Microsoft Word đi kèm sẵn nhiều tính năng để tạo và chỉnh sửa tài liệu. Một trong những tính năng đó cho phép bạn hạn chế chỉnh sửa trong Word. Khi bật tính năng, nó ngăn chặn bất kỳ ai xóa hoặc thêm nội dung vào tài liệu, giúp chúng vẫn nguyên vẹn.
Có nhiều cách áp dụng hạn chế cho tài liệu và bạn có thể dùng cách phù hợp với tình huống. Ví dụ, bạn có thể bật hạn chế định dạng nếu không muốn ai thay đổi định dạng tài liệu.
Hạn Chỉnh Sửa Trong Word
Bạn có thể hạn chế chỉnh sửa cho cả tài liệu hiện có và mới trong Word. Miễn là bạn mở được tài liệu với ứng dụng, bạn có thể áp dụng hạn chế.
- Nhấp đúp vào tài liệu và nó sẽ mở trong ứng dụng Word.
- Nhấp vào thẻ nói Review (Xem xét) ở trên cùng để tìm tùy chọn hạn chế bạn tìm kiếm.
- Trên màn hình sau, nhấp vào Protect (Bảo vệ) và chọn Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa) để truy cập tùy chọn hạn chế.
- Bạn sẽ thấy khung mới xuất hiện bên phải màn hình. Nó cho phép áp dụng các loại hạn chế khác nhau cho tài liệu. Bắt đầu bằng cách bật tùy chọn Limit formatting to a selection of styles (Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu) và nhấp Settings (Cài đặt).
- Một hộp sẽ mở. Tại đây, bạn chỉ định kiểu định dạng nào được phép cho tài liệu trong khi hạn chế các kiểu khác. Tích chọn những cái bạn muốn giữ.
Bạn có thể nhấp All (Tất cả) để chọn tất cả tùy chọn định dạng hoặc None (Không) để không chọn cái nào. Cuối cùng, nhấp OK để lưu thay đổi. - Loại hạn chế thứ hai bạn có thể áp dụng là hạn chế chỉnh sửa. Bật hộp nói Allow only this type of editing in the document (Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu) và chọn một trong bốn tùy chọn trong menu thả xuống.
Nếu muốn hạn chế tất cả thay đổi, chọn tùy chọn No changes (Read only) (Không thay đổi - Chỉ đọc) từ menu. - Word cho phép tùy chọn nơi bạn cho phép người nhất định chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi đã bị hạn chế. Để dùng, chọn phần tài liệu bạn muốn giữ khả năng chỉnh sửa cho người dùng đã chọn.
- Nhấp More users (Nhiều người dùng hơn) dưới Exceptions (optional) (Ngoại lệ - tùy chọn) ở khung bên phải để chọn người được phép chỉnh sửa tài liệu.
- Nhập tên người dùng muốn cho phép chỉnh sửa tài liệu và nhấp OK.
- Tích chọn tên người dùng vừa thêm ở khung bên phải.
- Nhấp Yes, Start Enforcing Protection (Có, bắt đầu thực thi bảo vệ) để bắt đầu áp dụng hạn chế cho tài liệu.
- Nó sẽ nhắc nhập mật khẩu bảo vệ. Bạn dùng mật khẩu này để sau này gỡ bỏ hạn chế chỉnh sửa. Nhập mật khẩu mạnh và nhấp OK.
Nếu ai đó cố gắng thay đổi tài liệu, Word sẽ ngăn chặn và thông báo sẽ xuất hiện ở dưới cho họ biết tài liệu được bảo vệ.
Tìm Phần Có Thể Chỉnh Sửa Trong Tài Liệu
Nếu bạn gặp tài liệu bị hạn chế nhưng biết nên có phần bạn có thể chỉnh sửa, Word cho phép tìm phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu được bảo vệ dễ dàng.
Bạn có thể dễ dàng tìm tất cả phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu với vài cú nhấp.
- Mở tài liệu trong ứng dụng Word.
- Nhấp vào thẻ Review ở trên cùng.
- Chọn tùy chọn nói Protect và chọn Restrict Editing.
- Bạn sẽ thấy ba tùy chọn trên màn hình, tất cả được mô tả dưới.
Find Next Region I Can Edit (Tìm vùng tiếp theo tôi có thể chỉnh sửa) – tìm phần có thể chỉnh sửa tiếp theo trong tài liệu.
Show All Regions I Can Edit (Hiển thị tất cả vùng tôi có thể chỉnh sửa) – hiển thị tất cả phần trong tài liệu có thể chỉnh sửa.
Highlight the regions I can edit (Làm nổi bật vùng tôi có thể chỉnh sửa) – nếu tích chọn, tất cả phần có thể chỉnh sửa sẽ được làm nổi bật. - Bây giờ bạn có thể bắt đầu thay đổi các vùng có thể chỉnh sửa.
Gỡ Bỏ Hạn Chỉnh Sửa Trong Word
Nếu bạn không còn muốn hạn chế chỉnh sửa trong Word, bạn có thể làm bằng cùng tùy chọn dùng để áp dụng hạn chế.
- Mở tài liệu bị hạn chế trong ứng dụng Word.
