Nếu bạn làm tài chính hoặc kế toán, bạn đã biết hầu hết cơ hội việc yêu cầu kỹ năng Excel trung cấp hoặc nâng cao. Một số hàm Excel phổ biến nhất trong vai trò này là Pivot Table (Bảng xoay) và VLOOKUP.
Bài viết nêu cơ bản Pivot Table. Đi đây nếu muốn tìm hiểu VLOOKUP. Cũng xem thay thế VLOOKUP, hàm INDEX-MATCH.
Tạo Pivot Table Trong Excel
Pivot Table là gì? Nói đơn giản, Pivot Table là một trong các hàm tích hợp sẵn dùng tạo nhanh bảng tóm tắt dựa trên tập dữ liệu lớn trong Excel.
Hãy tưởng tượng bạn sở hữu cửa hàng trực tuyến bán các mẫu điện thoại với dữ liệu bán hàng như dưới. Tải bảng tính mẫu.
Sau kinh doanh khoảng hai tháng, bạn tò mò tháng đầu hay tháng hai bán nhiều hơn. Bạn cũng muốn biết bán nhiều sản phẩm Apple hay Samsung. Cuối cùng, muốn biết tổng doanh thu mỗi tháng.
Pivot Table là ứng cử viên hoàn hảo lấy tóm tắt nhanh không cần công thức Excel như COUNT hay SUM. Câu trả lời cho câu hỏi trên tạo ra trong giây khi biết làm việc với Pivot Table.
Dưới là hướng dẫn từng bước tạo Pivot Table.
BƯỚC 1 — Tạo Pivot Table bằng nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu, sau đó tab trên cùng Excel chọn Insert (Chèn) -> Pivot Table.
BƯỚC 2 — Cửa sổ chọn hiện ra và tự động xác định toàn bộ phạm vi bảng dựa trên ô bạn nhấp trước. Ví dụ này, thêm Pivot Table vào trang tính mới, dễ nhìn hơn.
BƯỚC 3 — Nhấp vào Pivot Table trống tạo ở trang mới. Bạn nhận thấy Pivot Table Fields (Các trường Pivot Table) hiện bên phải bảng tính. Đây nơi kéo-thả tạo tóm tắt nhanh.
BƯỚC 4 — Để biết số điện thoại bán mỗi tháng, kéo Month Sold (Tháng bán) vào khu vực ROWS (Hàng) và Brand (Thương hiệu) vào VALUES (Giá trị).
Bạn nhận thấy Pivot Table tự động cập nhật hiển thị số hàng mỗi tháng, chỉ số lượng bán điện thoại mỗi tháng.
Nếu kéo Model (Mẫu) hoặc Warehouse Location (Vị trí kho) vào VALUES thay Brand, nó tạo cùng số cho mỗi tháng vì chỉ tham chiếu tổng số hàng mỗi Month Sold. Trông như bán nhiều điện thoại JAN so với FEB.
BƯỚC 5 — Để biết bán nhiều Apple hay Samsung, dùng lại Pivot Table không cần tạo mới.
Làm này, xóa chọn không cần (kéo trường dữ liệu ra khỏi Area (Khu vực) thả bất kỳ đâu trên bảng tính).
Tiếp theo thay bằng Brand trong hộp ROWS.
Pivot Table ngay lập tức cập nhật hiển thị tổng số hàng, nhóm theo Brand (Tổng sản phẩm bán theo Brand đến nay). Thực tế bán nhiều Apple so với Samsung.
BƯỚC 5 — Cuối cùng, biết doanh thu mỗi tháng, dùng lại Pivot Table.
Xóa trường Brand và kéo Month Sold về ROWS. Vì muốn biết tổng doanh thu, xóa khu vực VALUES kéo Sale Price (Giá bán) như dưới.
Vì cột Sale Price trong dữ liệu gốc định dạng số, Pivot Table tự động cộng tổng Sale Price, thay vì đếm số hàng Sale Price. Voilà, nhận $7,550 JAN và $7,100 FEB.
Thử kéo thả trường như dưới và xem kết quả Pivot Table.
Đây mới chỉ bề mặt Pivot Table làm được, nhưng cho hiểu cơ bản tốt để bắt đầu. Khám phá vui vẻ!
Mẹo: Nếu khung Pivot Table Fields bên phải mất, thử di chuột qua Pivot Table, nhấp chuột phải chọn Show Field List (Hiển thị danh sách trường). Sẽ đưa nó lại. Thưởng thức!