Không giấy tờ ít phiền toái hơn. Nhưng có lúc bạn cần bản in vật lý của email quan trọng. Có thể đính kèm hợp đồng hoặc hóa đơn. Bản sao cứng vẫn quan trọng như dự phòng. Vậy làm sao in email và ở đâu in khi không gắn bó với bàn làm việc?
Hãy trả lời tất cả câu hỏi giữa hộp thư và máy in.
Cách In Email?
"Tại sao" in email có nhiều lý do. "Làm sao" cũng dễ dàng như nhau trong công cụ giàu tính năng ngày nay cho không chỉ máy in vật lý mà cả in đám mây và máy in ảo như In PDF và Gửi OneNote.
Gmail cơ bản với điều khiển in phụ thuộc trình duyệt. Ứng dụng email máy tính để bàn như Microsoft Outlook 365 và 2019 cung cấp cả cách thủ công in email và quy trình tự động với Outlook Rules.
Nhìn Gmail dựa trên web trước khi chạy ứng dụng máy tính để bàn như Outlook.
Cách In Email Từ Gmail
In một tin nhắn đơn Gmail dễ dàng. Mở Gmail vào thư muốn in.
Bước 1: Mở thư cụ thể hoặc mở rộng nếu nó phần của chuỗi hội thoại dài.
Bước 2: Đi góc trên bên phải nhấp biểu tượng Máy in. Bạn cũng nhấp chuột phải lên thư chọn In từ menu ngữ cảnh. Hoặc dùng phím tắt Ctrl + P.
Bước 3: Hộp thoại In hiển thị. Chọn máy in muốn in. Nhớ là bạn in ra máy in điện tử, máy in đám mây, PDF, hoặc "in" sang OneNote.
Bước 4: Chọn cài đặt in khác như Bố cục và số trang muốn in nếu thư tràn qua nhiều trang.
Bước 5: Nhấp Cài đặt thêm mở rộng tùy chọn in trong Gmail.
- Tiết kiệm giấy, Chọn tỷ lệ gom nhiều trang vào một tờ.
- Tiết kiệm mực, bỏ tích Tiêu đề và chân trang và Đồ họa nền.
Cách In Toàn Bộ Chuỗi Email Trong Gmail
Chế độ Hội thoại Gmail hiển thị chuỗi 100 email trong một luồng dài. Để in tất cả, lại đi góc trên bên phải nhấp biểu tượng Máy in bây giờ ghi In Tất Cả.
Nhưng bạn cũng in một email bằng cách theo thứ tự thời gian và mở cuộc hội thoại đơn lẻ. Sau đó làm theo bước trên in thư.
In email có Chế độ Bảo Mật thì sao? Câu trả lời ngắn: không thể. Nếu người gửi bật cài đặt riêng tư này, bạn không chuyển tiếp, sao chép, in, hoặc tải thư.
Giải pháp thay thế là chụp màn hình thư và in nếu muốn lưu thông tin trước khi thư hết hạn.
Cách In Email Từ Microsoft Outlook
Outlook là ngựa đua in một email hoặc in hàng loạt nhiều email kèm đính kèm. Với bản chất doanh nghiệp của phần mềm Office, có vài cách in email từ Outlook tiết kiệm thời gian khi in hàng loạt.
In Một Email Từ Microsoft Outlook
Bước 1: Khởi động Outlook và mở email đơn muốn in.
Bước 2: Đi Ribbon > Tệp > In chọn máy in muốn dùng. Hoặc phím tắt Ctrl + P.
Bước 3: Trong Cài đặt, chọn Kiểu Memo.
Như thấy, Outlook cho hai kiểu in — Kiểu Bảng và Kiểu Memo. In Kiểu Bảng hiển thị danh sách tất cả thư trong hộp thư. Chọn Kiểu Memo in thực tế email.
Bước 4: Bạn xem trước cả hai kiểu trước khi chốt tùy chọn In khác và nhấp In trong hộp thoại. Tùy chọn In cũng cho chọn trang cụ thể của thư với cài đặt Phạm vi trang.
