Tóm Tắt Những Gì Cần Biết
- Tạo báo cáo bằng biểu đồ: Chọn Insert (Chèn) > Recommended Charts (Biểu đồ khuyến nghị), chọn biểu đồ muốn thêm vào trang báo cáo.
- Tạo báo cáo với PivotTable: Chọn Insert > PivotTable. Chọn phạm vi dữ liệu muốn phân tích ở trường Table/Range.
- In ấn: Vào File > Print (In), đổi hướng sang Landscape (Ngang), tỷ lệ Fit All Columns on One Page (Điều chỉnh tất cả cột trên một trang), chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ sổ làm việc).
Bài viết giải thích cách tạo báo cáo trong Microsoft Excel dùng kỹ năng chủ chốt: tạo biểu đồ/bảng cơ bản, tạo PivotTable, in báo cáo. Áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010, Excel cho Mac.
Tạo Biểu Đồ Và Bảng Cơ Bản Cho Báo Cáo Excel
Tạo báo cáo thường nghĩa là thu thập thông tin và trình bày tất cả trong một trang tính đóng vai trò trang báo cáo. Các trang báo cáo nên định dạng dễ in ấn.
Công cụ phổ biến nhất tạo báo cáo trong Excel là biểu đồ và bảng. Tạo biểu đồ trong trang báo cáo Excel:
Chọn Insert từ menu, nhóm charts, chọn loại biểu đồ muốn thêm vào trang báo cáo.
Trong menu Chart Design, nhóm Data, chọn Select Data (Chọn dữ liệu).
Chọn trang tính chứa dữ liệu và chọn tất cả ô chứa dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (kể cả tiêu đề).
Biểu đồ cập nhật trên trang báo cáo với dữ liệu. Tiêu đề dùng làm nhãn hai trục.
Lặp lại các bước để tạo biểu đồ/đồ thị mới biểu diễn dữ liệu muốn hiển thị. Khi cần báo cáo mới, chỉ cần dán dữ liệu mới vào trang dữ liệu, biểu đồ/đồ thị tự cập nhật.
Có nhiều cách trình bày báo cáo Excel. Có thể để biểu đồ/đồ thị cùng trang với dữ liệu bảng (số liệu), hoặc tạo nhiều trang: trực quan trên trang này, dữ liệu bảng trang khác, v.v.
Dùng PivotTable Tạo Báo Cáo Từ Bảng Tính Excel
PivotTable là công cụ mạnh mẽ khác tạo báo cáo trong Excel. PivotTable giúp đào sâu phân tích dữ liệu.
Chọn trang tính chứa dữ liệu muốn phân tích. Chọn Insert > PivotTable.
Trong hộp thoại Create PivotTable, trường Table/Range, chọn phạm vi dữ liệu muốn phân tích. Trường Location, chọn ô đầu tiên của trang tính muốn đặt phân tích. Chọn OK.
Quá trình tạo PivotTable bắt đầu ở trang mới. Khu vực PivotTable Fields, trường đầu tiên chọn sẽ là trường tham chiếu.
Kéo các trường dữ liệu muốn hiển thị vào khu vực Values (Giá trị) của ngăn PivotTable Fields. Dữ liệu từ trang nguồn nhập vào PivotTable.
PivotTable gom dữ liệu nhiều mục bằng cách cộng (mặc định). Ví dụ: thấy tháng nào có lượt xem trang nhiều nhất. Muốn phân tích khác, chọn mũi tên xuống bên cạnh mục trong ngăn Values, chọn Value Field Settings (Cài đặt trường giá trị).
Trong hộp thoại Value Field Settings, đổi loại tính toán theo ý muốn.
Dữ liệu PivotTable cập nhật theo. Dùng cách này, thực hiện bất kỳ phân tích nào trên dữ liệu nguồn, tạo PivotChart hiển thị thông tin báo cáo theo ý muốn.
Ví dụ: PivotTable này hiển thị lưu lượng truy cập web theo tháng. Vì vậy, trước tiên chọn Month (Tháng).
Cách In Báo Cáo Excel
In báo cáo từ tất cả trang đã tạo, nhưng trước đó cần thêm tiêu đề trang.
Chọn Insert > Text (Văn bản) > Header & Footer (Tiêu đề & Chân trang).
Gõ tiêu đề trang báo cáo, định dạng chữ to hơn bình thường. Lặp lại cho từng trang báo cáo định in.
Tiếp theo, ẩn các trang không muốn đưa vào báo cáo. Chuột phải tab trang tính, chọn Hide (Ẩn).
Để in báo cáo, chọn File > Print. Đổi hướng Landscape, tỷ lệ Fit All Columns on One Page.
Chọn Print Entire Workbook. Bây giờ in báo cáo, chỉ các trang báo cáo tạo sẽ in thành trang riêng biệt.
Có thể in báo cáo ra giấy, hoặc in thành PDF và gửi qua email.