Microsoft Outlook, máy khách cho dịch vụ email Outlook hoặc Live, lưu email và tệp đính kèm ngoại tuyến. Khi bạn nhận và gửi email, kích thước cơ sở dữ liệu tiếp tục tăng. Mặc dù nó đảm bảo rằng bạn có thể truy cập email khi không kết nối internet, nhưng cũng có nghĩa là kích thước hộp thư tiếp tục mở rộng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách bạn có thể nén và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook.
Dọn dẹp, nén & giảm kích thước hộp thư trong Outlook
Nhược điểm của hộp thư lớn hơn là nó làm chậm trải nghiệm. Mất nhiều thời gian hơn để mở và tìm kiếm bất cứ điều gì. Ngoài ra, các nhà cung cấp email như Office 365, giới hạn kích thước tối đa của hộp thư. Điều đó có nghĩa là trừ khi bạn giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook, bạn không thể gửi hoặc nhận bất kỳ email nào.
Dữ liệu hộp thư Outlook được lưu trữ ở đâu
Nếu bạn sử dụng tính năng POP hoặc IMAP, tất cả các tệp, email, thư mục, liên hệ, v.v. được lưu trữ trong Tệp dữ liệu Outlook (.pst). Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Office 365, Exchange, hoặc Outlook.com, dữ liệu hộp thư có sẵn trong Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost). Mặc dù xóa email và tệp đính kèm có thể giúp, nếu bạn lưu tất cả thông tin trong tệp PST, nó không tự thu nhỏ.
Lưu ý: Chúng tôi đã thảo luận thêm hai cách để xóa tệp khỏi Outlook. Nếu bạn sử dụng chúng, và sau đó thủ công giảm kích thước tệp hộp thư, nó sẽ giúp thêm.
Nén và giảm Tệp dữ liệu Outlook (.pst)
Lợi thế của tệp PST là khi bạn xóa email, nó tự động nén cơ sở dữ liệu trong nền. Quá trình nén xảy ra khi bạn không sử dụng Outlook. Bạn cũng có thể chọn nén nó thủ công bằng cách làm theo các bước dưới đây:
- Mở Outlook, và xóa các mục bạn không cần. Khi bạn xóa, các tệp đi vào thư mục “Mục đã xóa”. Nhấp chuột phải và làm trống nó.
- Nhấp vào Tệp > Cài đặt tài khoản >Cài đặt tài khoản.
- Chuyển sang tab Tệp dữ liệu. Chọn tệp dữ liệu bạn muốn nén. Sau đó nhấp vào Cài đặt.
- Nhấp tab Nâng cao > Cài đặt tệp dữ liệu Outlook.
- Trong hộp thoại Cài đặt tệp dữ liệu Outlook, nhấp Nén ngay và sau đó nhấp OK.
Tùy thuộc vào kích thước tệp PST, nó có thể mất vài phút để nén.
Nén và giảm Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost)
Nhiều tài khoản email sử dụng Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến để lưu trữ dữ liệu. OST hoặc Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến tương tự như PST hoặc Tệp dữ liệu Outlook với một ngoại lệ. Bạn không thể nhập từ hoặc xuất sang Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost).
- Nhấp Tệp > Cài đặt tài khoản, Cài đặt tài khoản.
- Trên tab Tệp dữ liệu, nhấp vào tệp dữ liệu bạn muốn nén, và sau đó nhấp Cài đặt.
- Nhấp tab Nâng cao > Cài đặt tệp dữ liệu Outlook.
- Trong hộp thoại Cài đặt tệp dữ liệu Outlook, nhấp Nén ngay và sau đó nhấp OK.
Sử dụng Công cụ dọn dẹp thư
Outlook cung cấp công cụ dọn dẹp thư tích hợp sẵn, hoặc bạn có thể sử dụng công cụ Dọn dẹp tệp đính kèm Outlook để tìm kiếm tin nhắn cũ và lớn mà bạn có thể xóa hoặc di chuyển sang tệp PST. Nó cũng có thể xóa bản sao của email xung đột với máy chủ email. Đôi khi chúng ta xóa tệp từ máy chủ, nhưng chúng vẫn có sẵn trên máy khách chiếm dung lượng.
Chạy công cụ Dọn dẹp hộp thư
- Nhấp Tệp > Công cụ > Dọn dẹp hộp thư.
- Chọn Xem kích thước hộp thư, Tìm mục cũ hơn, Tìm mục lớn hơn, Xem kích thước Mục đã xóa, Làm trống thư mục Mục đã xóa, Xem kích thước Xung đột, hoặc Làm trống Xung đột để thực hiện tác vụ mong muốn.
Sử dụng Công cụ Dọn dẹp Cuộc trò chuyện trong Outlook
Outlook cho Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 Office cho doanh nghiệp, Outlook 2013 và những cái khác có công cụ để dọn dẹp cuộc trò chuyện. Cuộc trò chuyện hoặc Chuỗi email là cùng một thứ. “Công cụ cuộc trò chuyện” là thông minh. Nó sẽ đánh giá nội dung của từng tin nhắn, và nếu phần của email có sẵn trong bất kỳ tin nhắn xem trước nào, nó sẽ xóa nó.
Bạn có ba tùy chọn nữa để nén và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook
- Dọn dẹp kiểm tra trên cuộc trò chuyện đã chọn.
- Dọn dẹp thư mục xem xét thư mục đã chọn.
- Dọn dẹp Thư mục & Thư mục con cũng kiểm tra trên thư mục con.
Đây là những mẹo tốt nhất để giúp bạn nén và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook. Tuy nhiên, hãy luôn chắc chắn rằng bạn không vô tình xóa các tệp thiết yếu.
Đọc tiếp: Cách tối ưu hóa và tăng tốc Microsoft Outlook.