Microsoft Word được cài đặt sẵn nhiều tính năng cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu của mình. Một trong những tính năng đó cho phép bạn hạn chế chỉnh sửa trong Word. Khi bạn bật tính năng này, tính năng này sẽ ngăn không cho bất kỳ ai có thể xóa hoặc thêm nội dung vào tài liệu của bạn, do đó làm cho chúng vẫn nguyên vẹn.
Có nhiều cách để áp dụng các hạn chế cho tài liệu của bạn và bạn có thể sử dụng những gì phù hợp với tình huống của mình. Ví dụ:bạn có thể bật hạn chế định dạng nếu bạn không muốn bất kỳ ai thay đổi định dạng của tài liệu.
Hạn chế chỉnh sửa trong Word
Bạn có thể hạn chế chỉnh sửa cho cả tài liệu hiện có cũng như tài liệu mới trong Word. Miễn là bạn có thể mở tài liệu bằng ứng dụng, bạn có thể áp dụng các hạn chế cho tài liệu đó.
- Nhấp đúp vào tài liệu của bạn và nó sẽ mở trong ứng dụng Word.
- Nhấp vào tab có nội dung Đánh giá ở trên cùng để tìm tùy chọn hạn chế mà bạn đang tìm kiếm.
- Trên màn hình sau, nhấp vào Bảo vệ và chọn Hạn chế chỉnh sửa để truy cập tùy chọn hạn chế.
- Bạn sẽ thấy một ngăn mới xuất hiện ở phía bên phải của màn hình. Nó cho phép bạn áp dụng nhiều loại hạn chế khác nhau cho tài liệu của mình. Bắt đầu bằng cách bật Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu và nhấp vào Cài đặt .
- Một hộp sẽ mở ra trên màn hình của bạn. Tại đây, bạn có thể chỉ định kiểu định dạng nào được phép cho tài liệu của mình trong khi hạn chế các kiểu định dạng khác. Đánh dấu chọn những cái bạn muốn giữ lại.
Bạn có thể nhấp vào Tất cả để chọn tất cả các tùy chọn định dạng hoặc Không có để chọn không ai trong số họ. Cuối cùng, nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
- Loại hạn chế thứ hai mà bạn có thể áp dụng là hạn chế chỉnh sửa. Bật hộp có nội dung Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và sau đó chọn một trong bốn tùy chọn được cung cấp trong trình đơn thả xuống.
Nếu bạn muốn hạn chế tất cả các thay đổi, hãy chọn tùy chọn Không có thay đổi (Chỉ đọc) từ menu.
- Word cung cấp cho bạn một tùy chọn mà bạn có thể cho phép một số người nhất định chỉnh sửa tài liệu của mình ngay cả khi nó bị hạn chế. Để sử dụng nó, hãy chọn phần tài liệu mà bạn muốn giữ để có thể chỉnh sửa cho những người dùng đã chọn.
- Nhấp vào Nhiều người dùng hơn trong Ngoại lệ (tùy chọn) trên ngăn bên tay phải để chọn những người dùng được phép chỉnh sửa tài liệu.
- Nhập tên người dùng bạn muốn cho phép chỉnh sửa tài liệu của mình và nhấp vào OK .
- Đánh dấu chọn tên người dùng bạn vừa thêm trong ngăn bên phải.
- Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ để bắt đầu áp dụng các hạn chế cho tài liệu của bạn.
- Nó sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu để bảo vệ. Bạn có thể sử dụng mật khẩu này để xóa các hạn chế chỉnh sửa khỏi tài liệu sau này. Nhập mật khẩu mạnh và nhấp vào OK .
Nếu bất kỳ ai cố gắng thực hiện thay đổi đối với tài liệu, Word sẽ ngăn họ làm như vậy và một thông báo sẽ xuất hiện ở phía dưới cho họ biết tài liệu đã được bảo vệ.
Tìm các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu
Nếu bạn gặp một tài liệu bị hạn chế nhưng bạn biết rằng phải có những phần trong đó mà bạn có thể chỉnh sửa, Word sẽ cho phép bạn tìm thấy những phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu được bảo vệ một cách khá dễ dàng.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu của mình bằng một vài cú nhấp chuột.
- Khởi chạy tài liệu của bạn trong Word ứng dụng.
- Nhấp vào Đánh giá ở trên cùng.
- Chọn tùy chọn có nội dung Bảo vệ và chọn Hạn chế chỉnh sửa .
- Bạn sẽ thấy ba tùy chọn trên màn hình của mình, tất cả đều được mô tả bên dưới.
Tìm khu vực tiếp theo mà tôi có thể chỉnh sửa - nó tìm thấy phần có thể chỉnh sửa tiếp theo trong tài liệu của bạn.
Hiển thị tất cả các khu vực tôi có thể chỉnh sửa - nó sẽ hiển thị tất cả các phần có thể được chỉnh sửa trong tài liệu của bạn.
Đánh dấu các vùng tôi có thể chỉnh sửa - nếu bạn đánh dấu chọn vào mục này, tất cả các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu của bạn sẽ được đánh dấu.
- Bạn có thể bắt đầu thực hiện các thay đổi đối với các khu vực có thể chỉnh sửa ngay bây giờ.
Xóa Hạn chế Chỉnh sửa Trong Word
Nếu bạn không muốn hạn chế chỉnh sửa trong Word nữa, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách sử dụng cùng một tùy chọn mà bạn đã sử dụng để áp dụng các hạn chế.
- Mở tài liệu bị hạn chế của bạn trong Word ứng dụng.
- Nhấp vào Đánh giá ở trên cùng.
- Chọn Bảo vệ tiếp theo là Hạn chế chỉnh sửa trên màn hình sau.
- Trên ngăn bên phải, ở cuối màn hình, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn có nội dung Dừng bảo vệ . Nhấp vào nó để xóa các hạn chế khỏi tài liệu của bạn.
- Nó sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu của mình. Làm như vậy và nhấp vào OK .
- Các hạn chế sẽ được loại bỏ và bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.
Cách hạn chế chỉnh sửa trong Word với mật khẩu &chế độ chỉ đọc
Tính năng trên là một cách tuyệt vời để hạn chế mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, nó hơi quá phức tạp và đòi hỏi bạn phải trải qua khoảng chục bước.
Một cách khác để hạn chế chỉnh sửa trong Word là đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn. Bạn có thể thêm mật khẩu và tài liệu của bạn sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mỗi khi bạn mở. Bạn có thể kết hợp nó với chế độ chỉ đọc và bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết tài liệu chỉ được dùng để đọc ngay cả khi nhập đúng mật khẩu.
- Khởi chạy tài liệu của bạn trong Word ứng dụng.
- Nhấp vào Tệp ở trên cùng.
- Một số tùy chọn sẽ xuất hiện trong thanh bên trái. Nhấp vào một cái có nội dung Thông tin để mở bảng thông tin.
- Trên màn hình sau, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống nhỏ trong Bảo vệ tài liệu .
- Chọn Luôn mở Chỉ đọc từ các tùy chọn có sẵn trên màn hình của bạn.
- Bây giờ Word sẽ luôn mở tài liệu cụ thể này ở chế độ chỉ đọc. Bạn sẽ thấy thông báo xác nhận cho điều tương tự trên màn hình của mình.
- Đã đến lúc khóa tài liệu của bạn bằng mật khẩu. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Bảo vệ tài liệu và chọn Mã hóa bằng mật khẩu .
- Nhập mật khẩu bạn muốn bảo vệ tài liệu của mình và nhấp vào OK .
- Nó sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu của mình. Làm như vậy và nhấn OK .
- Tài liệu của bạn hiện đã được bảo vệ bằng mật khẩu và nó sẽ chỉ mở nếu bạn nhập đúng mật khẩu.
- Nếu bạn cần tắt bảo vệ, hãy quay lại Thông tin tương tự , nhấp vào Bảo vệ tài liệu và chọn Luôn mở chỉ đọc .
- Nhấp vào Bảo vệ tài liệu một lần nữa và chọn Mã hóa bằng mật khẩu .
- Xóa mọi thứ khỏi Mật khẩu và nhấp vào OK . Nó sẽ xóa bảo vệ bằng mật khẩu khỏi tài liệu của bạn.
Không khuyến khích chỉnh sửa bằng cách đánh dấu tài liệu là cuối cùng
Word có một tính năng cho phép bạn đánh dấu một tài liệu là cuối cùng. Khi bạn làm điều đó, tài liệu của bạn được coi là phiên bản cuối cùng và không được phép thực hiện thêm thay đổi nào đối với tài liệu đó.
Nếu người dùng mở tài liệu, họ sẽ thấy cảnh báo cho biết tài liệu đã được đánh dấu là cuối cùng. Nếu họ vẫn muốn tiếp tục và chỉnh sửa tài liệu, họ có thể nhấp vào một tùy chọn để thực hiện.
Tùy chọn này chỉ để ngăn cản mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn và nó không thực sự hạn chế việc chỉnh sửa trong Word.
- Khi tài liệu của bạn đang mở trong Word, hãy nhấp vào Tệp ở trên cùng.
- Chọn Thông tin từ các tùy chọn có sẵn trong thanh bên trái.
- Nhấp vào Bảo vệ tài liệu trên menu bên phải và chọn Đánh dấu là cuối cùng .
- Bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được lưu. Nhấp vào OK để tiếp tục.
- Bạn sẽ thấy một lời nhắc khác trên màn hình của mình mô tả việc đánh dấu là ý nghĩa cuối cùng. Nhấp vào OK để tiếp tục.
- Lần tiếp theo khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy thông báo cho biết tài liệu đã hoàn tất. Nếu bạn cần chỉnh sửa, hãy nhấp vào nút Vẫn chỉnh sửa nút.
- Để xóa thẻ cuối cùng khỏi tài liệu của bạn, hãy quay lại cùng một Thông tin , nhấp vào Bảo vệ tài liệu và chọn Đánh dấu là cuối cùng tùy chọn.
Tắt chỉnh sửa trong tài liệu không có Word
Nếu bạn không muốn sử dụng Word để bật các hạn chế vì lý do nào đó, có một phương pháp không yêu cầu. Nó sử dụng một trong các tùy chọn trong File Explorer để ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn.
- Định vị tài liệu Word của bạn bằng File Explorer nhưng đừng mở nó.
- Nhấp chuột phải vào tệp của bạn và chọn Thuộc tính .
- Nhấp vào Chung ở trên cùng nếu bạn chưa ở đó.
- Bạn sẽ thấy một hộp kiểm được gắn nhãn là Chỉ đọc . Đánh dấu vào ô và nhấp vào Áp dụng tiếp theo là OK .
File Explorer đã đặt tệp của bạn ở chế độ chỉ đọc, nghĩa là mọi người có thể đọc nhưng không thể chỉnh sửa.
Bạn có hạn chế chỉnh sửa trong tài liệu Word của mình không? Nếu vậy, bạn sử dụng những phương pháp nào? Hãy cho chúng tôi và độc giả của chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.