Vấn đề với định dạng File thư mục cá nhân (Personal Folders File) của Microsoft Outlook — thường gọi là PST — là vấn đề lớn nhiều năm. Microsoft biết điều đó, nên Outlook đi kèm công cụ tích hợp tên Inbox Repair (Sửa hộp thư đến) giúp sửa file PST hỏng.
Phần lớn trường hợp, chạy file PST hỏng qua Inbox Repair đủ sửa chữa. Nhưng đôi khi phải làm thêm để khôi phục mục bị mất.
Cách sửa file PST Outlook hoạt động như thế nào
Công cụ Inbox Repair của Outlook chôn sâu trong thư mục cài đặt Microsoft Office trên máy, cần "đào" một chút để tìm. Một khi đã tìm và chạy Inbox Repair, chỉ cần chọn file PST hỏng để sửa.
Quan trọng: Inbox Repair có tùy chọn tạo bản sao lưu file PST hỏng. Hãy chắc chắn chọn nó vì có thể cần bản sao để truy xuất dữ liệu mất sau.
- Thoát hoàn toàn Microsoft Outlook.
- Mở File Explorer. Tùy phiên bản Windows, điều hướng qua các thư mục:
- Windows 64-bit: Ổ cục bộ (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office16
- Windows 32-bit: Ổ cục bộ (C:) > Program Files (x86) > Microsoft Office > root > Office16
Lưu ý: Đường dẫn trên áp dụng cho Outlook 2016, 2019, 365. Nếu dùng Outlook cũ hơn, chọn thư mục Office15 (Outlook 2013), Office14 (2010), hoặc Office12 (2007).
- Tìm file SCANPST và chạy với quyền quản trị (Run as administrator).
- Dùng nút Duyệt (Browse) chọn file PST Outlook cần sửa.
Nếu không biết vị trí file PST, nhấn Windows + S mở Windows Search. Tìm theo tên kèm đuôi .PST. Vị trí file hiện trong kết quả tìm kiếm.
Hoặc mở Outlook vào File > Cài đặt tài khoản (Account Settings) > File dữ liệu (Data Files) xem vị trí PST. Đảm bảo đóng ứng dụng sau đó.
- Chọn Bắt đầu (Start). Inbox Repair sẽ kiểm tra file PST. Có thể mất một lúc.
- Chọn nút radio Tạo bản sao lưu file đã quét trước khi sửa (Make backup of scanned file before repairing), chọn Sửa chữa (Repair).
- Chọn OK kết thúc sửa file PST.
Mở Microsoft Outlook, nó sẽ tự dùng file PST đã sửa không vấn đề. Bạn tìm thấy bản sao file PST hỏng (duôi .BAK) cùng vị trí file gốc đã sửa.
Khôi phục file Lost and Found (Mất và tìm thấy)
Đôi khi Inbox Repair sửa file PST hỏng nặng. Giả sử công cụ không đặt mục đã sửa vào thư mục/vị trí gốc. Lúc đó, nó gom vào thư mục Lost and Found (Mất và tìm thấy) hoặc tập thư mục dưới nhãn Recovered Personal Folders (Thư mục cá nhân đã khôi phục).
Bạn khôi phục mục này bằng cách tạo file dữ liệu PST mới trong Outlook, chuyển nội dung từ Lost and Found hoặc Recovered Personal Folders vào file mới.
- Mở tab Trang chủ (Home) trong Outlook. Mở menu bên cạnh Email mới (New Email), trỏ Mục khác (More Items), chọn File dữ liệu Outlook (Outlook Data File).
- Chọn tùy chọn File dữ liệu Outlook, nhấn OK.
- Chọn vị trí trên máy, đặt tên file PST mới, nhấn OK.
- Chọn biểu tượng Thêm (More - ba chấm) góc dưới bên trái cửa sổ Outlook, chọn Thư mục (Folders) chuyển thanh bên Outlook sang chế độ Danh sách thư mục (Folder List view).
- Kéo nội dung trong Lost and Found hoặc Recovered Personal Folders vào file dữ liệu mới.
Sau khi làm xong, bạn có thể xóa thư mục Lost and Found hoặc file dữ liệu Recovered Personal Folders khỏi Outlook.
Khôi phục mục bổ sung từ PST
Giả sử bạn nhận thấy mục bị thiếu trong file dữ liệu đã sửa, cũng không thấy trong Lost and Found hoặc Recovered Personal Folders. Bạn có thể thử truy xuất dùng bản sao gốc. Cơ bản, nhập nội dung file sao lưu mà không trùng lặp mục Inbox Repair đã khôi phục.
- Copy file sao lưu PST hỏng ra Desktop.
- Đổi đuôi .BAK cuối tên file thành .PST.
Lưu ý: Nếu không thấy đuôi file, mở menu File trong File Explorer chọn Thay đổi tùy chọn thư mục và tìm kiếm (Change folder and search options). Chuyển tab Xem (View), bỏ chọn Ẩn phần mở rộng cho các loại file đã biết.
- Mở menu File trong Outlook, chọn Mở & Xuất (Open & Export) > Nhập/Xuất (Import/Export).
- Chọn Nhập từ chương trình hoặc file khác (Import from another program or file), nhấn Tiếp theo (Next).
- Chọn File dữ liệu Outlook (.pst), nhấn Tiếp theo.
- Chọn Duyệt (Browse) chọn file sao lưu PST hỏng (file vừa đổi tên).
- Chọn Không nhập mục trùng lặp (Do not import duplicates), nhấn Tiếp theo.
- Tích ô Bao gồm thư mục con (Include subfolders). Chọn Nhập thư mục vào cùng thư mục (Import folders into the same folder), chọn tài khoản hoặc file dữ liệu muốn nhập vào.
- Nhấn Hoàn tất (Finish).
Sau khi Outlook nhập xong, bạn phải kiểm tra thủ công xem mục thiếu trước có hiện không. Nếu không, thử chạy Inbox Repair lại.
Công cụ sửa và khôi phục PST Outlook thứ ba
Tìm kiếm online thấy nhiều công cụ trả phí khẳng định sửa file PST hỏng. Tuy nhiên, hầu hết trường hợp Inbox Repair đủ tốt.
Chỉ dùng công cụ khôi phục thứ ba nếu Inbox Repair không lấy được dữ liệu, và hãy kiểm tra kỹ đánh giá online trước khi chi tiền.
Trước khi kết thúc, một điều thú vị: Inbox Repair cũng cho phép khôi phục mục đã xóa trong Outlook.