Khả năng đọc (Readability) là yếu tố quan trọng khi chuẩn bị tài liệu. Nếu khoảng cách giữa hai dòng, hay Khoảng cách dòng (Line Spacing), quá nhỏ, sẽ khó đọc. Nếu quá lớn, sẽ gây phân tâm. Khi đọc báo, bạn đã nhận thấy khoảng cách giữa các dòng nhỏ hơn nhiều so với đọc trực tuyến. Tiết kiệm không gian quan trọng cho báo giấy vì chi phí, nhưng không quá quan trọng với đọc trực tuyến. Đó là lý do, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách thay đổi khoảng cách dòng trong Microsoft Word.
Khoảng cách kép (Double Spacing) là gì?
Cùng với các tùy chọn khác, một cách phổ biến để tăng khoảng cách là Khoảng cách kép (Double Spacing). Nó tức thì nhân đôi khoảng cách giữa các dòng của tài liệu. Nói đơn giản, với Khoảng cách kép, bạn thêm một dòng trống đầy đủ giữa mỗi dòng viết. Tùy theo lượng văn bản, nó chắc chắn giúp tăng khả năng đọc.
Cách thay đổi Khoảng cách dòng trong Word
Trong Microsoft Office 365, bạn có thể tăng khoảng cách dòng ngay lập tức với các tùy chọn định sẵn.
- Mở tài liệu Word
- Nhấp tab Design (Thiết kế)
- Tìm Paragraph Spacing (Khoảng cách đoạn) dưới Document formatting (Định dạng tài liệu), và nhấp vào nó.
- Bạn có các tùy chọn sau:
- Default (Mặc định),
- No Paragraph Space (Không khoảng cách đoạn),
- Compact (Chặt),
- Tight (Chặt),
- Open (Mở),
- Relaxed (Thoáng), và
- Double Space (Khoảng cách kép)
- Chọn một.
Khi bạn chọn bất kỳ tùy chọn nào, nó áp dụng cho toàn bộ tài liệu. Nếu bạn chỉ muốn áp dụng cho một đoạn cụ thể, bạn có thể chọn đoạn đó và áp dụng thay đổi.
Khoảng cách dòng tùy chỉnh (Custom Line Spacing)
Nếu khoảng cách dòng mặc định không phù hợp, bạn có thể tạo khoảng cách dòng riêng. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn cần in hoặc khi tài liệu cần trình bày theo cách đó. Nó có thể giúp ích cụ thể khi có nhiều văn bản, và bạn không muốn quá nhiều trang, ngay cả khi chúng được dùng trên máy tính.
Đi đến Design > Paragraph Spacing > Custom Paragraph Spacing. Nó sẽ mở cửa sổ Manage Styles (Quản lý kiểu) nơi bạn có thể thay đổi khoảng cách trước và sau đoạn, và cũng có thể thay đổi khoảng cách dòng.
Sau đó bạn có thể chọn áp dụng cài đặt cho tài liệu hiện tại hoặc tài liệu mới cho mẫu hiện tại.
Office 2007-2010
Nếu bạn dùng phiên bản Office cũ hơn, bạn cần làm theo các bước sau:
Khoảng cách kép cho toàn bộ tài liệu
- Trên tab Home, trong nhóm Styles, chuột phải Normal và chọn Modify (Sửa đổi).
- Dưới Formatting (Định dạng), nhấp nút Double Space, sau đó nhấp OK.
- Định dạng cho toàn bộ tài liệu thay đổi thành khoảng cách kép.
Khoảng cách kép cho văn bản được chọn
- Chọn văn bản bạn muốn thay đổi.
- Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, nhấp Line and Paragraph Spacing (Line Spacing trong Word 2007)
- Nhấp 2.0 và áp dụng thay đổi.
Khoảng cách kép tiêu chuẩn trong Word là gì?
Microsoft Word mặc định dùng khoảng cách 1.08 dòng, lớn hơn một chút so với đơn khoảng cách (single-spaced). Trong đoạn văn, khoảng cách một rưỡi (1.5) là tốt nhất cho khoảng cách dòng, theo tiêu chuẩn UX. Khoảng 150 phần trăm là 1.5 lần kích thước font.
Tôi hy vọng bài viết dễ theo dõi, và bạn đã hiểu rõ khái niệm Khoảng cách dòng và cách dùng nó trong tài liệu.