Microsoft Word dùng tạo nhiều loại tài liệu cho cá nhân và văn phòng. Tuy nhiên, tài liệu thường được tạo và sửa đổi bởi nhiều người viết khác nhau. Khi có 2 bản: gốc và đã sửa, người dùng muốn so sánh để tìm thay đổi. Microsoft Word đã có tính năng so sánh 2 tài liệu và xác định thay đổi. Bài viết này trình bày chi tiết tính năng so sánh của Microsoft Word.
So sánh 2 tài liệu trong Microsoft Word
Trước hết, bạn phải có cả 2 file trên hệ thống. Trong Word, bạn sẽ duyệt chọn cả 2 file. Kết quả so sánh sẽ mở trong cửa sổ mới. Cung cấp nhiều tùy chọn bổ sung cho việc so sánh. Người dùng có thể dùng tùy chọn cụ thể hoặc tất cả tùy thuộc loại tài liệu. Dưới đây là các bước minh họa:
- Mở Microsoft Word bằng double-click shortcut trên desktop. Hoặc tìm qua Windows Search.
- Nhấp tab Review (Xem xét), sau đó nhấp Compare và chọn Compare two versions (So sánh 2 phiên bản).
- Cửa sổ Compare Documents hiện ra, chọn Original (Gốc) và Revised (Đã sửa) bằng cách duyệt file. Có thể thêm label (nhãn) cho bản revised để xem thay đổi với nhãn đó.
- Nhấp nút More (Thêm) để tùy chọn bổ sung. Cửa sổ mở rộng hiển thị thêm Comparison settings. Chọn loại so sánh bạn muốn tìm trong tài liệu.
- Sau khi cấu hình xong, nhấp OK để so sánh 2 tài liệu.
Tổng quan kết quả so sánh
Khi so sánh, sẽ có 3 khu vực. Khu vực bên phải hiển thị cả tài liệu gốc và đã sửa. Khu vực giữa hiển thị tài liệu so sánh và các thay đổi giữa 2 bản. Khu vực bên trái hiển thị các thay đổi đã thực hiện trong bản revised. Bạn có thể hình dung qua ảnh chụp màn hình dưới.
Tuy nhiên, cách xem tài liệu có thể thay đổi trong menu thả xuống Tracking (Theo dõi) dưới tab Review. Reviewing Pane (Khung xem xét) là khu vực bên trái hiển thị sửa đổi, bạn có thể ẩn/hiện bằng cách nhấp vào nó. Menu thả xuống Display for Review có 4 tùy chọn khác nhau để chọn theo cách bạn muốn hiển thị so sánh.
Hợp nhất (Merge) tài liệu
Bước cuối sau khi so sánh 2 tài liệu là hợp nhất chúng. Hợp nhất thực hiện khi mọi thay đổi và chỉnh sửa hoàn tất. Không khác gì lưu tài liệu. Tuy nhiên, bạn phải chấp nhận thay đổi trước. Nhấp Accept trong tab Review và chọn một trong các tùy chọn để chấp nhận thay đổi.
Sau khi chấp nhận thay đổi, nhấp tab File và chọn Save hoặc Save as để lưu tài liệu.
