Word có hai tính năng thực sự hữu ích mà hầu như không ai sử dụng: So sánh tài liệu và Kết hợp tài liệu . Như tên gọi của chúng, các tính năng cho phép bạn so sánh hai tài liệu Word với nhau hoặc kết hợp hai tài liệu với nhau.
Vậy khi nào bạn cần sử dụng cái này? Chà, nếu bạn giống tôi, bạn có thể có 20 phiên bản sơ yếu lý lịch khác nhau được lưu ở nhiều nơi khác nhau trong nhiều năm. Đôi khi tôi sửa đổi một chút sơ yếu lý lịch cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh một kỹ năng cụ thể hoặc đôi khi tôi đã thêm nội dung và chỉ lưu một bản sao mới.
Dù sao, sẽ rất tuyệt nếu nhanh chóng nhận ra sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch mới nhất của tôi và những sơ yếu lý lịch cũ hơn để xem liệu có điều gì tôi nên thêm vào hồ sơ mới nhất hoặc có thể loại bỏ. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng hai tính năng này để nhanh chóng tìm ra sự khác biệt giữa hai tài liệu và hợp nhất chúng nếu bạn muốn.
So sánh &Kết hợp Tài liệu
Trong ví dụ của tôi, tôi muốn xem sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch cũ của tôi được viết vào năm 2007 và bản lý lịch mới nhất được cập nhật vào năm 2013. Để thực hiện việc này, hãy mở Word, nhấp vào Xem lại rồi nhấp vào So sánh .
Thao tác này sẽ hiển thị So sánh tài liệu hộp thoại nơi bạn cần chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy một loạt các cài đặt so sánh mà bạn có thể chọn tất cả. Theo mặc định, nó cũng sẽ hiển thị tất cả các thay đổi trong tài liệu mới, điều này tốt hơn là làm rối tung các tài liệu gốc hoặc tài liệu đã sửa đổi của bạn.
Một tài liệu mới sẽ mở ra với một số phần khác nhau:danh sách các bản sửa đổi có thể cuộn ở ngoài cùng bên trái, tài liệu kết hợp hiển thị tất cả các thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở phía bên phải. Hãy xem xét kỹ hơn từng phần.
Như bạn có thể thấy ở đây, tôi đã xóa một vài thứ và chèn một vài dòng văn bản khác. Nếu bạn nhấp đúp vào bất kỳ tiêu đề nào ( Đã chèn Aseem Kishore hoặc Aseem Kishore đã bị xóa ), nó sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí chính xác đó trong tài liệu.
Ở trung tâm, bạn sẽ thấy những bản sửa đổi này với nhiều màu sắc khác nhau. Theo mặc định, bất kỳ thứ gì có gạch ngang là những gì đã bị xóa và bất kỳ thứ gì có màu đỏ và gạch chân là những gì đã được thêm vào tài liệu sửa đổi. Bất cứ thứ gì có màu xanh lá cây đã được di chuyển xung quanh. Nơi nó được chuyển đến sẽ có màu xanh lục gạch ngang kép và nơi nó được chuyển đến sẽ có màu xanh lục gạch chân kép như được hiển thị ở đây:
Cuối cùng, ở phía bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc ở trên cùng và tài liệu đã sửa đổi ở dưới. Khi bạn cuộn tài liệu trên cùng, tài liệu dưới cùng sẽ theo sau để chúng được đồng bộ hóa. Tuy nhiên, bạn có thể cuộn màn hình dưới cùng một cách độc lập với màn hình trên cùng.
Ngoài chế độ xem này, bạn cũng có thể xóa cả tài liệu nguồn khỏi ngăn bên phải và thay vào đó hiển thị hộp chú giải để dễ dàng xem các thay đổi. Để xem ý tôi là gì, hãy tiếp tục và nhấp vào nút So sánh một lần nữa, sau đó vào Hiển thị tài liệu nguồn và cuối cùng nhấp vào Ẩn tài liệu nguồn .
Bây giờ, hãy nhấp vào nút Hiển thị đánh dấu bên dưới Theo dõi và nhấp vào Bóng bay và sau đó Hiển thị bản sửa đổi trong bóng bay .
Ở phía bên phải của tài liệu, bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các bản sửa đổi với các dòng đến từ tài liệu. Điều này có thể giúp bạn xem tất cả các thay đổi dễ dàng hơn nếu bạn có nhiều thay đổi.
Lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn xem sự khác biệt giữa các tài liệu, thì bạn thực sự không phải làm bất cứ điều gì khác. Nếu bạn muốn tạo tài liệu cuối cùng từ hai tài liệu này, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thay đổi nào và chọn Chấp nhận hoặc Từ chối .
Sau khi hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện. Kết hợp tài liệu hoàn toàn giống với So sánh. Nếu bạn chọn Kết hợp, bạn sẽ nhận được cùng một hộp thoại nơi bạn phải chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ nhận được bố cục giống như trước đây, nơi bạn thấy các thay đổi kết hợp ở giữa. Một lần nữa, văn bản gạch ngang bị xóa, văn bản gạch chân màu đỏ được thêm vào và văn bản màu xanh lá cây đã được di chuyển. Chỉ cần nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Khi bạn hoàn tất, hãy lưu tài liệu kết hợp mới.
Nhìn chung, những điều này thực sự hữu ích khi bạn có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu hoặc khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu Word và bạn kết thúc với nhiều tài liệu để kết hợp thành một. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Hãy tận hưởng!