Trong phân tích dữ liệu và trực quan hóa dữ liệu, hệ thống phân cấp là danh sách các cột lồng nhau có thể xem xét như một mục duy nhất. Nó rất hữu ích cho việc trực quan hóa và biểu diễn trình tự cấp bậc của cấu trúc phân cấp. Với tính năng Bảng Pivot của Microsoft Excel, chúng ta dễ dàng tạo ra hệ thống phân cấp như vậy. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày các cách chi tiết để tạo và biểu diễn hệ thống phân cấp và biểu đồ phân cấp trong Excel sử dụng Bảng Pivot, Power Pivot và SmartArt.
Bạn có thể tải sổ làm việc dùng cho minh họa từ liên kết tải xuống bên dưới.
Quy trình từng bước tạo hệ thống phân cấp trong Bảng Pivot Excel
Trong phần này, chúng ta sẽ minh họa cách tạo hệ thống phân cấp trong Excel chỉ sử dụng tính năng Bảng Pivot. Ý tưởng chính là đưa các trường con của phân cấp vào dưới các trường cha khi sắp xếp Bảng Pivot.
Đối với ví dụ, chúng ta dùng tập dữ liệu sau.
Ta thấy từ tập dữ liệu rằng, các bang được bao gồm trong thành phố trong hệ thống phân cấp. Làm theo các bước chi tiết dưới đây để xem cách thực hiện.
Bước 1: Chọn tập dữ liệu
Đầu tiên, chọn toàn bộ tập dữ liệu hoặc phần bạn muốn chuyển thành Bảng Pivot. Lưu ý chỉ phần chọn ở giai đoạn này mới đi vào phân cấp.
Chúng tôi chọn toàn bộ tập dữ liệu cho minh họa.
Bước 2: Chuyển tập dữ liệu thành Bảng Pivot
Sau khi chọn tập dữ liệu, chuyển nó từ biểu đồ thông thường thành Bảng Pivot. Để làm vậy, vào tab Insert (Chèn) trên Ribbon rồi chọn PivotTable từ nhóm Tables (Bảng).
Một hộp xuất hiện. Chọn Bảng Pivot ở trang tính hiện tại hay trang tính mới. Ở đây, chọn tùy chọn trang tính mới.
Cuối cùng, nhấp OK. Một trang tính mới mở ra chứa Bảng Pivot.
Bước 3: Kéo trường cha vào vùng Rows (Hàng)
Đi đến trang tính mới tạo và chọn ô bất kỳ trên Bảng Pivot. Bên phải trang tính, bạn tìm thấy cửa sổ PivotTable Fields (Các trường Bảng Pivot).
Trong tập dữ liệu, bang là trường cha. Vì vậy, nhấp và kéo thả nó vào vùng Rows (Hàng) và thả ra.
Bảng Pivot trông như sau.
Bước 4: Kéo trường con vào dưới trường cha
Làm tương tự cho trường con. Trong trường hợp này, chỉ có một trường con là cột thành phố. Vì vậy, nhấp và kéo trường thành phố trong PivotTable Field vào vùng Rows.
Đảm bảo trường con nằm dưới trường cha sau khi thả vào vùng Rows. Nếu có nhiều hơn một trường con, duy trì thứ tự phân cấp ở đây.
Bảng Pivot trông như sau.
Như thấy từ hình, danh sách phân cấp đã được tạo trong Bảng Pivot.
Bước 5: Kéo các trường cần thiết khác
Sau khi hoàn thành các bước trước, thêm các trường bổ sung bạn cho là cần thiết để biểu diễn dữ liệu bằng cách nhấp kéo tương tự trong PivotTable Field.
Ví dụ, muốn thêm cột dân số vào Bảng Pivot phân cấp. Để đưa vào, nhấp kéo trường dân số vào vùng Values (Giá trị) và thả ra.
Cuối cùng, Bảng Pivot trông như sau.
Cách này, chúng ta dễ dàng tạo hệ thống phân cấp trong Bảng Pivot Excel.
Đọc thêm: Tạo hệ thống phân cấp ngày trong Bảng Pivot Excel (với các bước dễ dàng)
Cách tạo hệ thống phân cấp trong Excel Power Pivot
Có cách khác tạo hệ thống phân cấp trong Excel dùng tính năng Power Pivot. Tính năng này có từ lâu nhưng bạn phải thêm thủ công như mở rộng. Làm theo các bước để xem cách thêm Power Pivot vào Excel và tạo phân cấp.
Các bước thêm tính năng Power Pivot trong Excel:
- Đầu tiên, nhấp tab File trên Ribbon.
- Sau đó nhấp Options (Tùy chọn) bên trái khung backstage.
- Hộp Excel Options mở ra. Chọn Add-ins (Tiện ích mở rộng) bên trái.
