Trong phân tích dữ liệu và trực quan hóa dữ liệu, cấu trúc phân cấp là một danh sách các cột lồng nhau có thể được coi là một mục duy nhất. Nó rất hữu ích cho việc hình dung và biểu diễn thứ tự ghép của một cấu trúc phân cấp. Với sự trợ giúp của tính năng bảng tổng hợp của Microsoft Excel, chúng tôi có thể dễ dàng tạo một hệ thống phân cấp như vậy. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày các cách chi tiết về các cách khác nhau mà bạn có thể tạo và biểu diễn hệ thống phân cấp và biểu đồ phân cấp trong Excel bằng cách sử dụng bảng tổng hợp, bảng tổng hợp nguồn và SmartArt.
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc được sử dụng cho phần trình diễn từ liên kết tải xuống bên dưới.
Quy trình từng bước để tạo cấu trúc phân cấp trong bảng tổng hợp Excel
Trong phần này, chúng tôi sẽ trình bày cách tạo hệ thống phân cấp trong Excel chỉ sử dụng tính năng bảng tổng hợp. Ý tưởng chính là bao gồm các trường con của hệ thống phân cấp bên dưới các trường mẹ trong khi sắp xếp bảng tổng hợp.
Ví dụ:chúng ta sẽ sử dụng tập dữ liệu sau.
Chúng ta có thể thấy từ tập dữ liệu rằng, các tiểu bang được bao gồm trong thành phố trong hệ thống phân cấp. Thực hiện theo các bước chi tiết bên dưới để xem chúng tôi có thể làm điều đó như thế nào.
Bước 1:Chọn Tập dữ liệu
Trước hết, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu hoặc một phần của tập dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi thành một bảng tổng hợp. Hãy nhớ rằng chỉ lựa chọn của giai đoạn này mới được đưa vào hệ thống phân cấp.
Chúng tôi đã chọn toàn bộ tập dữ liệu để trình diễn.
Bước 2:Chuyển tập dữ liệu thành Pivot Table
Sau khi chúng tôi đã chọn tập dữ liệu, chúng tôi sẽ chuyển đổi nó từ một biểu đồ đơn thuần thành một bảng tổng hợp. Để làm điều đó, hãy chuyển đến Chèn trên ruy-băng của bạn và sau đó chọn PivotTable từ Bảng nhóm.
Một hộp sẽ xuất hiện tiếp theo. Bây giờ hãy chọn xem bạn muốn bảng tổng hợp trong trang tính hiện có hay trang tính mới trong hộp này. Ở đây, chúng tôi sẽ tìm tùy chọn trang tính mới.
Cuối cùng, nhấp vào OK . Do đó, một trang tính mới sẽ mở ra chứa bảng tổng hợp.
Bước 3:Kéo Trường cha vào Hàng
Bây giờ, hãy chuyển đến bảng tính mới được tạo và chọn bất kỳ ô nào trên bảng tổng hợp được cho là. Ở bên phải của bảng tính, bạn sẽ tìm thấy Trường PivotTable cửa sổ.
Trong tập dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi có trạng thái là trường mẹ. Vì vậy, trước tiên hãy nhấp và kéo nó vào Hàng khu vực và giải phóng nó.
Bảng tổng hợp bây giờ sẽ trông giống như thế này.
Bước 4:Kéo các trường con dưới trường cha
Bây giờ làm tương tự cho các trường con. Trong trường hợp này, chúng ta chỉ có một trường con - cột thành phố. Vì vậy, hãy nhấp và kéo trường thành phố trong Trường PivotTable vào Hàng khu vực.
Đảm bảo rằng trường con nằm dưới trường mẹ sau khi phát hành trong Hàng diện tích. Nếu bạn có nhiều trường con, hãy duy trì thứ tự của hệ thống phân cấp tại đây.
Bảng tổng hợp bây giờ sẽ trông giống như thế này.
Như chúng ta có thể thấy trong hình, danh sách phân cấp đã được tạo trong bảng tổng hợp.
Bước 5:Kéo các trường cần thiết khác
Khi bạn đã hoàn tất các bước trước đó, hãy thêm các trường bổ sung mà bạn cho là cần thiết để đại diện cho dữ liệu của mình bằng cùng một quy trình nhấp và kéo trong Trường PivotTable .
Ví dụ:chúng tôi cũng muốn thêm cột dân số trong bảng tổng hợp phân cấp này. Để đưa giá trị đó vào bảng tổng hợp, hãy nhấp và kéo trường dân số vào Giá trị khu vực và sau đó giải phóng nó.
Cuối cùng, bảng tổng hợp sẽ trông như thế này.
Bằng cách này, chúng ta có thể dễ dàng tạo hệ thống phân cấp chỉ trong bảng tổng hợp Excel.
