Chúng ta thường cần Chia sẻ file Excel trực tuyến. Bài viết này trình bày 2 phương pháp nhanh để Chia sẻ file Excel Online. Để demo, dùng tập dữ liệu xe hơi của nhân viên với 3 cột: "Tên", "Dòng xe", "Hãng".
2 cách chia sẻ file Excel trực tuyến
1. Dùng Ribbon (Thanh công cụ) chia sẻ file Excel trực tuyến
Phương pháp đầu dùng tính năng Chia sẻ (Share) từ Ribbon để Chia sẻ file Excel.
Các bước:
- Chọn Chia sẻ (Share) từ Ribbon.
Hoặc làm từ File >>> Chia sẻ (Share).
Hộp thoại Chia sẻ (Share dialog box) xuất hiện.
- Chọn OneDrive.
Ở đây, có thể chọn gửi file qua email trực tiếp từ tùy chọn "Gửi bản sao thay thế (Attach a copy instead)" bên dưới.
Nếu chưa đăng nhập, cần đăng nhập tài khoản.
Sau đó, hộp thoại khác hiện ra.
- Chọn chia sẻ với mọi người (share with everyone) có liên kết hoặc người cụ thể.
- Chọn cho phép chỉnh sửa (editable) hoặc chỉ xem (viewable).
- Bấm Sao chép (Copy).
Hộp thoại khác báo "liên kết đã sao chép vào bộ nhớ tạm" xuất hiện.
Hơn nữa, bấm vào "Ai có liên kết có thể chỉnh sửa >" để mở thêm tùy chọn.
- Thêm mật khẩu (password) và ngày hết hạn (expiration date) cho file.
- Bấm Áp dụng (Apply).
Cuối cùng, nếu không xác định người cụ thể, có thể chia sẻ liên kết qua mạng xã hội, Email và các kênh khác.
Vậy là đã chia sẻ file Excel trực tuyến.
Xem thêm: Cách bật Chia sẻ Workbook trong Excel
Đọc tương tự
- Cách gửi Email từ danh sách Excel (2 cách hiệu quả)
- Cách gửi Email tự động từ Excel ra Outlook (4 phương pháp)
- Tự động gửi Email từ Excel dựa trên nội dung ô (2 phương pháp)
- Macro gửi Email từ Excel (5 ví dụ phù hợp)
- Macro gửi Email từ Excel với nội dung (3 trường hợp hữu ích)
2. Chia sẻ file Excel trực tuyến dùng Google Drive & Bật Theo dõi thay đổi
Phương pháp cuối, theo dõi thay đổi và Chia sẻ file Excel trực tuyến dùng Google Drive. Sử dụng Tính năng kế thừa (Legacy Features) để bật theo dõi thay đổi.
Các bước:
Sẽ tùy chỉnh Ribbon ở đây.
- Bấm ALT, F, rồi O mở cửa sổ Tùy chọn Excel (Excel Options).
- Tại Tùy chỉnh Ribbon (Customize Ribbon), dưới tab Xem lại (Review) chọn Nhóm mới (New Group).
- Chuột phải vào nhóm mới và Đổi tên (Rename) thành "Theo dõi (Legacy)".
- Bấm OK.
Thêm Lệnh (Commands) vào tab con vừa tạo.
- Giữ chọn "Theo dõi (Legacy) (Tùy chỉnh)".
- Chọn Tất cả lệnh (All Commands) trong hộp thả xuống "Chọn lệnh từ (Choose commands from:)".
- Cuộn tìm "So sánh và Hợp nhất Workbook… (Compare and Merge Workbooks…)" và chọn.
- Bấm Thêm (Add).
- Tương tự, thêm 3 Lệnh nữa:
- Bảo vệ chia sẻ (Kế thừa) (Protect Sharing (Legacy)).
- Chia sẻ Workbook (Kế thừa) (Share Workbook (Legacy)).
- Theo dõi thay đổi (Kế thừa) (Track Changes (Legacy)).
- Bấm OK.
Bây giờ theo dõi thay đổi trong file.
- Tab Xem lại (Review) >>> Theo dõi thay đổi (Kế thừa) (Track Changes (Legacy)) >>> chọn "Làm nổi bật thay đổi… (Highlight Changes…)".
Hộp thoại xuất hiện.
- Chọn "Theo dõi thay đổi khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ workbook của bạn (Track changes while editing. This also shares your workbook.)"
- Tại "Làm nổi bật thay đổi nào (Highlight which changes)" chọn:
- Khi (When): Tất cả (All).
- Ai (Who): Mọi người (Everyone).
- Bấm OK.
Có thể thêm bảo vệ cho dữ liệu.
- Tab Xem lại >>> chọn Bảo vệ Workbook chia sẻ (Kế thừa) (Protect Shared Workbook (Legacy)).
Hộp thoại khác hiện ra.
- Chọn, Chia sẻ (Sharing) với theo dõi thay đổi.
Điều này giữ lịch sử thay đổi trong file.
- Bấm OK.
Đã chuẩn bị Workbook để theo dõi thay đổi. Tiếp theo, chia sẻ file qua Google Drive.
- Vào trang web Google Drive.
- Kéo thả file vào vị trí mong muốn trong Drive.
- Chuột phải vào file và bấm Chia sẻ (Share).
- Thêm người dùng qua Email.
- Hoặc chọn chia sẻ với mọi người có liên kết.
- Bấm Xong (Done).
Liên kết này mở file trong Google Sheets. File cần tải xuống và chỉnh sửa bằng Excel. Nếu không, một số tính năng sẽ bị mất. Do đó, để tránh vấn đề này, có thể dùng OneDrive.
Xem thêm: Cách xem ai đang ở trong file Excel chia sẻ (Với các bước nhanh)
Lưu ý quan trọng
- Nếu Workbook chứa bảng (Table) thì Theo dõi thay đổi (Track Changes) không hoạt động. Cần chuyển tất cả bảng thành phạm vi (range).
- Nếu tải lên Google Drive, người nhận phải tải file về và chỉnh sửa bằng Excel. Nếu không, sẽ mất một số tính năng.
- Đang dùng Office 365, tùy phiên bản, một số tùy chọn có thể không có.
- Không thể Theo dõi thay đổi (Track Changes) và Tác giả cộng đồng (Co-Authoring) cùng lúc.
Kết luận
Đã trình bày 2 phương pháp dễ dàng Chia sẻ file Excel trực tuyến. Nếu gặp khó khăn, hãy bình luận bên dưới. Cảm ơn đã đọc, hãy tiếp tục xuất sắc!
Bài viết liên quan
- Cách áp dụng Macro gửi Email từ Excel với tệp đính kèm
- Cách gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel (3 cách)
- Excel Macro gửi Email tự động (3 ví dụ phù hợp)
- Gửi Email nhắc nhở tự động từ Worksheet Excel dùng VBA
- Cách gửi Email tự động khi điều kiện đáp ứng trong Excel
- Cách gửi file Excel đến Email tự động (3 phương pháp phù hợp)