Khi nói đến email, việc thiết lập ranh giới chuyên nghiệp có thể thách thức.畢竟, nhiều công ty cho rằng miễn là bạn có internet, bạn tự do trả lời bất kỳ tin nhắn nào.
Mặc dù từng có thời kỳ chuyên gia được kỳ vọng luôn trực tuyến, nhưng thời gian đang thay đổi chậm mà chắc. Ngày nay, người ta thường offline vào ngày nghỉ, và điều đó có lý do tốt.
Nếu bạn đi nghỉ phép, nghỉ ngơi cho tinh thần, hoặc cần vắng mặt khỏi văn phòng vì bất kỳ lý do nào, đây là một số mẹo về cách viết email tự động trả lời nghỉ phép chuyên nghiệp.
1. Tiêu Đề Email Nghỉ Phép Rõ Ràng
Một trong những cách dễ dàng nhất để báo cho người khác biết bạn đang nghỉ phép là thay đổi tiêu đề trả lời email. Thay vì chỉ viết "Nghỉ phép" (Out-of-Office), bạn cũng có thể bao gồm loại nghỉ phép bạn đang lấy, nếu bạn thoải mái chia sẻ.
Dưới đây là một số ví dụ về tiêu đề email nghỉ phép:
- Nghỉ phép – Nghỉ phép năm (25 tháng 12 – 4 tháng 1)
- [Nghỉ phép] Nghỉ ốm
- Nghỉ phép | Nghỉ thai sản (nam)
- *Nghỉ phép* Nghỉ khẩn cấp
- Nghỉ phép (Nghỉ tang)
- Nghỉ phép | Nghỉ thai sản (nữ)
- Nghỉ phép ~ Công tác hiện trường
- [Nghỉ phép] Nghỉ lễ (Ngày Giáng sinh)
- Nghỉ phép – Nghỉ ốm
- Nghỉ phép – Đi kết hôn!
2. Nêu Loại Nghỉ Phép Bạn Đang Lấy
Đối với một số người, thường cho rằng bất kỳ email nghỉ phép nào đều là cho mục đích giải trí. Tuy nhiên, không phải ai cũng vậy.
Một số người cũng dùng email nghỉ phép khi họ đang làm việc nhưng không thể truy cập email suốt ngày. Ví dụ, nhân viên bán hàng hoặc những người làm công tác hiện trường có thể cần đi đến khu vực không có internet.
Ngoài ra, cũng có thể bạn nghỉ vì việc cá nhân như đi viện, đám tang, hoặc hồi phục bệnh tật. Với điều này, sẽ khó xử khi trả lời "Hy vọng bạn có kỳ nghỉ vui vẻ."
Để tránh điều này, bạn có thể chèn chi tiết nghỉ phép vào nội dung email. Bạn không phải trung thực về tình huống nếu nó khiến bạn khó chịu, nhưng trung thực với sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng có thể giúp xây dựng sự đồng cảm.
Ví dụ, nếu bạn gặp tai nạn giao thông và cần thời gian hồi phục chấn thương, việc cho liên hệ của bạn biết giúp họ quản lý kỳ vọng về đầu ra chậm trễ và ngày trở lại dự kiến.
3. Tránh Xin Lỗi Không Cần Thiết
Đối với nhiều người nghiện làm việc, thường bao gồm lời xin lỗi trong email nghỉ phép, như "Xin lỗi vì không thể trả lời ngay!" Tuy nhiên, quan trọng là hiểu bạn không nên phải xin lỗi vì nghỉ việc, đặc biệt nếu đó là lý do chính đáng.
Thay vì nói xin lỗi, đây là một số cụm từ bạn có thể dùng thay thế:
- "Cảm ơn bạn đã liên hệ!"
- "Cảm ơn bạn vì email."
- "Email này đã được nhận."
Thay vì xin lỗi, bạn có thể lịch sự xác nhận tin nhắn của họ đã được chính thức nhận. Với điều đó, bạn có thể chọn ngôn ngữ tập trung vào cảm ơn họ vì thời gian và công sức.
