Mặc dù chúng ta hiện có nhiều nền tảng giao tiếp cung cấp tính năng riêng biệt cho quy trình làm việc cộng tác hơn, email vẫn đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống chúng ta, đặc biệt cho các cuộc trò chuyện với người ngoài vòng tròn cá nhân.
Vấn đề là bạn vẫn đang chờ phản hồi, và bạn tự hỏi xem email của mình có được mở và đọc bao nhiêu lần. Dưới đây là một số bước chính để tối ưu hóa email của bạn:
1. Bắt Đầu Với Dòng Chủ Đề Hấp Dẫn
Ấn tượng đầu tiên là mọi thứ, vì vậy việc có một dòng chủ đề mạnh khi gửi email là thiết yếu — đặc biệt nếu bạn muốn người kia mở nó. Dòng chủ đề là thứ đầu tiên người ta thấy, vì vậy nó cần thu hút sự chú ý và khiến họ muốn tìm hiểu thêm. Nếu dòng chủ đề của bạn nhạt nhẽo hoặc giống spam, có khả năng lớn người đó sẽ không mở email.
Mặt khác, nếu dòng chủ đề thú vị, họ có khả năng mở email và đọc những gì bạn đã viết. Bạn chỉ có vài giây để thu hút chú ý của ai đó, vì vậy hãy để chúng có giá trị.
Dưới đây là một số mẹo viết dòng chủ đề tốt hơn:
- Tránh viết câu nói quá tốt để tin được.
- Cá nhân hóa dòng chủ đề bằng cách thêm tên người nhận, tên bạn hoặc thứ gì đó cho họ biết email này dành cho họ.
- Không viết dòng chủ đề một từ như "xin chào", "chào", hay "hi".
- Kích thích sự tò mò của người nhận bằng cách viết điều gì đó họ có thể không biết.
- Tránh dùng từ kích hoạt spam có thể đưa email của bạn vào hộp thư rác. Ví dụ bao gồm 100% free, $$$, double your income now, cheap, don't delete, once in a lifetime, chỉ để nêu vài ví dụ.
- Tránh dấu chấm than hoặc chữ hoa.
Nhớ rằng mọi người bận rộn và nhận hàng chục email mỗi ngày, vì vậy đừng làm phức tạp mọi thứ bằng cách nghĩ ra dòng chủ đề quá dài hoặc phức tạp. Dòng chủ đề ngắn gọn, thẳng đến vấn đề là lý tưởng vì chúng giúp mọi người nhận được dễ đọc.
2. Viết Câu Mở Đầu "Sát Sáo"
Như đã nhắc trước, bạn không có nhiều không gian để thu hút chú ý người nhận với dòng chủ đề. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho câu mở đầu của email.
Câu mở đầu của bạn nên hấp dẫn và thú vị đủ để người nhận muốn đọc tiếp, và nó cũng nên tóm tắt những gì phần còn lại của email nói về. Nếu có thể, hãy tránh giới thiệu chủ đề mới trong câu mở đầu, vì nó có thể làm người đọc bối rối.
Dưới đây là một vài mẹo giúp ích:
- Bắt đầu bằng một câu hỏi. Hỏi người đọc một câu hỏi là cách tuyệt vời để thu hút họ và khiến họ quan tâm đến những gì bạn viết.
- Đưa ra một quan sát hoặc chia sẻ một thống kê sẽ thu hút chú ý người đọc.
- Chia sẻ một câu chuyện cá nhân liên quan đến chủ đề.
- Nếu bạn muốn người đọc chú ý, thì câu mở đầu email nên độc đáo và nổi bật so với những cái khác họ nhận được. Tránh các câu mở đầu nhàm chán như "Hy vọng bạn khỏe" hay "Hy vọng mọi thứ tốt đẹp ở phía bạn." Tùy vào mục đích email hoặc người nhận, bạn có thể chọn cái gì vui và sáng tạo như "Hy vọng bạn đã uống cà phê rồi," hoặc "Tôi hứa email này ngắn hơn các email trước."
3. Tinh Chỉnh Chính Tả Và Ngữ Pháp
Bạn rất có thể dùng email trong môi trường chuyên nghiệp, và một cách hiệu quả cải thiện tỷ lệ mở là có email viết tốt và không lỗi. Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể khiến bạn trông không chuyên nghiệp và cẩu thả.
Nếu bạn không tự tin về kỹ năng tự chỉnh sửa, tốt nhất nhờ người khác đọc lại email trước khi gửi. Một cặp mắt tươi mới có thể giúp bạn bắt lỗi bạn có thể bỏ lỡ.
Thay vào đó, bạn có thể tận dụng công cụ chỉnh sửa như Grammarly hoặc Hemingway App để làm đẹp email. Chỉ cần chắc chắn kiểm tra lại phiên bản đã sửa để đảm bảo chính xác trước khi nhấn gửi.
4. Ngắn Gọn — Đi Thẳng Vấn Đề
Không ai thích đọc email dài dòng, lan man, và văn viết lê thê nhiều đoạn mà không đi đến vấn đề có khả năng bị bỏ qua hoặc xóa.
Khi soạn email, hãy đi thẳng đến vấn đề và tránh đi quanh co. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo thông điệp được truyền đạt hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn có nhiều thông tin để chia sẻ, hãy thử chia nhỏ nó thành các phần nhỏ hơn để người nhận dễ tiêu hóa. Dùng tiêu đề và danh sách khi có thể để tổ chức suy nghĩ và giúp họ lướt qua email nhanh chóng.
5. Cung Cấp Thông Tin Hữu Ích
Loại bỏ từ và cụm từ lót như "chỉ", "thực sự", và "rất". Chúng không thêm giá trị cho thông điệp của bạn.
Bạn cũng nên tránh dùng từ viết tắt hoặc thuật ngữ ngành trừ khi bạn biết người đọc quen thuộc với chúng trước đó. Điều này sẽ đảm bảo email của bạn vẫn dễ hiểu ngay cả khi một số người không có kiến thức chuyên môn về thứ bạn đang thảo luận.
Nếu có bất kỳ thông tin then chốt về sự kiện hoặc chủ đề mà ai đó cần trước khi quyết định, hãy chắc chắn bao gồm ngay lập tức, để họ không bỏ lỡ điều quan trọng khi đọc qua phần còn lại của email.
6. Gửi Email Vào Thời Điểm Đúng
Không có một thời điểm hoàn hảo để gửi email — nó phụ thuộc vào nội dung tin nhắn và những gì bạn muốn từ người nhận. Chỉ cần chú ý đến khi mọi người có khả năng sẵn sàng nhất và điều chỉnh cho phù hợp.
Ví dụ, nếu bạn gửi email liên quan đến sự kiện cụ thể, rất quan trọng là tránh gửi quá sớm hoặc quá muộn. Nếu có thể, hãy thử lên lịch cho thời điểm tối ưu, như trong giờ làm việc.
Cải Thiện Tỷ Lệ Mở Và Đọc Email Của Bạn
Email không được đọc có thể đòn nặng đến năng suất và lợi nhuận kinh doanh của bạn.
Có vài lý do khiến người ta bỏ qua email của bạn, một số nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tuy nhiên, áp dụng các mẹo này có thể giúp bạn cải thiện tỷ lệ mở, độc giả và phản hồi cho email của bạn.