Chúng ta đều từng trải qua. Bạn đang tập trung vào nhiệm vụ thì nhận email từ đồng nghiệp làm mất tập trung. Tò mò, bạn nhấp vào xem có giúp được gì không, nhưng thực ra không cần phản hồi ngay.
Vẫn vậy, bạn có thể tự hỏi nên trả lời ngay hay thử lấy lại tập trung — điều đặc biệt thách thức khi xảy ra thường xuyên trong ngày.
Trong bài này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua một số mẹo giúp bạn giữ năng suất khi kiểm tra email.
1. Giới Hạn Số Lần Kiểm Tra Hộp Thư Đến Hàng Ngày
Nếu bạn nhấp sang hộp thư đến mỗi khi nhận email — hoặc bạn đang chờ đợi một email — bạn liên tục phá vỡ tập trung. Bạn cũng muốn cân nhắc thời gian quay lại làm việc sau bị gián đoạn, đặc biệt nếu bạn phản hồi từng email ngay lập tức.
Mặc dù bạn có thể cảm thấy bận rộn, cách đi qua lại này có thể không phải cách làm việc hiệu quả nhất. Bạn muốn kiểm tra hộp thư đến với ý định làm sạch danh sách email.
Trừ khi công việc thực sự yêu cầu phản hồi ngay tất cả email, hãy thử giới hạn số lần kiểm tra hộp thư đến hàng ngày. Lời khuyên, bạn có thể kiểm tra và ưu tiên email hai đến ba lần/ngày — một lần khi đến làm, một lần sau nghỉ trưa, và có thể một giờ trước khi tan làm.
Tuy nhiên, tốt nhất là xây dựng thói quen phù hợp lịch trình và người bạn làm việc. Mặc dù bạn CÓ THỂ phản hồi ngay, không nghĩa là bạn LUÔN PHẢI, đặc biệt khi tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hoặc hạn chót.
Tất nhiên, bạn sẽ có người cần phản hồi sớm hơn, سواء là sếp, khách hàng, hay đồng nghiệp ưu tiên. Khi kiểm tra hộp thư đến, hãy ưu tiên phản hồi cho họ. Bạn cũng có thể bật cảnh báo khi người đó email bạn trên chế độ không phiền — hoặc đơn giản điều chỉnh số lần hộp thư đến kiểm tra thư mới.
Tùy bạn có muốn điều chỉnh cài đặt thông báo để làm im lặng email nhất định hay không. Tuy nhiên, để tránh bỏ lỡ điều siêu quan trọng, bạn có thể chỉ liếc người nhận và tiêu đề trong thông báo và nhanh chóng quay lại nếu có thể chờ.
2. Tránh Xử Lý Cùng Email Hai Lần
Bạn có bao giờ mở và đọc cùng email nhiều lần để làm mới trí nhớ trước khi hành động? Điều này có thể lãng phí thời gian và tập trung.
Bạn có thể ngăn điều này bằng cách hành động mỗi khi mở một email. Quyết định xem nó có cần phản hồi, bạn có thể归档 (file/archive) hoặc nếu rác/vô nghĩa thì xóa.
Quyết định trả lời không nghĩa là phải làm ngay, nhưng hãy gắn cờ hoặc tạo nhắc nhở để biết làm lần sau khi xử lý email.
Hộp thư đến của bạn cũng có thể có tính năng nhắc nhở email. Ví dụ, Spark cho phép ngủ (snooze) tin nhắn một khoảng thời gian, và nhắc nhở bạn vào ngày/giờ cụ thể. Nó cũng cho đặt nhắc nhở theo dõi email đã gửi nếu chưa nhận phản hồi từ người nhận.
Bất kỳ thứ gì trong hộp thư đến không cần phản hồi,归档, rác, hoặc xóa ngay lập tức — hầu hết nhà cung cấp email làm điều này siêu dễ, nên tốt nhất làm ngay và xong.
Cũng giúp ích nếu tạo quy tắc riêng dựa trên lượng email bạn nhận. Ví dụ, ai là ưu tiên và thời gian phản hồi. Người khác sẽ quen với điều này và biết bạn sẽ cho phản hồi tuyệt vời, chỉ không ngay lập tức.
Nếu bạn thấy email nào mình đang trì hoãn, hãy dùng phương pháp "ăn con ếch" (eat the frog) để xong việc.
3. Hủy Đăng Ký Bản Tin Và Email Marketing Vô Nghĩa
Có lẽ bạn đã nhận đủ thông báo trong ngày mà không cần thêm tiếng ồn bản tin và email marketing. Dễ dàng để nó trôi và tích tụ trong hộp thư đến vì bạn bận.
Tuy nhiên, lọc qua chúng là nhiệm vụ khác làm mất tập trung và năng suất. Điều này đặc biệt đúng nếu người gửi viết email đủ tốt để bạn nhấp qua và đọc mà không thực sự biết tại sao.
Trừ khi đó là thứ bạn THỰC SỰ sẽ hành động, như đọc nội dung người tạo hoặc tận dụng sale công ty, hãy hủy đăng ký. Tiết kiệm thời gian và năng lượng bạn dành cho email này và bỏ vào việc có ý nghĩa hoặc thư giãn hơn.
Nếu bạn có bản tin và email marketing thích đọc, bạn có thể thử nhà cung cấp email như Spark cung cấp Hộp thư đến Thông minh (Smart Inbox).
Tính năng Hộp thư đến Thông minh tách bản tin và tin nhắn từ dịch vụ ra khỏi email cá nhân. Nó cũng tắt thông báo từ người lạ và tin nhắn tự động.
4. Chặn Email Rác — Địa Chỉ Và Tên Miền
Khi lọc thư rác, một số nhà cung cấp email làm tốt hơn người khác. ngay cả lựa chọn phổ biến như Outlook không hoàn hảo, cho một ít thư rác lọt qua.
Tuy nhiên, nếu ai đó spam bạn, bạn có thể chặn địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể chặn toàn bộ tên miền (domain) nếu thấy nhận email từ tên người dùng khác nhau, nhưng cùng địa chỉ web.
Nếu dùng Outlook, bạn tìm thấy tính năng này ở phần Thư rác (Junk Mail) trong tab Thư (Mail) dưới Cài đặt và Xem tất cả cài đặt Outlook. Gmail là nhà cung cấp khác cho phép dễ dàng chặn địa chỉ email và công ty.
Nếu dùng nhà cung cấp email khác, hãy tìm tính năng này bằng tìm kiếm chặn tên miền email (block email domain) và tên nhà cung cấp bạn dùng.
Lưu ý, tốt nhất KHÔNG nhấp hủy đăng ký trong email spam, vì nó có thể dẫn đến trang web đáng ngờ muốn lấy thông tin cá nhân. Thực tế, tránh tương tác với chúng trừ khi bạn đánh dấu spam hoặc xóa.
Tăng Năng Suất Bằng Cách Hạn Chế Email
Email là công cụ hữu ích trong giao tiếp. Tuy nhiên, nó cũng có thể trở thành sự phân tâm khi chúng ta không chú ý kỹ.
Nếu bạn thấy mình dành nhiều thời gian trong hộp thư đến, tại sao không thử một hoặc nhiều mẹo này xem có giúp không?