Word có hai tính năng thực sự hữu ích mà hầu như không ai dùng: Compare Documents (So sánh tài liệu) và Combine Documents (Kết hợp tài liệu). Như tên gọi cho thấy, các tính năng cho phép bạn so sánh hai tài liệu Word với nhau hoặc kết hợp hai tài liệu lại với nhau.
Vậy khi nào bạn cần dùng đến đây? Nếu bạn như tôi, bạn có thể có 20 phiên bản khác nhau của CV lưu ở nhiều nơi qua nhiều năm. Đôi khi tôi sửa CV một chút cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh kỹ năng đặc biệt hoặc đôi khi tôi thêm thứ gì đó và lưu bản sao mới.
Dù sao, sẽ tốt nếu nhanh chóng thấy sự khác biệt giữa CV mới nhất và các bản cũ để xem có thứ gì nên thêm vào bản mới hoặc có thể bỏ. Trong bài này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách dùng hai tính năng này để nhanh chóng tìm khác biệt giữa hai tài liệu và hợp nhất chúng nếu thích.
So sánh & Kết hợp tài liệu
Trong ví dụ của tôi, tôi muốn xem khác biệt giữa CV cũ viết năm 2007 và bản mới cập nhật năm 2013. Để làm vậy, mở Word, nhấp tab Review (Xem lại) rồi nhấp Compare (So sánh).
Điều này sẽ mở hộp thoại Compare Documents nơi bạn cần chọn tài liệu gốc (original document) và tài liệu đã sửa đổi (revised document).
Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy một loạt cài đặt so sánh, bạn có thể để tất cả được tích. Mặc định, nó cũng sẽ hiển thị tất cả thay đổi trong tài liệu mới, tốt hơn là làm rối tài liệu gốc hoặc đã sửa.
Một tài liệu mới sẽ mở với một vài phần khác nhau: danh sách sửa đổi có thể cuộn ở bên trái xa, tài liệu kết hợp hiển thị tất cả thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở bên phải. Hãy xem kỹ từng phần.
Như bạn thấy ở đây, tôi đã xóa một vài thứ và chèn thêm vài dòng văn bản. Nếu bạn nhấp đúp vào bất kỳ tiêu đề nào (Aseem Kishore Inserted hoặc Aseem Kishore Deleted), nó sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí chính xác trong tài liệu.
Ở giữa, bạn sẽ thấy các sửa đổi với nhiều màu. Mặc định, bất cứ thứ gì có gạch ngang (strike-through) là đã bị xóa và bất cứ thứ gì màu đỏ và gạch dưới là đã được thêm vào tài liệu đã sửa. Bất cứ thứ gì màu xanh đã được di chuyển. Nơi nó được di chuyển từ sẽ có gạch ngang kép xanh và nơi nó được di chuyển đến sẽ có gạch dưới kép xanh như hình:
Cuối cùng, ở bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc ở trên và tài liệu đã sửa dưới. Khi bạn cuộn tài liệu trên, tài liệu dưới theo dõi để chúng đồng bộ. Bạn có thể cuộn tài liệu dưới độc lập với màn hình trên.
Ngoài khung nhìn này, bạn cũng có thể loại bỏ cả hai tài liệu nguồn khỏi khung bên phải và thay vào đó hiển thị bóng chú thích (balloons) để dễ dàng thấy thay đổi. Để thấy điều này, nhấp nút Compare lại, rồi Show Source Documents (Hiển thị tài liệu nguồn) và cuối cùng nhấp Hide Source Documents (Ẩn tài liệu nguồn).
Bây giờ nhấp nút Show Markup (Hiển thị đánh dấu) dưới Tracking (Theo dõi) và nhấp Balloons (Bóng chú thích) rồi Show Revisions in Balloons (Hiển thị sửa đổi trong bóng chú thích).
Ở bên phải tài liệu, bạn sẽ thấy tất cả sửa đổi với đường kẻ nối từ tài liệu. Điều này có thể làm cho việc thấy tất cả thay đổi dễ dàng hơn nếu bạn có nhiều thay đổi.
Lưu ý nếu bạn chỉ muốn thấy khác biệt giữa tài liệu, bạn thực sự không phải làm gì thêm. Nếu bạn muốn tạo tài liệu cuối cùng từ hai tài liệu này, bạn có thể chuột phải vào bất kỳ thay đổi nào và chọn Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối).
Khi bạn xong, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả thay đổi bạn làm. Combine Documents (Kết hợp tài liệu) gần như giống hệt Compare. Nếu bạn chọn Combine, bạn sẽ có cùng hộp thoại nơi bạn chọn tài liệu gốc và đã sửa.
Khi bạn làm vậy, bạn sẽ có cùng bố cục như trước nơi thấy thay đổi kết hợp ở giữa. Lại lần nữa, văn bản gạch ngang là đã xóa, văn bản đỏ gạch dưới là đã thêm và văn bản xanh đã được di chuyển. Chỉ chuột phải vào mỗi thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối. Khi xong, lưu tài liệu kết hợp mới.
Tóm lại, đây thực sự hữu ích khi bạn có nhiều phiên bản cùng một tài liệu hoặc khi vài người chỉnh sửa một tài liệu Word và bạn kết thúc với nhiều tài liệu cần gộp thành một. Nếu bạn có câu hỏi, thoải mái bình luận. Thưởng thức!