Microsoft Outlook , ứng dụng khách cho dịch vụ email Outlook hoặc Live, lưu email và tệp đính kèm vào ngoại tuyến. Khi bạn nhận và gửi email, kích thước của cơ sở dữ liệu không ngừng tăng lên. Mặc dù nó đảm bảo rằng bạn có thể truy cập email khi không kết nối với internet, nhưng nó cũng có nghĩa là kích thước của hộp thư tiếp tục mở rộng. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách bạn có thể thu gọn và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook.
Dọn dẹp, thu gọn và giảm kích thước hộp thư trong Outlook
Nhược điểm của việc có một hộp thư lớn hơn là nó làm chậm trải nghiệm. Mất nhiều thời gian hơn để mở và tìm kiếm bất cứ thứ gì. Trên hết, các nhà cung cấp email như Office 365, giới hạn kích thước tối đa của hộp thư. Điều đó có nghĩa là trừ khi bạn giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook, bạn không thể gửi hoặc nhận bất kỳ email nào.
Tất cả dữ liệu của hộp thư Outlook được lưu trữ ở đâu
Nếu bạn sử dụng tính năng POP hoặc IMAP, tất cả các tệp, email, thư mục, danh bạ, v.v. được lưu trữ trong Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Office 365, Exchange hoặc Outlook.com, thì dữ liệu hộp thư có sẵn trong Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost). Mặc dù xóa email và tệp đính kèm có thể hữu ích, nhưng nếu bạn lưu tất cả thông tin trong tệp PST, thông tin đó sẽ không tự thu nhỏ.
Lưu ý: Chúng tôi đã thảo luận về hai cách khác để xóa tệp khỏi Outlook. Nếu bạn sử dụng chúng và sau đó giảm kích thước tệp của hộp thư theo cách thủ công, nó sẽ giúp ích hơn nữa.
Thu gọn và thu nhỏ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)
Ưu điểm của tệp PST là khi bạn xóa email, nó sẽ tự động nén cơ sở dữ liệu trong nền. Quá trình thu gọn xảy ra khi bạn không sử dụng Outlook. Bạn cũng có thể chọn thu gọn nó bằng cách làm theo các bước dưới đây theo cách thủ công:
- Mở Outlook và xóa các mục bạn không cần. Khi bạn xóa, các tệp sẽ vào bên trong thư mục "Các mục đã Xóa". Nhấp chuột phải và làm trống nó.
- Nhấp vào Tệp> Cài đặt Tài khoản> Cài đặt Tài khoản .
- Chuyển sang Tệp Dữ liệu chuyển hướng. Chọn tệp dữ liệu bạn muốn thu gọn. Sau đó nhấp vào Cài đặt .
- Nhấp vào tab Nâng cao> Cài đặt Tệp Dữ liệu Outlook.
- Trong hộp thoại Cài đặt Tệp Dữ liệu Outlook, nhấp vào Thu gọn Ngay bây giờ và sau đó nhấp vào OK .
Tùy thuộc vào kích thước tệp PST, có thể mất vài phút để thu gọn.
Thu gọn và thu nhỏ Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost)
Nhiều tài khoản email sử dụng Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến để lưu trữ dữ liệu. OST hoặc tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến tương tự như tệp dữ liệu PST hoặc Outlook với một ngoại lệ. Bạn không thể nhập hoặc xuất sang Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost).
- Nhấp vào Tệp > Cài đặt tài khoản, Cài đặt tài khoản .
- Trên Tệp Dữ liệu , bấm vào tệp dữ liệu mà bạn muốn thu gọn, sau đó bấm vào Cài đặt .
- Nhấp vào Nâng cao tab> Cài đặt Tệp Dữ liệu Outlook .
- Trong hộp thoại Cài đặt Tệp Dữ liệu Outlook, nhấp vào Thu gọn Ngay bây giờ và sau đó nhấp vào OK .
Sử dụng Công cụ Dọn dẹp Thư
Outlook cung cấp công cụ dọn dẹp thư có sẵn hoặc bạn có thể sử dụng công cụ Dọn dẹp tệp đính kèm trong Outlook để tìm kiếm các thư cũ và lớn mà bạn có thể xóa hoặc chuyển sang tệp PST. Nó cũng có thể xóa bản sao của các email xung đột với máy chủ email. Đôi khi chúng tôi xóa các tệp khỏi máy chủ, nhưng chúng vẫn có sẵn trên máy khách đang chiếm dung lượng.
Chạy công cụ Dọn dẹp Hộp thư
- Nhấp vào Tệp> Công cụ> Dọn dẹp Hộp thư.
- Chọn Xem kích thước hộp thư, Tìm các mục cũ hơn, Tìm các mục lớn hơn, Xem Kích thước các mục đã xóa, Làm trống thư mục Các mục đã xóa, Xem Kích thước Xung đột hoặc Làm trống Xung đột để thực hiện tác vụ mong muốn của bạn.
Sử dụng Công cụ Dọn dẹp Hội thoại trong Outlook
Outlook cho Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 Office cho doanh nghiệp, Outlook 2013 và những người khác có công cụ để dọn dẹp các cuộc hội thoại. Các cuộc trò chuyện hoặc chuỗi Email đều giống nhau. “Công cụ trò chuyện” rất thông minh. Nó sẽ đánh giá nội dung của từng thư và nếu một phần của email có trong bất kỳ thư xem trước nào, nó sẽ xóa nó.
Bạn có thêm ba tùy chọn tùy chọn để thu gọn và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook
- Dọn dẹp sẽ kiểm tra cuộc trò chuyện đã chọn.
- Dọn dẹp thư mục sẽ đánh giá thư mục đã chọn.
- Dọn dẹp Thư mục &Thư mục con cũng kiểm tra các thư mục con.
Đây là những mẹo hay nhất để giúp bạn thu gọn và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook. Tuy nhiên, hãy luôn đảm bảo rằng bạn không vô tình xóa các tệp cần thiết.
Đọc tiếp theo :Cách tối ưu hóa và tăng tốc Microsoft Outlook.