Microsoft Word bao gồm một bộ đếm từ cho phép bạn theo dõi số lượng từ bạn đã gõ trong tài liệu. Nó thực sự hữu ích khi bạn làm việc trên các tài liệu yêu cầu một số lượng từ nhất định hoặc có giới hạn từ. Bộ đếm từ này trong Microsoft Word cũng giúp đếm ký tự.
Có nhiều cách để truy cập bộ đếm từ trong Word. Bạn có thể sử dụng thanh trạng thái (status bar), mở cửa sổ đếm từ, và thậm chí thêm bộ đếm từ trực tiếp (live word counter) dưới dạng trường (field) vào tài liệu. Bạn cũng có thể xem số lượng từ và ký tự trong Word Online.
Xem Số Lượng Từ Khi Gõ Trong Microsoft Word
Microsoft Word có bộ đếm từ thời gian thực đếm từ khi bạn gõ trong tài liệu và cho phép bạn xem chúng trong thanh trạng thái. Bạn không cần mở bất kỳ menu hoặc cửa sổ nào để truy cập nó.
Điều này rất tiện lợi khi bạn muốn một trình theo dõi trực tiếp để đếm số từ bạn gõ trong file.
- Mở Word từ Menu Start trên máy tính của bạn.
- Bắt đầu một tài liệu mới hoặc mở tài liệu hiện có để xem số lượng từ.
- Ở góc dưới bên trái màn hình, bạn sẽ thấy số lượng từ. Nó hiển thị tổng số từ có trong tất cả các trang của tài liệu hiện tại đang mở.
- Nếu bạn không thấy số lượng từ, hãy chuột phải vào thanh trạng thái ở dưới màn hình và chọn tùy chọn Word Count. Điều này sẽ thêm bộ đếm từ vào thanh trạng thái.
Tìm Số Lượng Cho Các Từ Được Chọn
Nếu bạn có một tài liệu Word lớn và bạn chỉ muốn tìm số lượng từ trong Word cho văn bản được chọn, bạn cũng có thể làm được bằng cùng tính năng đếm từ.
Điều này sẽ hoạt động cho tất cả các trang trong tài liệu hiện tại của bạn nhưng không cho nhiều tài liệu Word. Bạn cần đếm từ cho nhiều tài liệu riêng biệt bằng phương pháp này.
- Chuột phải vào tài liệu Word của bạn, chọn Open with (Mở bằng), và chọn Word.
- Chọn văn bản bạn muốn tìm số lượng từ. Bạn có thể chọn bao nhiêu khối văn bản tùy ý ở bất kỳ trang nào của tài liệu.
- Nhìn vào thanh trạng thái ở dưới cùng và nó sẽ hiển thị XX của YY từ. XX là số lượng từ cho văn bản được chọn và YY là tổng số từ trong tài liệu của bạn.
Xem Số Lượng Ký Tự & Từ Với Chi Tiết Hơn
Mặc định, thanh trạng thái chỉ hiển thị thông tin giới hạn như số lượng từ và ký tự. Nếu bạn muốn truy cập thêm chi tiết như số trang và đoạn văn, số ký tự có và không có khoảng trắng, thì bạn sẽ cần mở hộp Word Count.
Hộp này mở từ bên trong Word trên máy tính của bạn.
- Mở tài liệu của bạn trong Word trên máy.
- Tìm thẻ nói Review (Xem xét) ở trên cùng và nhấp vào nó.
- Tìm phần nói Proofing (Kiểm tra chính tả) và nhấp vào tùy chọn Word Count trong đó.
- Một hộp nhỏ sẽ mở trên màn hình cho phép bạn xem số lượng từ và các chi tiết khác cho tài liệu của bạn.
- Bạn có thể bỏ chọn tùy chọn Include textboxes, footnotes and endnotes (Bao gồm hộp văn bản, chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản) nếu bạn không muốn bao gồm chúng trong số lượng từ.
- Nhấp Close (Đóng) khi bạn đã xem xong số lượng từ.
Thêm Số Lượng Từ Vào Tài Liệu
Word cho phép bạn hiển thị số lượng từ dưới dạng một trường (field) trong tài liệu. Điều này cho phép bạn hiển thị số lượng từ ở bất kỳ đâu bạn muốn trong tài liệu. Số lượng sẽ xuất hiện dưới dạng văn bản bình thường và bạn có thể áp dụng định dạng và kiểu của mình cho nó nếu muốn.
- Mở tài liệu của bạn trong Word.
- Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn hiển thị số lượng từ.
- Nhấp vào mục menu Insert (Chèn) ở trên cùng.
- Tìm phần nói Text (Văn bản) và nhấp vào tùy chọn Quick Parts trong đó.
- Chọn Field (Trường) từ các tùy chọn có sẵn trên màn hình.
- Ở bên tay trái, bạn sẽ thấy danh sách các trường bạn có thể thêm vào tài liệu. Tìm trường nói NumWords, chọn nó, và nhấp nút OK ở dưới cùng.
- Số lượng từ sẽ xuất hiện tại vị trí bạn chọn trong tài liệu.
- Khi bạn thêm từ mới vào tài liệu, bạn sẽ cần cập nhật thủ công số lượng từ. Để làm điều này, chuột phải vào số lượng từ trong tài liệu của bạn và chọn Update Field (Cập nhật trường).
Xem Số Lượng Từ Trong Microsoft Word Online
Nếu bạn sử dụng phiên bản trực tuyến của Microsoft Office, bạn cũng có tính năng đếm từ trong Word Online. Bạn có thể truy cập nó theo cách tương tự như phiên bản máy tính.
- Truy cập trang web Office và đăng nhập tài khoản để truy cập các ứng dụng Office.
- Tạo tài liệu mới hoặc chỉnh sửa tài liệu hiện có.
- Nhấp vào thẻ Review (Xem xét) trong thanh menu trên cùng.
- Nhấp vào tùy chọn Word Count để xem số lượng từ trong tài liệu hiện tại của bạn.
Thêm Số Lượng Từ Vào Thanh Trạng Thái Trong MS Word Online
Bạn có thể hiển thị số lượng từ trực tiếp trong thanh trạng thái trong phiên bản Office Online cũng vậy. Chỉ cần bật một tùy chọn trong Word Online.
- Mở tài liệu của bạn trong Word Online.
- Nhấp vào thẻ Review ở trên cùng.
- Nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh Word Count.
- Đánh dấu vào tùy chọn Show Word Count (Hiển thị số lượng từ).
- Bạn sẽ thấy số lượng từ hiện tại trong thanh trạng thái ở dưới màn hình.
Làm Gì Nếu Đếm Từ Trong Word Không Hoạt Động
Nếu số lượng từ không tự động cập nhật trong thanh trạng thái hoặc nếu bộ đếm bị mờ đi thỉnh thoảng, có một vài việc bạn có thể làm để khắc phục các vấn đề này.
Khởi Động Lại Máy Tính
Tắt máy tính và bật lại sẽ khắc phục vấn đề bộ đếm từ không tự làm mới.
Tắt & Bật Lại Tính Năng Đếm Từ
Bạn có thể thử tắt tính năng đếm từ và sau đó bật lại để xem có khắc phục được vấn đề bộ đếm bị mờ thỉnh thoảng không.
- Chuột phải vào thanh trạng thái trong Word và bỏ chọn Word Count.
- Chuột phải vào thanh trạng thái lại và chọn Word Count.
Nếu bạn muốn đếm từ cho nhiều tài liệu, bạn có thể gộp tài liệu lại với nhau và Word sẽ hiển thị số lượng từ cho tất cả tài liệu của bạn.