Cách trích xuất địa chỉ Email từ tài liệu Word

Dưới đây là hướng dẫn trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu Word trên Windows 11/10. Nếu bạn có tài liệu Word (DOC, DOCX) chứa nhiều địa chỉ email và muốn sử dụng chúng cho bất kỳ mục đích nào, việc tìm kiếm thủ công sẽ rất tốn thời gian. Giải pháp dễ dàng hơn là trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu rồi sử dụng theo ý muốn. Bạn không cần phần mềm bên thứ ba để làm điều này. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn hai thủ thuật đơn giản để trích xuất địa chỉ email từ tài liệu Word ngay trong ứng dụng Microsoft Word. Hãy cùng tìm hiểu các phương pháp ngay!

Cách trích xuất địa chỉ Email từ tài liệu Word

Dưới đây là hai phương pháp để trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu Word trên Windows 11/10:

1. Trích xuất địa chỉ email bằng tùy chọn Tìm kiếm nâng cao (Advanced Find) trong MS Word.
2. Sử dụng mã VBA để trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu Word.

Hãy cùng chi tiết hóa các phương pháp này!

1. Trích xuất địa chỉ email bằng Tìm kiếm nâng cao trong MS Word

Bạn có thể sử dụng tùy chọn Tìm kiếm nâng cao / Tìm và thay thế trong Microsoft Word để trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu Word. Các bước chính như sau:

1. Khởi động Microsoft Word.
2. Mở tài liệu Word chứa địa chỉ email.
3. Chuyển đến Tìm > Tìm kiếm nâng cao (Advanced Find).
4. Nhập chuỗi ký tự vào ô Tìm gì (Find what).
5. Bật tùy chọn Sử dụng ký tự đại diện (Use wildcards).
6. Nhấn vào Tìm trong (Find In) > Tài liệu chính (Main Document).
7. Quay lại tài liệu chính và sử dụng tùy chọn Sao chép (Copy).
8. Tạo tài liệu trống mới và dán các địa chỉ email đã sao chép.

Hãy cùng đi sâu vào các bước này!

Trước tiên, chạy ứng dụng Microsoft Word trên máy tính và nhập tài liệu Word chứa các địa chỉ email bạn muốn trích xuất.

Trong tab Trang chủ (Home), vào phần Chỉnh sửa (Editing) và nhấp vào nút thả xuống Tìm (Find). Chọn Tìm kiếm nâng cao (Advanced Find). Hộp thoại Tìm và Thay thế (Find and Replace) sẽ hiện ra.

Trong hộp thoại Tìm và Thay thế, tại tab Tìm, nhập chuỗi [A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,} vào trường Tìm gì (Find what).

Sau đó, nhấn nút Mở rộng (More) để hiển thị các tùy chọn bổ sung.

Tiếp theo, tích vào ô Sử dụng ký tự đại diện (Use wildcards).

Sau đó, nhấp vào nút thả xuống Tìm trong (Find In) và chọn Tài liệu chính (Main Document).

Lúc này, tất cả địa chỉ email sẽ được làm nổi bật và chọn trong tài liệu Word gốc, như ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bây giờ, nhấp vào nút Sao chép (Copy) trong tab Trang chủ (Home). Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C. Tất cả địa chỉ email sẽ được sao chép vào clipboard.

Tiếp theo, tạo tài liệu Word trống mới hoặc mở Notepad và dán các địa chỉ email đã sao chép bằng Ctrl + V.

Bạn có thể lưu tài liệu chứa các địa chỉ email đã trích xuất và sử dụng chúng theo ý muốn.

Đọc thêm: Cách tắt màn hình chào (Splash Screen) trong các chương trình Office.

2. Sử dụng mã VBA để trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu Word

Bạn cũng có thể dùng mã Visual Basic for Applications (VBA) đơn giản để trích xuất tất cả địa chỉ email từ tài liệu Word. Các bước chính:

1. Mở ứng dụng Word và nhập tài liệu nguồn.
2. Khởi chạy Trình soạn thảo VBA (VBA Editor).
3. Chèn một mô-đun (Module) mới.
4. Nhập mã VBA để trích xuất địa chỉ email.
5. Chạy mã VBA để trích xuất tất cả địa chỉ email.

Trước tiên, mở ứng dụng Word và nhập tài liệu Word đầu vào mà bạn muốn trích xuất địa chỉ email.

Mở Trình soạn thảo VBA bằng tổ hợp phím Alt + F11. Nếu bạn đã bật tab Nhà phát triển (Developer) trên thanh Ribbon, có thể vào tab Developer và nhấp Visual Basic để mở VBA Editor.

Trong cửa sổ VBA Editor, vào menu Chèn (Insert) và chọn Mô-đun (Module).

Sau đó, tại khu vực bên phải, nhập mã VBA dưới đây vào cửa sổ soạn thảo:

Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument()
Dim strEmailAddresses As String
' Trích xuất tất cả địa chỉ email trong tài liệu.
With ActiveDocument.Range
With .Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Text = "[A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,}"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchByte = False
.MatchAllWordForms = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchWildcards = True
.Execute
End With
Do While .Find.Found
strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";"
.Collapse wdCollapseEnd
.Find.Execute
Loop
End With
' Mở tài liệu mới để dán địa chỉ email.
If strEmailAddresses <> "" Then
Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses
End If
End Sub

Sau đó, vào menu Chạy (Run) và chọn Chạy Macro (Run Macros) hoặc nhấn phím F5. Cửa sổ Macro sẽ hiện ra, chọn macro vừa tạo và nhấn nút Chạy (Run).

Khi nhấn Run, một tài liệu Word mới sẽ mở ra chứa tất cả địa chỉ email đã trích xuất từ tài liệu gốc.

Bạn chỉ cần lưu tài liệu này và sử dụng các địa chỉ email theo nhu cầu.

Vì Microsoft Word hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu, các phương pháp trích xuất email này cũng áp dụng được cho tài liệu không phải Word như XML, ODT, v.v.

Đọc ngay: Trích xuất địa chỉ email bằng Easy Email Extractor.