Sự hợp tác rất quan trọng trong nhiều không gian làm việc. Vì hầu hết các dự án yêu cầu tệp phải được nhiều người dùng truy cập, nên việc thiết lập cộng tác trở nên cần thiết.
Microsoft Excel chỉ là một trong nhiều chương trình được các công ty trên toàn thế giới sử dụng. Do đó, nhu cầu về sổ làm việc được chia sẻ là rất quan trọng.
Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách bạn và nhóm của bạn có thể cộng tác bằng cách sử dụng Excel 2016 và các phiên bản Excel trực tuyến khác.
Chia sẻ tệp Excel ngoại tuyến
Nếu bạn có kết nối cục bộ, tất cả người dùng trong mạng có thể có quyền truy cập vào bất kỳ tệp nào. Không chỉ vậy, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp đều có thể được theo dõi. Bạn cũng có thể đặt người dùng nào sẽ có quyền truy cập vào tệp.
Bắt đầu bằng cách lưu tệp ở một vị trí mà mọi người trong nhóm của bạn có thể truy cập. Sau đó, bạn có thể đặt tệp của mình để cộng tác.
Thêm tính năng sổ làm việc được chia sẻ lại
Người dùng Office 365 sẽ tìm thấy Sổ làm việc được chia sẻ tính năng ẩn theo mặc định. Điều này là do Microsoft khuyến khích người dùng chia sẻ sổ làm việc trực tuyến.
Đây là cách bạn bật tính năng này. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo - Chia sẻ tài liệu.
- Đi tới Tệp> Tùy chọn> Thanh công cụ Truy cập Nhanh .
- Trong Chọn lệnh từ trình đơn thả xuống, chọn Tất cả lệnh . Cuộn qua danh sách cho đến khi bạn thấy Chia sẻ sổ làm việc (Kế thừa) và chọn mục đó.
- Nhấp vào Thêm nút.
- Thực hiện tương tự đối với các lệnh sau:
- Theo dõi các thay đổi (Kế thừa)
- Bảo vệ Chia sẻ (Kế thừa)
- So sánh và Hợp nhất các Sổ làm việc
- Nhấp vào OK khi bạn làm xong.
Chia sẻ tài liệu
- Trên Đánh giá , nhấp vào tab Chia sẻ sổ làm việc nút.
Những người đã làm theo các bước trong Thêm tính năng sổ làm việc được chia sẻ lại sẽ tìm thấy Chia sẻ sổ làm việc (cùng với các lệnh khác mà bạn đã thêm) trong Thanh công cụ truy cập nhanh thay vào đó.
- Thao tác này sẽ nhắc một hộp thoại xuất hiện. Đánh dấu vào tùy chọn bật tính năng sổ làm việc được chia sẻ.
- Đi tới Nâng cao và bật Theo dõi thay đổi và các cài đặt khác mà bạn có thể muốn bật.
Bảo vệ tệp của bạn
Các bước trên cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp của bạn. Nhưng nó cũng cấp cho mọi người quyền truy cập quản trị theo mặc định. Bảo vệ tệp của bạn có nghĩa là quyền truy cập vào tệp sẽ bị giới hạn và được theo dõi.
- Đi tới Đánh giá và nhấp vào tab Bảo vệ và chia sẻ sổ làm việc khuy ao.
- Đánh dấu vào mục Chia sẻ với các thay đổi theo dõi hộp kiểm.
- Bạn cũng nên tạo mật khẩu, nếu không, bất kỳ ai cũng có thể hoàn nguyên sổ làm việc về cài đặt ban đầu.
- Lưu các thay đổi của bạn và thoát.
Chia sẻ tệp Excel trực tuyến
Mặc dù làm việc ngoại tuyến là một giải pháp tuyệt vời, nhưng bạn bị cản trở bởi sự cần thiết của bộ nhớ cục bộ dùng chung. Làm việc trực tuyến rõ ràng là sự lựa chọn tốt hơn. Đây là cách bạn thực hiện.
Sử dụng OneDrive
- Mở tệp và đi tới Tệp> Chia sẻ> Lưu vào Đám mây .
- Mời những người bạn muốn cộng tác bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt cài đặt quyền.
- Nhấp vào Chia sẻ khi bạn hoàn thành.
Sử dụng Google Drive
Google Drive có lẽ là cách dễ nhất để làm việc trên một dự án đồng thời. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập tệp và chỉnh sửa nếu cần.
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Google Drive.
- Sau khi tham gia, bạn có thể tạo tệp mới hoặc tải tệp hiện có lên.
- Khi tài liệu của bạn đã được tạo hoặc tải lên, hãy nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của trang tính.
Điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn chia sẻ bảng tính bằng cách nhập địa chỉ email hoặc bằng cách chia sẻ liên kết với đồng nghiệp của bạn.
Tất cả các thay đổi được tự động theo dõi và lưu lại. Bạn có thể làm việc trên tài liệu cùng nhau trong thời gian thực, rất tiện lợi.