Mặc dù hiện tại chúng tôi có một số nền tảng giao tiếp cung cấp các tính năng riêng biệt để quy trình làm việc cộng tác hiệu quả hơn, nhưng email vẫn có vai trò quan trọng trong cuộc sống của chúng tôi, đặc biệt là đối với các cuộc trò chuyện với những người bên ngoài vòng kết nối cá nhân của chúng tôi.
Vấn đề là, bạn vẫn đang chờ phản hồi, và bạn thấy mình tự hỏi liệu email của bạn có được mở và đọc nhiều hơn số lần bạn có thể tính hay không. Dưới đây là một số bước chính để tối ưu hóa email của bạn:
1. Bắt đầu với dòng chủ đề hấp dẫn
Ấn tượng đầu tiên là tất cả mọi thứ, vì vậy điều cần thiết là phải có một dòng tiêu đề mạnh mẽ khi gửi email — đặc biệt nếu bạn muốn người đó mở nó. Dòng tiêu đề là thứ đầu tiên mọi người nhìn thấy, vì vậy nó cần thu hút sự chú ý của họ và khiến họ muốn tìm hiểu thêm. Nếu dòng tiêu đề của bạn nhạt nhẽo hoặc spam, thì rất có thể người đó sẽ không mở email.
Mặt khác, nếu dòng tiêu đề hấp dẫn, họ có khả năng mở email và đọc những gì bạn đã viết. Bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của ai đó, vì vậy hãy làm cho họ có giá trị.
Dưới đây là một số mẹo để viết dòng tiêu đề tốt hơn:
- Tránh viết những câu quá hay đến mức không đúng sự thật.
- Cá nhân hóa dòng chủ đề của bạn bằng cách thêm tên người nhận, tên của bạn hoặc một cái gì đó khác để họ biết email của bạn là dành cho họ.
- Không viết các dòng tiêu đề chỉ một từ như “xin chào”, “này” hoặc “xin chào”.
- Khơi gợi sự tò mò của người nhận bằng cách viết một điều gì đó mà họ có thể không biết.
- Tránh sử dụng các trình kích hoạt spam có thể đưa email của bạn vào hộp rác. Một số ví dụ bao gồm 100% miễn phí, $$$, gấp đôi thu nhập của bạn ngay bây giờ, giá rẻ, đừng xóa, một lần trong đời, chỉ để nêu tên một số.
- Tránh dấu chấm than hoặc viết hoa.
Hãy nhớ rằng mọi người luôn bận rộn và nhận được vô số email mỗi ngày, vì vậy đừng phức tạp hóa mọi thứ bằng cách đưa ra những dòng tiêu đề quá dài hoặc phức tạp. Dòng tiêu đề ngắn gọn và đơn giản là lý tưởng vì chúng giúp mọi người đọc chúng dễ dàng đọc.
2. Viết câu mở đầu về kẻ giết người
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bạn không có nhiều không gian để thu hút sự chú ý của người nhận bằng dòng chủ đề của bạn. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho câu mở đầu email của bạn.
Câu mở đầu của bạn phải đủ hấp dẫn và thú vị để khiến người nhận muốn đọc thêm, và nó cũng phải tóm tắt nội dung của phần còn lại của email. Nếu có thể, hãy cố gắng tránh giới thiệu các chủ đề mới trong câu mở đầu, vì nó có thể khiến người đọc của bạn bối rối.
Dưới đây là một số mẹo để trợ giúp:
- Bắt đầu bằng một câu hỏi. Đặt câu hỏi cho người đọc là một cách tuyệt vời để thu hút họ và khiến họ quan tâm đến những gì bạn viết.
- Quan sát hoặc chia sẻ thống kê sẽ thu hút sự chú ý của người đọc.
- Chia sẻ câu chuyện cá nhân có liên quan đến chủ đề.