- Nhấp vào tùy chọn Review ở trên cùng.
- Chọn Protect theo sau Restrict Editing trên màn hình sau.
- Ở khung bên phải, ở ngay dưới cùng màn hình, bạn sẽ thấy tùy chọn nói Stop Protection (Dừng bảo vệ). Nhấp vào nó để gỡ bỏ hạn chế khỏi tài liệu.
- Nó sẽ yêu cầu nhập mật khẩu. Làm vậy và nhấp OK.
- Hạn chế sẽ bị gỡ bỏ và bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.
Cách Hạn Chỉnh Sửa Trong Word Với Mật Khẩu & Chế Độ Chỉ Đọc (Read-Only)
Tính năng trên là cách tuyệt vời để hạn chế người khác chỉnh sửa tài liệu. Nhưng như bạn thấy, nó hơi phức tạp và yêu cầu qua khoảng chục bước.
Cách khác để hạn chế chỉnh sửa trong Word là bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu. Bạn thêm mật khẩu và tài liệu sẽ nhắc mỗi khi mở. Bạn kết hợp với chế độ chỉ đọc và sẽ nhận thông báo tài liệu chỉ để đọc ngay cả sau khi nhập đúng mật khẩu.
- Mở tài liệu trong ứng dụng Word.
- Nhấp vào menu File ở trên cùng.
- Một vài tùy chọn xuất hiện thanh bên trái. Nhấp vào cái nói Info (Thông tin) để mở bảng thông tin.
- Trên màn hình sau, nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ xuống dưới Protect Document (Bảo vệ tài liệu).
- Chọn Always Open Read-Only (Luôn mở chỉ đọc) từ các tùy chọn.
- Word sẽ luôn mở tài liệu cụ thể này ở chế độ chỉ đọc. Bạn sẽ thấy thông báo xác nhận trên màn hình.
- Đến lúc khóa tài liệu bằng mật khẩu. Làm vậy, nhấp vào tùy chọn Protect Document và chọn Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu).
- Nhập mật khẩu muốn bảo vệ tài liệu và nhấp OK.
- Nó sẽ yêu cầu nhập lại mật khẩu. Làm vậy và nhấp OK.
- Tài liệu bây giờ được bảo vệ bằng mật khẩu và chỉ mở nếu nhập đúng mật khẩu.
- Nếu cần tắt bảo vệ, quay lại menu Info, nhấp Protect Document, chọn Always Open Read-Only.
- Nhấp Protect Document lại và chọn Encrypt with Password.
- Xóa mọi thứ khỏi trường Password và nhấp OK. Nó sẽ gỡ bảo vệ mật khẩu khỏi tài liệu.
Ngăn Chặn Chỉnh Sửa Bằng Cách Đánh Dấu Tài Liệu Là Hoàn Thiện (Final)
Word có tính năng cho phép đánh dấu tài liệu là hoàn thiện (Final). Khi làm vậy, tài liệu được coi là phiên bản cuối và không cho phép thay đổi thêm.
Nếu người dùng mở tài liệu, họ sẽ thấy cảnh báo tài liệu đã được đánh dấu hoàn thiện. Nếu họ vẫn muốn tiến hành chỉnh sửa, họ có thể nhấp tùy chọn để làm.
Tùy chọn này chỉ để ngăn cản mọi người chỉnh sửa tài liệu và nó không thực sự hạn chế chỉnh sửa trong Word.
- Khi tài liệu mở trong Word, nhấp tùy chọn File ở trên cùng.
- Chọn Info từ các tùy chọn thanh bên trái.
- Nhấp Protect Document ở menu bên phải và chọn Mark as Final (Đánh dấu hoàn thiện).
- Bạn nhận lời nhắc tài liệu sẽ được đánh dấu hoàn thiện và lưu. Nhấp OK để tiếp tục.
- Bạn thấy lời nhắc khác mô tả ý nghĩa đánh dấu hoàn thiện. Nhấp OK để tiếp tục.
- Lần sau mở tài liệu, bạn thấy thông báo tài liệu hoàn thiện. Nếu cần chỉnh sửa, nhấp nút Edit Anyway (Chỉnh sửa tuy vậy).
- Để gỡ thẻ hoàn thiện, quay lại menu Info, nhấp Protect Document, chọn Mark as Final.
Vô Hiệu Hóa Chỉnh Sửa Trong Tài Liệu Không Dùng Word
Nếu không muốn dùng Word để bật hạn chế vì lý do gì, có phương pháp không yêu cầu Word. Nó dùng tùy chọn trong File Explorer để ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu.
- Tìm tài liệu Word bằng File Explorer nhưng không mở.
- Chuột phải file và chọn Properties (Thuộc tính).
- Nhấp General (Chung) ở trên nếu chưa ở đó.
- Bạn thấy hộp tích có nhãn Read-only (Chỉ đọc). Tích hộp và nhấp Apply (Áp dụng) theo sau OK.
File Explorer đã làm file chỉ đọc nghĩa là mọi người có thể đọc nhưng không chỉnh sửa.
Bạn có hạn chế chỉnh sửa tài liệu Word? Nếu có, bạn dùng phương pháp nào? Hãy cho chúng tôi và người đọc biết trong bình luận bên dưới.