In Đính Kèm Trong Microsoft Outlook
Làm theo bước trên và tích hộp In tệp đính kèm trong hộp thoại Tùy chọn In.
Dùng Quick Print Trong Microsoft Outlook
Tính năng Quick Print trong Outlook cho phép in một email hoặc một lô không mở chúng.
Bước 1: Chọn một email hoặc dùng phím Ctrl chuột chọn vài email. Nhấp chuột phải chọn In Nhanh từ menu ngữ cảnh.
Bước 2: Nếu cài đặt In tệp đính kèm được tích, đính kèm trong thư cũng in.
Lưu ý Quick Print dùng máy in mặc định trong hộp thoại In. Nếu muốn máy in khác, mở In đổi máy in sang cái có sẵn hệ thống.
In Một Đoạn Từ Email Trong Microsoft Outlook
Muốn in phần cụ thể của email không phải toàn bộ? Dễ dàng trong Outlook, nhưng phải dùng trình duyệt làm cầu nối giữa Outlook và máy in.
Bước 1: Mở email. Đi Ribbon > tab Tin nhắn > Nhóm Di chuyển > Hành động > Xem trong Trình duyệt.
Bước 2: Nhấp OK trên hộp thông báo bảo mật bật lên. Email hiển thị trong trình duyệt mặc định cho Outlook.
Bước 3: Chọn văn bản hoặc phần tin nhắn trực tiếp trong cửa sổ trình duyệt.
Bước 4: Đi tính năng In trình duyệt hoặc nhấp chuột phải trên phần chọn chọn In.
Bước 5: Dưới Phạm vi Trang > nhấp Lựa chọn > Rồi nhấp In.
Đây có thể là thói quen hữu ích tiết kiệm giấy mực khi chỉ muốn lưu phần email không phải toàn bộ.
Cách In Email Từ iPhone Hoặc Android?
Máy tính để bàn gắn máy in nên in chỉ vài cú nhấp. Nhưng in từ điện thoại thì sao?
Bạn dùng In PDF lưu tài liệu dạng file PDF trên điện thoại cho đến khi có máy in.
Người dùng Android và iPhone, bất kỳ trình duyệt di động nào giúp in tin nhắn email. Dịch vụ AirPrint của Apple là giải pháp không dây loại bỏ cài driver. Tương tự Cloud Print của Google cho Android. Cả hai giúp in email, tài liệu, ảnh từ bất đâu.
Ở Đâu Khác Có Thể In Tài Liệu Từ Email?
Máy tính, thiết bị di động, máy in của mình tiện lợi. Nhưng khi đi ngoài không có máy in?
Không vấn đề trong thế giới siêu kết nối ngày nay. Cửa hàng văn phòng phòng, thư viện công cộng, trung tâm dịch vụ kinh doanh, khách sạn, nhà hàng là nguồn. Thậm chí FedEx và UPS cung cấp dịch vụ in và sao chép cho cá nhân, doanh nghiệp nhỏ, lớn.
Gõ "nơi in gần tôi" trên Google Maps ra nhiều lựa chọn hơn. Nhiều nơi tìm máy in khi ra khỏi nhà. Nếu tất cả thất bại, cậy lòng tốt người lạ.
Khi Nào Nên In Gì Từ Email?
Chiến dịch Nghĩ Trước Khi In xuất hiện vài năm trước. Ý thức sinh thái hy vọng tốt hơn. Thói quen in bền vững (in hai mặt) và sản phẩm (giấy tái chế, tiết kiệm điện) đã cải thiện.
Cũng, ứng dụng email cung cấp lưu trữ đám mây và quản lý hộp thư hào phóng. Áp dụng thực tiễn tốt nhất tổ chức email và mọi mẩu dữ liệu truy cập trên mọi thiết bị.
Vậy in email khi thực sự cần. Còn lại, dùng In PDF từ bất đâu lưu đám mây hoặc xuất ra ghi chú như Evernote hoặc OneNote.