Nỗi đau lớn nhất khi làm việc với tệp là khi chúng bị hỏng. Mặc dù Office 365 cung cấp tính năng khôi phục tệp cho tất cả loại tệp, bao gồm Word, Excel và PowerPoint, nhưng nếu không hoạt động, sẽ phải làm lại nhiều việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sửa chữa Sổ làm việc Excel bị hỏng và đặt phương pháp sao lưu để khôi phục tốt hơn.
Sửa chữa & Khôi phục Sổ làm việc Excel bị hỏng
Làm theo hai phương pháp này để sửa sổ làm việc khi chúng hiển thị bị hỏng. Khi mở tệp Excel, trong các trường hợp này, bạn sẽ nhận được thông báo rằng tệp bị hỏng hoặc không mở được, hoặc không có dữ liệu trong tệp. Thông thường, Excel cung cấp khôi phục, nhưng nếu không hoạt động, bạn có thể dùng các phương pháp khuyến nghị.
Sửa chữa Sổ làm việc Excel bị hỏng thủ công
- Mở Excel, nhấp Tệp sau đó nhấp Mở.
- Duyệt và chọn tệp cần mở, nhưng không nhấp nút Mở.
- Nhấp mũi tên xuống bên cạnh nút Mở, chọn Mở và Sửa chữa (Open and Repair).
- Excel sẽ đưa ra hai tùy chọn:
- Khôi phục dữ liệu (Sửa chữa/Repair)
- Trích xuất giá trị và công thức từ sổ làm việc khi sửa chữa thất bại. (Trích xuất dữ liệu/Extract Data).
Khôi phục dữ liệu từ sổ làm việc bị hỏng
Khôi phục sổ làm việc về phiên bản lưu cuối cùng: Nếu tệp bị hỏng khi đang làm việc trên nó, tốt nhất là đóng nó mà không lưu thay vì cố gắng lưu với dữ liệu bị hỏng. Mở lại nó, và nó sẽ đưa bạn về trạng thái mọi thứ vẫn hoạt động.
Lưu sổ làm việc ở định dạng SYLK (Symbolic Link): Trong trường hợp hỏng do máy in, lưu tệp dưới dạng liên kết tượng trưng, tức là tùy chọn hiện ra khi chọn Lưu dưới dạng Loại > SYLK. Nhấp có vào lời nhắc, và lưu tệp.
Khi xong, bạn cần mở lại tệp và lưu nó dưới dạng Sổ làm việc Excel. Vì chúng ta lưu mọi thứ như tệp mới, tệp gốc vẫn còn đó. Nhược điểm duy nhất của phương pháp này là nó chỉ lưu trang tính hoạt động, không lưu các trang khác.
Sử dụng macro để trích xuất dữ liệu từ sổ làm việc bị hỏng: Nếu trang tính có biểu đồ và sử dụng dữ liệu trên sổ làm việc làm nguồn dữ liệu, thì macro này từ Microsoft có thể giúp bạn khôi phục dữ liệu đó.
Sub GetChartValues() Dim NumberOfRows As Integer Dim X As Object Counter = 2
' Tính số hàng dữ liệu. NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values) Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"
' Ghi giá trị trục x vào trang tính. With Worksheets("ChartData") .Range(.Cells(2, 1), _ .Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _
Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues) End With ' Lặp qua tất cả series trong biểu đồ và ghi giá trị của chúng vào
' trang tính. For Each X In ActiveChart.SeriesCollection Worksheets("ChartData").Cells(1, Counter) = X.Name With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, Counter), _ .Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _ Application.Transpose(X.Values) End With
Counter = Counter + 1 Next End Sub
Để thực thi macro, tạo trang tính mới trong tệp Excel. Sau đó chọn biểu đồ, và chạy macro. Dữ liệu sẽ có sẵn trong trang tính mới bạn tạo.
Cách ngăn chặn hỏng Sổ làm việc
Mặc dù các phương pháp đó giúp khi bạn có tệp hỏng, tốt nhất là có phương pháp khôi phục sẵn. Dưới đây là một số phương pháp tích hợp sẵn bạn có thể bật để đảm bảo không mất tệp trong tương lai.
Tự động lưu bản sao của sổ làm việc:
- Mở trang tính, sau đó nhấp Tệp > Lưu dưới dạng
- Chọn ghi đè cùng tệp, nhưng trước đó, nhấp Công cụ > Chung (General).
- Tích vào ô Luôn tạo bản sao (Always create a backup).
- Sau đó lưu bản sao.
Điều này đảm bảo bản sao luôn có mỗi khi bạn muốn khôi phục trang tính.
Tự động tạo tệp khôi phục tại khoảng thời gian cụ thể:
- Mở trang tính, nhấp Tệp > Tùy chọn.
- Dưới danh mục Lưu, cấu hình sau:
- Tích tùy chọn Lưu thông tin Tự động khôi phục mỗi (Save AutoRecover information every) và thiết lập thời gian.
- Thiết lập Vị trí tệp Tự động khôi phục (AutoRecover file location) ở nơi bạn biết
- Bỏ tích Vô hiệu hóa Tự động khôi phục cho sổ làm việc này (Disable AutoRecover for this workbook only)
Tôi hy vọng bài viết giúp bạn khôi phục và sửa chữa Sổ làm việc Excel bị hỏng. Luôn đảm bảo thiết lập cấu hình sao lưu cho các tệp.
Đọc liên quan:
- Cách sửa chữa tệp Word bị hỏng
- Cách sửa chữa bản trình bày PowerPoint bị hỏng.