Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính hoặc kế toán, bạn đã biết rằng hầu hết các cơ hội việc làm đều yêu cầu kỹ năng Excel trung cấp hoặc cao cấp. Một số hàm Excel phổ biến nhất trong các vai trò này là Pivot Table và VLOOKUP .
Bài viết này sẽ phác thảo những điều cơ bản về bảng xoay. Hãy truy cập vào đây nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về hàm VLOOKUP. Ngoài ra, hãy nhớ xem phương án thay thế cho hàm VLOOKUP, một hàm được gọi là INDEX-MATCH.
Tạo bảng tổng hợp trong Excel
Bảng tổng hợp là gì? Nói một cách đơn giản, bảng tổng hợp là một trong những hàm tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng tạo một bảng tóm tắt dựa trên một tập hợp dữ liệu lớn trong Excel.
Hãy tưởng tượng nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến bán các mẫu điện thoại di động khác nhau với dữ liệu bán hàng như hình dưới đây. Tải xuống bảng tính mẫu.
Sau khi kinh doanh khoảng hai tháng, bạn tò mò không biết tháng đầu tiên hay tháng thứ hai mình bán được nhiều hàng hơn. Bạn cũng muốn biết liệu bạn đã bán thêm sản phẩm của Apple hay sản phẩm của Samsung. Cuối cùng, bạn muốn biết tổng doanh số nhận được trong mỗi tháng.
Bảng tổng hợp là ứng cử viên hoàn hảo để có được một bản tóm tắt nhanh chóng mà không cần sử dụng bất kỳ công thức Excel nào, chẳng hạn như số hoặc tổng. Câu trả lời cho các câu hỏi trên có thể được tạo ra trong vài giây sau khi bạn biết cách làm việc với bảng xoay.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo bảng tổng hợp.
BƯỚC 1 - Tạo bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu, sau đó chuyển đến tab trên cùng trong Excel và chọn Chèn -> Bảng tổng hợp .
BƯỚC 2 - Một cửa sổ lựa chọn sẽ xuất hiện và nó sẽ tự động xác định toàn bộ phạm vi của bảng dựa trên ô mà bạn đã nhấp vào trước đó. Đối với ví dụ này, chúng tôi đang thêm bảng tổng hợp của mình vào một trang tính mới, vì vậy, nó sẽ dễ nhìn hơn.
BƯỚC 3 - Nhấp vào bảng tổng hợp trống được tạo trong trang tính mới. Bạn sẽ nhận thấy Trường bảng tổng hợp sẽ xuất hiện ở bên phải bảng tính của bạn. Đây là nơi bạn kéo và thả để tạo tóm tắt nhanh.
BƯỚC 4 - Để biết số lượng điện thoại di động đã bán mỗi tháng, hãy kéo Tháng đã bán tới ROWS khu vực và Thương hiệu thành VALUES khu vực .
Bạn sẽ nhận thấy rằng Bảng tổng hợp sẽ được tự động cập nhật để hiển thị số hàng cho mỗi tháng, cho biết số lượng điện thoại di động bán được cho mỗi tháng.
Nếu bạn kéo Mô hình hoặc Vị trí kho hàng thành VALUES thay vì Thương hiệu , nó sẽ tạo ra những con số giống nhau cho mỗi tháng vì nó chỉ đơn giản là đề cập đến tổng số hàng trong mỗi Tháng đã bán. Có vẻ như chúng tôi đã bán được nhiều điện thoại hơn trong JAN so với FEB .
BƯỚC 5 - Để biết liệu có nhiều sản phẩm Apple hoặc Samsung được bán trong cửa hàng của bạn hay không, bạn có thể sử dụng lại cùng một bảng tổng hợp mà không cần tạo một bảng tổng hợp mới.
Để thực hiện việc này, bạn có thể xóa lựa chọn mà bạn không cần nữa (bằng cách kéo trường dữ liệu ra khỏi Khu vực và thả nó vào bất kỳ đâu trên bảng tính).
Tiếp theo, hãy thay thế nó bằng Thương hiệu trong ROWS hộp.
Bảng tổng hợp sẽ được cập nhật ngay lập tức để hiển thị tổng số hàng, được nhóm theo Thương hiệu (nghĩa là Tổng số sản phẩm được bán bởi Thương hiệu đến nay). Bạn thực sự đã bán được nhiều Apple hơn sản phẩm so với Samsung .
BƯỚC 5 - Cuối cùng, để biết bạn đã nhận được bao nhiêu doanh số bán hàng trong mỗi tháng, chúng tôi sẽ sử dụng lại cùng một Bảng tổng hợp .
Xóa Thương hiệu và kéo Tháng đã bán quay lại ROWS khu vực. Vì chúng tôi muốn biết cụ thể tổng doanh số, hãy xóa GIÁ TRỊ khu vực và kéo vào Giá ưu đãi như hình bên dưới.
Là Giá bán cột trong tập dữ liệu gốc ở định dạng số, bảng tổng hợp sẽ tự động tổng hợp Giá bán , thay vì đếm số lượng Giá ưu đãi hàng. Thì đấy, bạn đã nhận được 7,550 đô la trong JAN và $ 7,100 trong FEB .
Hãy thử chơi xung quanh và kéo các trường càng cao bên dưới và xem kết quả của bảng xoay vòng là gì.
Đây chỉ là sơ lược về những gì mà bảng xoay có thể làm, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết cơ bản tốt để bắt đầu. Chúc bạn khám phá vui vẻ!
Mẹo:Nếu Trường bảng tổng hợp ngăn bên phải của bảng tính bị thiếu, hãy thử di chuột qua bảng xoay, nhấp chuột phải và chọn Hiển thị danh sách trường . Điều đó sẽ đưa nó trở lại. Hãy tận hưởng!