Khi sử dụng Outlook, người dùng bị giới hạn 20MB cho kích thước file đính kèm, tức là người dùng chỉ có thể gửi file lớn nhất 20MB trong một email. Giới hạn kích thước này vẫn thấy ngay cả với các phiên bản Outlook mới nhất.
Kích thước đính kèm vượt quá giới hạn cho phép
Mỗi khi bạn cố gắng đính kèm file vượt quá giới hạn đó, Outlook báo lỗi: “The attachment size exceeds the allowable limit.” Điều này có thể gây phiền toái cho những người thường xuyên phải gửi file kích thước lớn. May mắn thay, có cách để vượt qua giới hạn tối đa này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách bạn có thể vượt qua giới hạn kích thước file tối đa trong Outlook.
Đôi khi, khi thử tải file lớn hơn giới hạn tối đa trên Outlook, hộp thoại bật lên khuyên bạn tải file lên vị trí chia sẻ và chia sẻ liên kết, như Google Drive. Mặc dù đó là giải pháp khả thi, nhưng không phải nhanh nhất và có thể gặp gián đoạn.
Cách tăng giới hạn kích thước đính kèm trong Outlook?
Quy trình rất đơn giản và chỉ mất vài phút. Chúng ta sẽ thực hiện thay đổi bằng Windows Registry Editor. Như luôn, bạn được khuyên nên sao lưu cấu hình Registry hiện tại vì sai lầm trong quá trình có thể gây hỏng hóc không thể khôi phục cho hệ thống. Hãy bắt đầu:
Mở hộp thoại Run và trong khoảng trống nhập ‘Regedit.exe’
Sau đó, dựa trên phiên bản Outlook bạn đang chạy trên PC, điều hướng đến khóa (key) liên quan. Đối với Outlook 2019 và Office 365 là:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
Khi đã đến đó, chuột phải vào khu vực trống và tạo khóa mới (32-bit DWORD Value) tên MaximumAttachmentSize.
Có thể khóa tên đó đã tồn tại trên trang này, trong trường hợp đó bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo
Bây giờ, chuột phải vào khóa này và chọn Modify (Sửa đổi)
Thay đổi dữ liệu giá trị (value data) để điều chỉnh kích thước đính kèm tối đa bạn muốn cho file trên Outlook. Giữ base (cơ số) là decimal (thập phân) và cung cấp số dựa trên Kilobyte. 1MB=1024KB, hãy tính toán cho phù hợp.
Ở đây, tôi đã thay đổi kích thước file tối đa thành 30MB. Nếu bạn muốn vô hiệu hóa hoàn toàn giới hạn, chỉ cần để dữ liệu giá trị bằng 0.
Cũng có thể thực hiện các thay đổi Registry trên mà không dùng Registry Editor. Dùng Command Prompt, bạn có thể chạy script dưới đây để thực hiện thay đổi mong muốn.
Ví dụ, nếu bạn dùng Outlook từ Office 365 và muốn tăng kích thước file lên 40MB, chạy dòng lệnh sau.
reg add HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences\ /v "MaximumAttachmentSize" /t REG_DWORD /d 40960 /f
reg add HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles\Outlook\Preferences\ /v "MaximumAttachmentSize" /t REG_DWORD /d 40960 /f
Lệnh trên sẽ tạo khóa registry mong muốn và đặt giá trị bit tương ứng. Bây giờ, khởi động lại PC và thử tải file trong Outlook nhỏ hơn ngưỡng mới bạn đã đặt.
Điều này chỉ hoạt động nếu nhà cung cấp email của người nhận cũng cho phép đính kèm kích thước này; ngược lại email có thể rời đi từ bạn nhưng nhà cung cấp email của người nhận có thể từ chối và email sẽ bị退回 (bounce back).
Liên quan: Không thể đính kèm file vào email trong Outlook.com hoặc ứng dụng Desktop.
Làm thế nào để nén file để gửi email?
Cách khác nhìn nhận vấn đề file quá lớn để gửi mail là nén chúng. Điều này cũng khá cơ bản. Miễn là người nhận file có công cụ giải nén file của bạn, mục đích đã giải quyết. Đây là những gì bạn phải làm:
- Mở File Explorer và chọn file hoặc các file bạn muốn nén
- Sau khi chọn, chuột phải vào chúng, và từ danh sách tùy chọn, di chuột qua ‘Send to’ (Gửi đến)
- Từ menu thả xuống kết quả, chọn Compressed (Zipped) Folder
Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn!