hai phút, hãy thực hiện ngay lập tức.
- Ủy quyền: Đây không nhất thiết là giao trách nhiệm cho người khác. Vì vậy, bạn có thể chuyển nhiệm vụ cho đúng người.
- Trì hoãn: Nếu email không cần trả lời khẩn cấp, bạn có thể hoãn việc trả lời đến thời điểm tốt hơn.
- Xóa: Bạn nên xóa ngay những email được ủy quyền cho người khác hoặc những email không quan trọng để tránh gây nhầm lẫn và lộn xộn.
3. Hạn chế gửi CC từng email cho mọi người
CCing email đôi khi có thể cần thiết, nhưng nó thường có nghĩa là nhận được nhiều phản hồi không liên quan đến bạn. Trong khi gửi email, không thêm nhiều hơn hai người vào trường CC.
Nếu đồng nghiệp của bạn CC cho bạn trong những email chứa thông tin bạn không cần biết, bạn cũng có thể nhận được những email không cần thiết. Trong trường hợp đó, bạn nên thông báo cho nhóm của mình để trả lời riêng lẻ thay vì trả lời tất cả, trừ khi họ đang chia sẻ một số thông tin mà mọi người cần biết.
4. Kiểm tra Email Hàng loạt
Có hai loại người dùng email:Loại thứ nhất phụ thuộc vào các thông báo và kiểm tra email ngay lập tức khi nó đến. Loại người gửi thứ hai có thời gian cố định để kiểm tra tất cả các email trong một loạt để họ có thể quên nó vào phần còn lại trong ngày.
Bạn phải là loại người thứ hai để hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Đặt quy tắc của riêng bạn về thời điểm kiểm tra thời gian.
5. Tận dụng các công cụ quản lý email
Một trong những phương pháp tốt nhất để ngăn hộp thư đến của bạn vượt quá tầm kiểm soát và tiết kiệm thời gian quý báu của bạn là nhờ sự trợ giúp từ bên ngoài để sàng lọc thư của bạn. Một tùy chọn thông minh để quản lý email là sử dụng các công cụ như Sanebox hoặc Unroll.me.
Sanebox giúp bạn sắp xếp và khai báo hộp thư đến của mình và chỉ dành cho những email quan trọng. Bất kỳ email nào khác đến địa chỉ email của bạn sẽ được chuyển đến Thùng rác hoặc Lưu trữ. Với Unroll.Me, bạn có thể hủy các đăng ký email không cần thiết.
6. Chọn Mô hình Hoạt động Mới cho Giao tiếp
Bằng cách giới thiệu một mô hình giao tiếp mới giữa các thành viên trong nhóm của bạn, bạn có thể ít phụ thuộc hơn vào email. Ví dụ, bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý dự án để giao tiếp nhóm hoặc sắp xếp một cuộc họp ngắn. Với các công cụ quản lý dự án, bạn có thể có tất cả các gợi ý cần thiết được liệt kê với một dự án.
Tương tự như vậy, bạn có thể lên lịch trò chuyện trực tiếp qua điện thoại để tránh có một chuỗi email dài. Để cộng tác và giao tiếp trong thời gian thực, bạn có thể sử dụng các dịch vụ nhắn tin như Slack, Flock, Yammer, v.v., để nhanh chóng kết nối với nhóm của bạn cho bất kỳ nhu cầu nào.
7. Nâng cao Nghi thức Email của Bạn
Để trở nên thành công hơn trong việc hoàn thành nhiều việc hơn mà không bị gián đoạn, hãy tinh chỉnh các quy tắc email của bạn bằng các mẹo sau:
- Luôn viết một dòng chủ đề rõ ràng nêu rõ chủ đề của email. Do đó, người nhận sẽ không bỏ qua các email và bạn không phải gửi thêm các email yêu cầu trả lời.
- Không bao giờ bỏ qua việc đọc lại email của bạn trước khi nhấn vào nút Gửi cái nút. Nó sẽ đảm bảo rằng không có khả năng hiểu nhầm do lỗi chính tả.
- Đảm bảo rằng chữ ký email của bạn chứa thông tin liên hệ của bạn, chẳng hạn như số điện thoại. Do đó, người nhận có thể liên hệ trực tiếp với bạn nếu thấy cần thiết.
8. Chuyển sang Phản hồi bị trì hoãn
Bạn thường có thể kết thúc việc trả lời email ngay sau khi chúng đến. Tuy nhiên, điều này sẽ chỉ làm mất sự tập trung của bạn khỏi nhiệm vụ chính của bạn. Đừng vội trả lời email. Thay vào đó, hãy dành một giờ hoặc thậm chí lâu hơn và trả lời theo lịch trình của bạn để quản lý hộp thư đến của bạn.
Nếu bạn lo lắng về việc bỏ lỡ các email khẩn cấp, bạn sẽ không nhận được email trong trường hợp đó. Đối với bất kỳ trường hợp khẩn cấp nào, bạn sẽ nhận được một cuộc điện thoại chứ không phải một email.
9. Hãy thử Phương pháp "Yesterbox"
Được tạo bởi Tony Hsieh, phương pháp này chỉ khuyến khích trả lời email đến ngày hôm qua — trừ khi chúng gấp. Quy tắc cơ bản của kỹ thuật này là xử lý hộp thư đến của ngày hôm qua thay vì của ngày hôm nay. Tất nhiên, bạn sẽ đọc một email khẩn cấp cần hành động ngay lập tức, nhưng sẽ không có nhiều email thuộc danh mục đó.
10. Tạm biệt các Bản tin
Mỗi email đến hộp thư đến của bạn tương đương với một lần bạn mất tập trung. Một phần lớn email bạn nhận được hàng ngày là bản tin. Trong hầu hết các trường hợp, bạn thậm chí sẽ không nhớ mình đã đăng ký nhận bản tin khi nào và tại sao.
Để giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ và tránh nhận được những thông báo không cần thiết vào những giờ lẻ, hãy hủy đăng ký nhận những bản tin mà bạn không cần. Việc hủy đăng ký này có thể mất một chút thời gian, nhưng bạn sẽ vĩnh viễn không nhận được các email không mong muốn. Bạn luôn có thể sử dụng nguồn cấp RSS thay vì email nếu bạn không muốn bỏ lỡ bất kỳ bài đăng nào.
Năng suất của bạn quan trọng hơn email của bạn
Một đống email không bao giờ cạn đủ khiến bạn căng thẳng và mất tập trung. Bằng cách thay đổi thói quen sử dụng email theo các phương pháp này, bạn có thể ngăn email gây mất tập trung và trở nên hiệu quả hơn.