Phiên bản cũ của Microsoft Outlook từng cung cấp tính năng sao lưu tích hợp "Outlook Add-in: Personal Folders Backup". Tính năng này không còn có sẵn cho các phiên bản Outlook mới hơn. Trong bài viết này, tôi chia sẻ cách bạn có thể tự động sao lưu File dữ liệu PST của Microsoft Outlook. Điều này có thể thực hiện thông qua plugin mã nguồn mở của bên thứ ba OutlookBackupAddin.
Plugin này có thể sao lưu theo khoảng thời gian đều đặn và lưu vào thư mục đích do người dùng chọn. Nó hoạt động khi Outlook đóng, kiểm tra ngày sao lưu cuối cùng và kích hoạt quy trình sao chép nếu cần. Trước khi làm điều này, hãy đọc cách làm cho các file gọn gàng (compact).
Tự động sao lưu file dữ liệu PST của Outlook
Trước khi bắt đầu, Outlook có thể lưu trữ dữ liệu trong hai loại file – PST và OST. Cả hai định dạng đều lưu email, lịch và liên hệ, nhưng OST được tạo khi dùng giao thức IMAP hoặc Exchange, còn PST được tạo khi cấu hình tài khoản POP3.
Vấn đề lớn nhất với file OST là bạn chỉ có thể tái sử dụng nó trên máy tính gốc, với cùng email và hồ sơ người dùng. Nghĩa là nếu muốn dùng trên máy khác thì không thể. Vì vậy nếu bạn format máy, bạn không thể dùng nó. Bạn có thể kiểm tra loại file vật lý bằng cách vào Account Settings (Cài đặt tài khoản) và kiểm tra Data Files (File dữ liệu).
Sau khi tải OutlookBackupAddin, cài đặt nó. Đảm bảo đã cài .NET Framework 4.0 trên máy, và nếu bạn dùng Outlook 2010 không có service pack, hãy cài VSTO runtime.
- Sau khi cài đặt, nó sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon với tên "Backup" (Sao lưu)
- Mở cửa sổ cài đặt của add-in và cấu hình:
- Chọn file pst
- Khoảng thời gian (ngày)
- Thư mục đích (Target Folder)
- Và vị trí file "backupexecutor.exe"
- Nhấp nút Save (Lưu), và thoát Outlook
Ngay khi bạn thoát, quy trình sao lưu sẽ bắt đầu và tạo bản sao lưu của file dữ liệu PST Outlook. Sao chép file sang máy khác, Outlook sẽ nhận diện được.
Hỗ trợ Group Policy cho Outlook Backup Addin
Nếu bạn muốn dùng add-in này trong tổ chức để tự động sao lưu file Outlook, nó hỗ trợ Group Policy. Thư mục cài đặt có thư mục ADMX chứa mẫu GPO. Sao chép các file và thư mục này đến – %systemroot%\PolicyDefinitions.
Mở Group Policy, tạo chính sách mới dùng mẫu tại:
User Configuration\ Policies\ Administrative Templates\ Outlookbackup addin settings
Ở đây bạn có thể định nghĩa tiền tố loại, đếm ngược, đích đến, v.v.
Nếu bạn quyết định không dùng nữa, hãy dùng lệnh BackupExecutor.exe /unregister. Chương trình có sẵn trong thư mục cài đặt.
Tuy nhiên, nếu bạn xóa trực tiếp, hãy chắc chắn xóa các khóa registry sau:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn
Bạn có thể tải OutlookBackupAddin từ GitHub.