- Nếu bạn muốn người đọc chú ý, thì trình mở email của bạn phải độc đáo và nổi bật so với những người khác mà họ đã nhận được. Tránh những dòng mở đầu sáo rỗng như "Tôi hy vọng điều này sẽ tìm thấy bạn tốt" hoặc "Hy vọng tất cả đều suôn sẻ với bạn." Tùy thuộc vào mục đích của email hoặc người nhận, bạn có thể tìm kiếm một thứ gì đó thú vị và sáng tạo như “Tôi hy vọng bạn đã uống cà phê rồi” hoặc “Tôi hứa rằng email này ngắn hơn những email trước”.
3. Đánh bóng chính tả và ngữ pháp của bạn
Bạn có nhiều khả năng sử dụng email trong cài đặt chuyên nghiệp và một cách hiệu quả để cải thiện tỷ lệ mở của bạn là có các email được viết tốt và không có lỗi. Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả.
Nếu bạn không tự tin vào kỹ năng tự chỉnh sửa của mình, tốt nhất bạn nên nhờ người khác đọc lại email của mình trước khi gửi. Một bộ mắt mới có thể giúp bạn nắm bắt những sai lầm mà bạn có thể đã bỏ qua.
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các công cụ chỉnh sửa như Grammarly hoặc Ứng dụng Hemingway để đánh bóng email của mình. Chỉ cần đảm bảo kiểm tra kỹ phiên bản đã sửa để có độ chính xác trước khi nhấn gửi.
4. Hãy ngắn gọn — Đi vào trọng tâm
Không ai thích đọc những email dài lê thê, và những bài viết lan man cho các đoạn văn mà không đi vào trọng tâm có thể bị bỏ qua hoặc bị xóa.
Khi soạn email, hãy đi thẳng vào vấn đề và tránh làm lung tung. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn có nhiều thông tin cần chia sẻ, hãy thử chia nó thành nhiều phần nhỏ hơn để người nhận dễ hiểu hơn. Sử dụng các tiêu đề và danh sách nếu có thể để sắp xếp các suy nghĩ của bạn và giúp họ dễ dàng lướt qua email của bạn một cách nhanh chóng.
5. Cung cấp thông tin hữu ích
Loại bỏ các từ và cụm từ bổ sung như “chỉ”, “thực sự” và “rất”. Chúng không có giá trị gì cho thông điệp của bạn.
Bạn cũng nên tránh sử dụng các từ viết tắt hoặc biệt ngữ trong ngành trừ khi bạn biết rằng độc giả của mình đã quen thuộc với chúng từ trước. Điều này sẽ đảm bảo rằng email của bạn vẫn có thể truy cập được ngay cả khi một số người không có kiến thức chuyên môn về những gì bạn đang thảo luận.
Nếu có bất kỳ thông tin quan trọng nào về một sự kiện hoặc chủ đề mà ai đó cần trước khi quyết định, hãy nhớ bao gồm thông tin này ngay lập tức, để họ không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng khi đọc hết phần còn lại của email của bạn.
6. Gửi email vào đúng thời điểm
Không có một thời điểm hoàn hảo để gửi email — điều đó phụ thuộc vào nội dung thư của bạn và những gì bạn muốn từ người nhận. Chỉ cần lưu ý đến thời điểm mọi người có nhiều khả năng có mặt nhất và điều chỉnh cho phù hợp.
Ví dụ:nếu bạn đang gửi một email liên quan đến một sự kiện cụ thể, điều quan trọng là bạn tránh gửi nó quá sớm hoặc quá muộn. Nếu có thể, hãy cố gắng sắp xếp chúng vào những thời điểm tối ưu, chẳng hạn như trong giờ làm việc.
Cải thiện Tỷ lệ Mở và Độc giả Email của Bạn
Việc để email của bạn ở chế độ chưa đọc có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.
Có một số lý do khiến mọi người bỏ qua email của bạn, một số lý do nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tuy nhiên, việc triển khai các mẹo này có thể giúp bạn cải thiện tỷ lệ mở, lượng người đọc và phản hồi email của bạn.