4. Không Cam Kết Ngày Trả Lời
Đối với nhiều người, việc thấy một lượng email chờ xử lý khổng lồ khi trở lại văn phòng sau vắng mặt lâu có thể gây choáng ngợp. Thực tế, lo lắng có thể gấp đôi khi bạn dùng cụm từ như "Sẽ trả lời ngay khi tôi quay lại văn phòng."
Không chỉ điều này thêm áp lực không cần thiết để đảm bảo trả lời vào ngày đầu tiên trở lại, mà nó cũng đặt kỳ vọng sai cho những người cố gắng liên hệ với bạn.
Mặc dù đúng là cần xác nhận nhận email, nhưng không cần thiết đảm bảo trả lời ngay lập tức. Để tránh cam kết quá mức khi bạn có sẵn để trả lời, tốt nhất là giữ câu trả lời rộng hoặc một khoảng chung.
Dưới đây là một số ví dụ câu bạn có thể dùng:
- Sẽ trả lời khi tôi có sẵn sau kỳ nghỉ.
- Mong đợi trả lời từ tôi vào cuối _______.
- Nếu không khẩn, mong đợi phản hồi vào _______.
Nhớ rằng, nếu email quan trọng, người ta sẽ gọi hoặc theo dõi sau một thời gian. Với điều đó, quan trọng là đặt đệm để không cho người ta hy vọng vào trả lời nhanh.
5. Xin Sự Đồng Ý Từ Liên Hệ Dự Phòng
Đối với một số vai trò, thường có liên hệ dự phòng để gánh vác khi bạn vắng mặt. Tuy nhiên, trước khi giao cho sếp, đồng nghiệp hoặc thành viên nhóm gánh vác khi bạn không có sẵn, việc xin sự đồng ý là thiết yếu.
Với nhiều người đã quá tải với công việc của mình, việc gánh thêm trách nhiệm của người khác, даже chỉ trong thời gian ngắn, có thể gây căng thẳng. Ngoài ra, họ có thể không thoải mái cho khách hàng truy cập vào một số địa chỉ email hoặc số điện thoại cá nhân.
Vì lý do này, trước khi thêm chi tiết liên hệ của ai đó vào email Nghỉ phép của bạn, hãy chắc chắn bạn hỏi họ xem có ổn không và họ thoải mái chia sẻ chi tiết gì.
6. Tạo Email Nghỉ Phép Khác Nhau Cho Nội Bộ Hoặc Bên Ngoài
Tùy thuộc vào ai sẽ nhận email, lượng thông tin bạn sẵn sàng chia sẻ trong email trả lời nghỉ phép có thể khác nhau.畢竟, bạn vẫn phải lấy đề phòng riêng tư, đặc biệt khi bạn đang nghỉ phép.
Ví dụ, trong khi bạn thoải mái chia sẻ bạn đi đâu với đồng nghiệp văn phòng, bạn có thể không muốn làm vậy với người lạ.
Sử dụng hệ thống quản lý email, bạn có thể đặt trả lời nghỉ phép khác nhau tùy thuộc vào người nhận. Với điều đó, bạn có thể đưa cho mọi người đúng lượng ngữ cảnh về tình huống nghỉ phép của bạn.
Tạo Ranh Giới Công Việc Tốt Hơn Với Email Trả Lời Nghỉ Phép
Trong một thế giới mà chúng ta được kỳ vọng luôn có sẵn, một email nghỉ phép thể hiện ranh giới có thể tạo ra sự khác biệt. Bằng cách kiên định với thời gian nghỉ cá nhân, bạn có thể dạy mọi người xung quanh giá trị của cuộc sống cá nhân của bạn.
Ngoài ra, bằng cách yêu cầu người khác tôn trọng thời gian của bạn, bạn cũng khuyến khích họ làm điều tương tự. Mặc dù điều này nghe không phải vấn đề lớn, nhưng nó có thể ý nghĩa mọi thứ đối với các nhóm khi các tiêu chuẩn khỏe mạnh được thiết lập tại văn phòng.