Hợp tác quan trọng trong nhiều không gian làm việc. Vì hầu hết dự án yêu cầu file được truy cập bởi nhiều người dùng, thiết lập hợp tác trở nên cần thiết.
Microsoft Excel là một trong nhiều chương trình dùng bởi công ty toàn cầu. Vì vậy, nhu cầu sổ làm việc chia sẻ (shared workbooks) là then chốt.
Trong bài này, bạn sẽ học cách bạn và nhóm hợp tác dùng Excel 2016 và các phiên bản Excel trực tuyến khác.
Chia Sẻ File Excel Ngoại Tuyến (Offline)
Nếu có kết nối mạng cục bộ, tất cả người dùng trong mạng truy cập được mọi file. Không chỉ vậy, mọi thay đổi file có thể theo dõi. Bạn cũng đặt được người dùng nào có quyền truy cập file.
Bắt đầu bằng lưu file ở vị trí mọi người trong nhóm truy cập được. Sau đó thiết lập file cho hợp tác.
Thêm Lại Tính Năng Shared Workbook
Người dùng Office 365 sẽ thấy tính năng Shared Workbook (Sổ làm việc chia sẻ) ẩn mặc định. Điều này vì Microsoft khuyến khích chia sẻ sổ làm việc trực tuyến.
Cách bật tính năng. Nếu dùng phiên bản Excel cũ, bỏ qua sang phần tiếp — Chia Sẻ Tài Liệu.
- Đi đến File > Options > Quick Access Toolbar.
- Dưới menu thả xuống Choose Commands From (Chọn lệnh từ), chọn All Commands (Tất cả lệnh). Cuộn danh sách đến khi thấy Share Workbook (Legacy) (Chia sẻ sổ làm việc - kế thừa) và chọn mục đó.
- Nhấp nút Add (Thêm).
- Làm tương tự cho các lệnh sau:
- Track Changes (Legacy) (Theo dõi thay đổi - kế thừa)
- Protect Sharing (Legacy) (Bảo vệ chia sẻ - kế thừa)
- Compare and Merge Workbooks (So sánh và hợp nhất sổ làm việc)
- Nhấp OK khi xong.
Chia Sẻ Tài Liệu
- Trên tab Review (Xem xét), nhấp nút Share Workbook.
Những ai làm theo phần Thêm Lại Tính Năng Shared Workbook sẽ thấy nút Share Workbook (cùng các lệnh khác thêm) ở Quick Access Toolbar thay vì tab Review.
- Hộp thoại sẽ hiện. Tích tùy chọn bật tính năng sổ làm việc chia sẻ.
- Chuyển sang tab Advanced (Nâng cao) và bật Track Changes (Theo dõi thay đổi) và cài đặt khác muốn bật.
Bảo Vệ File
Các bước trên cho mọi người truy cập file. Nhưng cũng cho mọi người quyền quản trị mặc định. Bảo vệ file nghĩa là truy cập file bị giới hạn và theo dõi.
- Đi tab Review nhấp nút Protect and Share Workbook (Bảo vệ và chia sẻ sổ làm việc).
- Tích ô Sharing With Track Changes (Chia sẻ với theo dõi thay đổi).
- Bạn cũng nên tạo mật khẩu nếu không ai có thể khôi phục sổ làm việc về cài đặt gốc.
- Lưu thay đổi và thoát.
Chia Sẻ File Excel Trực Tuyến (Online)
Làm việc ngoại tuyến là giải pháp hay, nhưng bạn bị cản bởi cần ổ đĩa chia sẻ cục bộ. Làm việc trực tuyến rõ ràng là lựa chọn tốt hơn. Đây là cách làm.
Dùng OneDrive
- Mở file và đi File > Share > Save to Cloud (Lưu lên đám mây).
- Mời người muốn hợp tác bằng nhập email. Bạn cũng đặt quyền truy cập.
- Nhấp Share (Chia sẻ) khi xong.
Dùng Google Drive
Google Drive có lẽ là cách dễ nhất làm việc đồng thời trên dự án. Ai có tài khoản Google truy cập file và chỉnh sửa được.
- Đăng nhập tài khoản và vào Google Drive.
- Khi đã vào, tạo file mới hoặc tải file hiện có lên.
- Khi tài liệu tạo hoặc tải xong, nhấp nút Share (Chia sẻ) góc trên bên phải bảng tính.
Điều này cho tùy chọn chia sẻ bảng tính bằng nhập email hoặc chia sẻ liên kết cho đồng nghiệp.
Tất cả thay đổi tự động theo dõi và lưu. Bạn làm việc cùng tài liệu thời gian thực rất tiện lợi.