- Chọn COM Add-ins làm tùy chọn Manage (Quản lý).
- Nhấp Go.
- Trong hộp COM Add-ins bật lên, tích chọn Microsoft Power Pivot for Excel và nhấp OK.
- Cuối cùng, tab Power Pivot xuất hiện trên Ribbon.
Các bước tạo hệ thống phân cấp dùng Power Pivot:
- Đầu tiên, chọn tập dữ liệu trong trang tính Excel.
- Vào tab Insert và nhấp PivotTable từ nhóm Tables.
- Trong hộp bật lên, chọn trang tính hiện tại hoặc mới.
- Đảm bảo tích chọn Add this data to the Data Model (Thêm dữ liệu này vào Mô hình dữ liệu).
- Nhấp OK.
- Vào tab Power Pivot trên Ribbon và chọn Manage từ nhóm Data Model.
- Cửa sổ Power Pivot mở ra, trông như hình.
- Vào tab File trên Ribbon cửa sổ Power Pivot và chọn Diagram View (Xem sơ đồ) từ nhóm View.
Trang tính cửa sổ Power Pivot trông như sau.
- Chọn các trường đi vào phân cấp và nhấp chuột phải. Chọn Create Hierarchy (Tạo phân cấp) từ menu ngữ cảnh.
- Đặt tên cho nhóm phân cấp. Ở đây đặt tên "Location" (Vị trí). Sau khi đặt tên, nhấn Enter.
- Quay lại trang tính Bảng Pivot và chọn ô từ phạm vi Bảng Pivot. Bạn tìm thấy PivotTable Field bên phải. Trong đó, tìm thấy nhóm phân cấp mới tạo trong các trường.
- Kéo thả "Location" vào vùng Rows và thả ra.
Bảng Pivot trông như sau.
- Cuối cùng, chọn các cột khác cần thiết và làm tương tự để biểu diễn trong Bảng Pivot. Ví dụ, kéo thả dân số vào Values.
Bây giờ nói được Bảng Pivot với phân cấp đã sẵn sàng trên trang tính Excel.
Ta thấy lớp cha của phân cấp ban đầu trong Bảng Pivot. Để xem lớp con, nhấp vào biểu tượng cộng ở đầu lớp và nó sẽ mở rộng thành các lớp dưới nó.
Để xem tất cả, nhấp chuột phải vào cột chứa phân cấp và chọn Expand/Collapse (Mở rộng/Thu gọn), sau đó Expand Entire Field (Mở rộng toàn bộ trường) từ menu ngữ cảnh.
Thao tác này mở rộng tất cả các mục của phân cấp, trông như sau.
Cách này, bạn tạo hệ thống phân cấp trong Excel dùng tính năng Power Pivot.
Cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel
Chúng ta cũng có thể tạo biểu đồ phân cấp trong Excel. Cần dùng tính năng SmartArt của Microsoft Excel. Làm theo các bước dưới để xem cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel dùng SmartArt.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab Insert trên Ribbon.
- Chọn SmartArt từ nhóm Illustrations.
- Chọn Hierarchy (Phân cấp) bên trái hộp Choose a SmartArt Graphic (Chọn đồ họa SmartArt). Sau đó chọn loại biểu đồ phân cấp mong muốn từ bên phải.
- Sau khi nhấp OK, hình như sau xuất hiện trên trang tính.
- Bên trái, dưới phần Type your text here (Gõ văn bản tại đây), nhập thủ công các lớp phân cấp. Nếu một lớp là lớp con, gõ nó dưới lớp cha và nhấn phím Tab tại bất kỳ điểm nào khi gõ.
Chúng tôi gõ "New York City" và "Buffalo" với Tab sau khi gõ "New York" state.
- Để nhập lớp cha sau này, nhấn Shift+Tab và làm theo mẫu tương tự để nhập lớp cha và con.
- Tương tự, điền tất cả các lớp thủ công và bạn có được hình như sau.
- Sau một vài chỉnh sửa, làm cho nó chuyên nghiệp hơn.
Cách này, bạn dễ dàng tạo biểu đồ phân cấp trong Excel.
Đọc thêm: Cách dùng SmartArt Hierarchy trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Kết luận
Đây là tất cả quy trình bạn làm theo để tạo hệ thống phân cấp và biểu đồ phân cấp trong Excel có và không có Bảng Pivot. Hy vọng bạn tạo được mẫu phân cấp mong muốn dễ dàng. Tôi hy vọng hướng dẫn này hữu ích và đầy đủ thông tin. Nếu có câu hỏi hoặc góp ý, cho chúng tôi biết ở phần bình luận.
Để thêm hướng dẫn như vậy, truy cập ExcelDemy.com.
Các bài viết liên quan
- Tạo hệ thống phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 cách dễ dàng)
- Cách thêm hệ thống phân cấp hàng trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)