Nén file Excel: 3 phương pháp chứng minh Zip và chia sẻ hiệu quả

File Excel thường rất lớn. Việc lưu trữ và chia sẻ trở thành vấn đề cho người dùng Excel. Chia sẻ nhanh chóng bằng cách nén file. Bài viết thảo luận cách nén (zip) file Excel theo 3 cách dễ dàng.

Tải Workbook thực hành

3 cách phù hợp nén file Excel

Trình bày 3 cách tiện lợi nén file Excel. Thứ nhất: lệnh Gửi đến (Send) trong Windows. Thứ hai: đổi tên file thêm đuôi .zip. Thứ ba: dùng mã VBA đơn giản.

1. Dùng lệnh Gửi đến (Send) của Windows nén file Excel

Dùng lệnh Gửi đến trong Windows nén file Excel. Làm theo các bước:

Bước 1:

• Lưu file Excel tại vị trí phù hợp máy tính.

Bước 2:

• Chọn file Excel → Chuột phải.
• Menu thả xuống → chọn Gửi đến (Send to).
• Chọn Thư mục nén (zipped folder) (compressed (zipped) folder).

Bước 3:

• File Excel giờ có bản sao đuôi .zip.

Xem thêm: Cách giảm dung lượng file Excel không cần mở file (các bước dễ dàng)

2. Đổi tên file để nén file Excel

Đơn giản đổi tên file Excel thay đuôi thành .zip. Làm theo các bước:

Bước 1:

• Chọn file Excel.
• Tab Trang chủ (Home) trên Ribbon File Explorer.
• Chọn Đổi tên (Rename).

Bước 2:

• Thay đuôi Excel bằng “.zip”.
• Nhấn Enter.
• Hộp thoại thông báo hiện ra.

Bước 3:

• Chọn "Có" (Yes) từ hộp thoại.

Bước 4:

• File Excel đã được nén (zip).

Xem thêm: Cách nén file Excel lớn hơn 100MB (7 cách hữu ích)

Đọc thêm tương tự

• Cách nén file Excel kích thước nhỏ hơn (7 phương pháp dễ dàng)
• Xác định nguyên nhân gây dung lượng file Excel lớn
• Cách giảm dung lượng file Excel với Bảng xoay
• [Đã khắc phục!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp)

3. Áp dụng mã VBA nén file Excel

Dùng mã VBA đơn giản nén file. Làm theo các bước:

Bước 1:

• Tab Nhà phát triển (Developer) trên Ribbon.
• Nhấn lệnh Visual Basic.

Bước 2:

• Tab Visual Basic → nhấn Chèn (Insert).
• Chọn tab Module.
• Module lập trình hiện ra.

Bước 3:

• Nhập mã sau vào module.
• Lưu mã.

Sub exceltoZipFile(ZipFolder As Variant, FileName As Variant) 
    'khai báo đối tượng
    Dim shell_app As Object 
    'tạo file zip rỗng
    Open FileName For Output As #1 
    Print #1, Chr$(80) & Chr$(75) & Chr$(5) & Chr$(6) & String(18, 0) 
    Close #1 
    'sao chép file Excel vào file zip
    Set shell_app = CreateObject("Shell.Application") 
    shell_app.Namespace(FileName).CopyHere shell_app.Namespace(ZipFolder).items 
End Sub 

Sub zipped() 
    Call exceltoZipFile("D:\The Office\zip an excel file\", "D:\The Office\zippedfile.zip") 
End Sub

Giải thích mã VBA

• Sub exceltoZipFile(ZipFolder As Variant, FileName As Variant): Hàm exceltoZipFile với 2 đối số: ZipFolder và FileName, kiểu Variant.

• Dim shell_app As Object: Khai báo biến shell_app kiểu Object.

• Open FileName For Output As #1 Print #1, Chr$(80) & Chr$(75) & Chr$(5) & Chr$(6) & String(18, 0) Close #1: Tạo file zip rỗng. Chuỗi ký tự giữa là tín hiệu Windows tạo file rỗng.

• Set shell_app = CreateObject("Shell.Application") shell_app.Namespace(FileName).CopyHere shell_app.Namespace(ZipFolder).items: Sao chép file vào file zip rỗng vừa tạo.

• Call exceltoZipFile("D:\The Office\zip an excel file\", "D:\The Office\zippedfile.zip"): Gọi hàm exceltoZipfile thực thi.

Bước 4:

• Tab Chạy (Run) → nhấn Chạy (Run) chạy mã.

Bước 5:

• Kết quả: file Excel đã được nén (zip).

Xem thêm: Giảm dung lượng file Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã chứng minh)

Kết luận

File Excel lớn chiếm dung lượng, khó chia sẻ. Giảm kích thước hiệu quả giải quyết vấn đề. Sau bài viết, bạn sẽ hiểu rõ cách nén file Excel, xử lý file lớn hiệu quả. Mọi thắc mắc, đề xuất cải tiến hãy bình luận. Học thêm Excel tại website ExcelDemy. Học tập vui vẻ!

Các bài viết liên quan

• Cách giảm dung lượng file Excel không xóa dữ liệu (9 mẹo nhanh)
• Tại sao file Excel của tôi lại lớn? (7 nguyên nhân kèm giải pháp)
• Giảm dung lượng file Excel với hình ảnh (2 cách dễ dàng)
• Cách nén file Excel để gửi email (13 phương pháp nhanh)
• Giảm dung lượng file Excel với Macro (11 cách dễ dàng)