Cách tạo báo cáo trong Excel

Những điều cần biết

• Tạo báo cáo bằng biểu đồ:Chọn Chèn > Biểu đồ được đề xuất , sau đó chọn thông tin bạn muốn thêm vào trang báo cáo.
• Tạo báo cáo với bảng tổng hợp:Chọn Chèn > PivotTable . Chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn phân tích trong trường Bảng / Phạm vi.
• In:Đi tới Tệp > In , thay đổi hướng thành Ngang , mở rộng thành Điều chỉnh tất cả các cột trên một trang và chọn In toàn bộ sổ làm việc .

Bài viết này giải thích cách tạo báo cáo trong Microsoft Excel bằng cách sử dụng các kỹ năng chính như tạo biểu đồ và bảng cơ bản, tạo bảng tổng hợp và in báo cáo. Thông tin trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 và Excel cho Mac.

Tạo Biểu đồ và Bảng Cơ bản cho Báo cáo Excel

Tạo báo cáo thường có nghĩa là thu thập thông tin và trình bày tất cả trong một trang tính duy nhất, đóng vai trò là trang báo cáo cho tất cả thông tin. Các trang báo cáo này cũng phải được định dạng theo cách dễ in.

Một trong những công cụ phổ biến nhất mà mọi người sử dụng trong Excel để tạo báo cáo là công cụ biểu đồ và bảng. Để tạo biểu đồ trong trang tính báo cáo Excel:

1. Chọn Chèn từ menu và trong nhóm biểu đồ, hãy chọn loại biểu đồ bạn muốn thêm vào trang báo cáo.

   

2. Trong trình đơn Thiết kế biểu đồ, trong nhóm Dữ liệu, hãy chọn Chọn Dữ liệu .

   

3. Chọn trang tính có dữ liệu và chọn tất cả các ô chứa dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ (bao gồm tiêu đề).

   

4. Biểu đồ sẽ cập nhật dữ liệu trong bảng báo cáo của bạn. Các tiêu đề sẽ được sử dụng để điền các nhãn vào hai trục.

   

5. Lặp lại các bước trên để tạo các biểu đồ và đồ thị mới thể hiện một cách thích hợp dữ liệu bạn muốn hiển thị trong báo cáo của mình. Khi bạn cần tạo một báo cáo mới, bạn có thể chỉ cần dán dữ liệu mới vào bảng dữ liệu và các biểu đồ và đồ thị sẽ tự động cập nhật.

   

   Có nhiều cách khác nhau để tạo báo cáo bằng Excel. Bạn có thể bao gồm các đồ thị và biểu đồ trên cùng một trang dưới dạng dữ liệu dạng bảng (số) hoặc bạn có thể tạo nhiều trang tính để báo cáo trực quan nằm trên một trang tính, dữ liệu dạng bảng nằm trên một trang tính khác, v.v.

Sử dụng PivotTables để tạo báo cáo từ bảng tính Excel

Bảng tổng hợp là một công cụ mạnh mẽ khác để tạo báo cáo trong Excel. Bảng tổng hợp giúp đào sâu hơn vào dữ liệu.

1. Chọn trang tính có dữ liệu bạn muốn phân tích. Chọn Chèn > PivotTable .

   

2. Trong hộp thoại Tạo PivotTable, trong trường Bảng / Phạm vi, hãy chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn phân tích. Trong trường Vị trí, hãy chọn ô đầu tiên của trang tính mà bạn muốn thực hiện phân tích. Chọn OK để kết thúc.

   

3. Thao tác này sẽ khởi chạy quá trình tạo bảng tổng hợp trong trang tính mới. Trong vùng Trường PivotTable, trường đầu tiên bạn chọn sẽ là trường tham chiếu.

   

   Trong ví dụ này, bảng tổng hợp này sẽ hiển thị thông tin lưu lượng truy cập trang web theo tháng. Vì vậy, trước tiên, bạn chọn Tháng .

4. Tiếp theo, kéo trường dữ liệu bạn muốn hiển thị dữ liệu vào vùng giá trị của ngăn trường PivotTable. Bạn sẽ thấy dữ liệu được nhập từ trang tính nguồn vào bảng tổng hợp của mình.

   

5. Bảng tổng hợp đối chiếu tất cả dữ liệu cho nhiều mục bằng cách thêm chúng (theo mặc định). Trong ví dụ này, bạn có thể xem tháng nào có nhiều lượt xem trang nhất. Nếu bạn muốn có một phân tích khác, chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh mục trong ngăn Giá trị, sau đó chọn Cài đặt trường giá trị .

   

6. Trong hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị, hãy thay đổi kiểu tính toán thành tùy chọn bạn thích.

   

7. Thao tác này sẽ cập nhật dữ liệu trong bảng tổng hợp cho phù hợp. Sử dụng phương pháp này, bạn có thể thực hiện bất kỳ phân tích nào bạn muốn trên dữ liệu nguồn và tạo biểu đồ tổng hợp hiển thị thông tin trong báo cáo của bạn theo cách bạn cần.

Cách in Báo cáo Excel của bạn

Bạn có thể tạo báo cáo in từ tất cả các trang tính mà bạn đã tạo, nhưng trước tiên, bạn cần thêm tiêu đề trang.

1. Chọn Chèn > Văn bản > Đầu trang &chân trang .

   

2. Nhập tiêu đề cho trang báo cáo, sau đó định dạng để sử dụng văn bản lớn hơn bình thường. Lặp lại quy trình này cho mỗi tờ báo cáo bạn định in.

   

3. Tiếp theo, ẩn các trang tính bạn không muốn đưa vào báo cáo. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Ẩn .

   

4. Để in báo cáo của bạn, hãy chọn Tệp > In . Thay đổi hướng thành Ngang và điều chỉnh tỷ lệ để Điều chỉnh tất cả các cột trên một trang .

   

5. Chọn In toàn bộ sổ làm việc . Bây giờ, khi bạn in báo cáo của mình, chỉ những trang báo cáo bạn đã tạo mới được in dưới dạng các trang riêng lẻ.

   Bạn có thể in báo cáo của mình ra giấy hoặc in dưới dạng PDF và gửi dưới dạng tệp đính kèm email.