Nếu bạn muốn tạo báo cáo tóm tắt trong Excel, bài viết này dành cho bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn 2 phương pháp nhanh và hiệu quả để thực hiện dễ dàng.
Tải Workbook
2 phương pháp tạo báo cáo tóm tắt trong Excel
Bảng Báo cáo doanh số của Cửa hàng sách ABC sau chứa cột Tên sách, Số lượng bán và Giá. Chúng ta sẽ tạo báo cáo tóm tắt từ bảng này bằng 2 phương pháp. Ở đây dùng Excel 365, bạn có thể dùng bất kỳ phiên bản Excel nào.
Phương pháp 1: Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) và hàm SUMIF tạo báo cáo tóm tắt
Dùng tùy chọn Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) để lọc Tên sách duy nhất, sau đó dùng hàm SUMIF tính Tổng số lượng bán và Tổng giá trong bảng Báo cáo tóm tắt. Cùng với đó, dùng hàm SUM tính tổng cộng trong bảng Báo cáo tóm tắt.
Bước 1: Áp dụng Bộ lọc nâng cao
Dùng tùy chọn Nâng cao (Advanced) để tìm Tên sách duy nhất trong bảng Báo cáo tóm tắt.
- Vào tab Dữ liệu (Data) > chọn Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter) > chọn Nâng cao (Advanced).
Cửa sổ Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) xuất hiện.
- Chọn Sao chép sang vị trí khác (Copy to another location) > chọn từ ô B4 đến B19 làm Vùng danh sách (List range).
Có thể chọn nhanh từ ô B4 đến B19 bằng cách bấm ô B4 và nhấn CTRL+SHIFT+Mũi tên xuống.
- Chọn ô F4 trong hộp Sao chép đến (Copy to) > tích vào Chỉ bản ghi duy nhất (Unique records only) > bấm OK.
Cuối cùng, thấy tên sách duy nhất ở cột Tên sách của bảng Báo cáo tóm tắt.
Bước 2: Định nghĩa tên (Define Names)
Định nghĩa tên cột của bảng Báo cáo doanh số Cửa hàng sách ABC trong Hộp tên (Name Box).
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu của bảng Báo cáo doanh số Cửa hàng sách ABC.
Chọn nhanh toàn bảng bằng cách bấm ô B4 và nhấn CTRL+SHIFT+Mũi tên phải+Mũi tên xuống.
- Vào tab Công thức (Formulas) > chọn Tên đã định nghĩa (Defined Names) > chọn Tạo từ lựa chọn (Create from Selection).
Cửa sổ Tạo tên từ lựa chọn (Create Names from Selection) xuất hiện.
- Bỏ tích Cột bên trái (Left column), đảm bảo Hàng trên cùng (Top row) được tích > bấm OK.
- Bây giờ, bấm vào Hộp tên (Name Box) sẽ thấy tên cột của bảng Báo cáo doanh số Cửa hàng sách ABC. Sẽ dùng các tên này trong hàm SUMIF.
Bước 3: SUMIF để tính toán
Tính Tổng số lượng bán và Tổng giá trong bảng Báo cáo tóm tắt bằng hàm SUMIF.
- Nhập công thức sau vào ô G5.
=SUMIF(Book_Name,F5,Units_Sold)Ở đây, Book_Name là vùng (range) của SUMIF, F5 là điều kiện (criteria), và Units_Sold là vùng tổng (sum range).
- Nhấn ENTER.
Kết quả ở ô G5.
- Kéo công thức xuống bằng công cụ Fill Handle.
Bây giờ, bảng Báo cáo tóm tắt hiển thị Tổng số lượng bán cho mỗi Tên sách.
Tiếp tục tính Tổng giá trong Bảng tóm tắt.
- Nhập công thức sau vào ô H5.
=SUMIF(Book_Name,F5,Price)Ở đây, Book_Name là vùng, F5 là điều kiện, Price là vùng tổng.
- Nhấn ENTER.
Kết quả ở ô H5.
- Kéo công thức xuống bằng Fill Handle.
Cuối cùng, bảng Báo cáo tóm tắt hoàn chỉnh với cột Tổng số lượng bán và Tổng giá.
Bước 4: Tính Tổng cộng (Grand Total)
Tính Tổng cộng của bảng Báo cáo tóm tắt bằng hàm SUM.
- Nhập công thức sau vào ô G10.
=SUM(G5:G9)Hàm SUM cộng các ô từ G5 đến G9.
- Nhấn ENTER.
Kết quả ở ô G10.
- Nhập công thức sau vào ô H10.
=SUM(H5:H9)Hàm SUM cộng các ô từ H5 đến H9.
- Nhấn ENTER.
Cuối cùng, thấy báo cáo tóm tắt hoàn chỉnh.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo bằng Macro trong Excel (với các bước dễ dàng)
Phương pháp 2: Báo cáo tóm tắt dùng Bảng Pivot (Pivot Table)
Phương pháp này dùng Bảng Pivot (Pivot Table) để tạo báo cáo tóm tắt nhanh chóng.
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu bảng Báo cáo doanh số Cửa hàng sách ABC > tab Chèn (Insert) > bấm Bảng Pivot (Pivot Table) > chọn Từ Bảng/Plage (From Table/Range).
Cửa sổ Bảng Pivot từ bảng hoặc phạm vi (PivotTable from table or range) xuất hiện.
- Chọn Sheet mới (New Worksheet) > bấm OK.
- Trong Các trường Bảng Pivot (PivotTable Fields), kéo Tên sách (Book Name) vào khung Hàng (Rows), kéo Số lượng bán (Units Sold) và Giá (Price) vào khung Giá trị (Values).
Cuối cùng, Báo cáo tóm tắt được tạo bằng Bảng Pivot.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Kết luận
Bài viết đã trình bày 2 phương pháp tạo báo cáo tóm tắt trong Excel. Cảm ơn bạn đã đọc, hy vọng hữu ích. Nếu có thắc mắc hoặc góp ý, hãy cho chúng tôi biết ở phần bình luận.
Bài viết liên quan
- Cách tạo báo cáo chi phí trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Tạo báo cáo thu chi trong Excel (3 ví dụ)
- Tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 mẹo nhanh)
- Làm báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
- Cách làm báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)