Đọc thêm: Tạo cấu trúc phân cấp ngày trong bảng tổng hợp Excel (với các bước dễ dàng)
Cách tạo cấu trúc phân cấp trong Excel Power Pivot
Có một cách khác để tạo hệ thống phân cấp trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Power Pivot. Tính năng này đã tồn tại một thời gian trong Excel. Nhưng bạn phải thêm nó vào theo cách thủ công dưới dạng tiện ích mở rộng. Thực hiện theo các bước sau để xem cách bạn có thể thêm trục nguồn trong Excel của mình và sau đó tạo hệ thống phân cấp.
Các bước để thêm tính năng Power Pivot trong Excel:
- Đầu tiên, nhấp vào Tệp trên dải băng.
- Sau đó nhấp vào Tùy chọn ở phía bên trái của chế độ xem hậu trường.
- Sau đó, Tùy chọn Excel hộp sẽ mở ra. Bây giờ, hãy chọn Phần bổ trợ từ bên trái của hộp.
- Tiếp theo, chọn Phần bổ trợ COM với tư cách là Quản lý tùy chọn.
- Sau đó nhấp vào Bắt đầu .
- Trong Phần bổ trợ COM hộp bật lên tiếp theo, chọn Microsft Power Pivot dành cho Excel và nhấp vào OK .
Cuối cùng, bạn có thể thấy Power Pivot tab xuất hiện trên ruy-băng của bạn.
Các bước tạo cấu trúc phân cấp bằng Power Pivot:
- Đầu tiên, hãy chọn tập dữ liệu trong bảng tính Excel.
- Sau đó, chuyển đến Chèn và nhấp vào PivotTable từ Bảng nhóm.
- Trong hộp tiếp theo bật lên, hãy chọn xem bạn muốn bảng tổng hợp trong trang tính hiện có hay một bảng mới.
- Sau đó, hãy đảm bảo chọn mục Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Tiếp theo, đi tới Power Pivot trên ruy-băng của bạn và chọn Quản lý từ Mô hình dữ liệu nhóm.
- Do đó, cửa sổ xoay nguồn sẽ mở ra. Nó sẽ trông giống như thế này trong hình.
- Bây giờ, hãy chuyển đến Tệp trên ruy-băng của cửa sổ xoay nguồn và chọn Chế độ xem sơ đồ từ Chế độ xem nhóm.
Trang tính của cửa sổ xoay nguồn bây giờ sẽ trông như thế này.
- Tiếp theo, chọn các trường sẽ đi vào hệ thống phân cấp và nhấp chuột phải vào lựa chọn. Sau đó, chọn Tạo cấu trúc phân cấp từ menu ngữ cảnh.
- Bây giờ, hãy tạo tên cho nhóm phân cấp. Chúng tôi đang đặt tên nó là "Vị trí" ở đây. Sau khi đặt tên, nhấn Enter .
- Tiếp theo, quay lại bảng tính của bảng tổng hợp và chọn một ô từ phạm vi bảng tổng hợp. Bạn sẽ tìm thấy Trường PivotTable ở bên phải của bảng tính. Trong đó, bạn có thể tìm thấy nhóm phân cấp mới được tạo trong các trường.
- Bây giờ hãy nhấp và kéo “Vị trí” vào Hàng khu vực và thả nó ở đó.
Bảng tổng hợp bây giờ sẽ trông giống như thế này.
- Cuối cùng, chọn bất kỳ cột nào khác mà bạn cần và làm tương tự với các cột đó để thể hiện chúng trong bảng tổng hợp. Ví dụ:chúng tôi đang nhấp và kéo dân số vào Giá trị
Bây giờ chúng ta có thể nói rằng bảng tổng hợp của chúng ta với hệ thống phân cấp đã sẵn sàng trên bảng tính Excel.
Ban đầu chúng ta có thể thấy lớp cha của hệ thống phân cấp trong bảng tổng hợp. Để xem các lớp con, chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở đầu lớp và nó sẽ mở rộng sang các lớp bên dưới chúng.
Để xem tất cả, hãy nhấp chuột phải vào cột chứa cấu trúc phân cấp và chọn Mở rộng / Thu gọn, rồi đến Mở rộng toàn bộ trường từ menu ngữ cảnh.
Thao tác này sẽ mở rộng tất cả các mục nhập của hệ thống phân cấp và nó sẽ trông giống như thế này.
Bằng cách này, bạn có thể tạo hệ thống phân cấp trong Excel bằng cách sử dụng tính năng tổng hợp nguồn.
Cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel
Chúng tôi cũng có thể tạo biểu đồ phân cấp trong Excel. Để làm được điều đó, chúng ta cần sử dụng tính năng SmartArt của Microsoft Excel. Thực hiện theo các bước bên dưới để xem cách chúng tôi có thể tạo biểu đồ phân cấp trong Excel bằng tính năng SmartArt.
Các bước:
- Đầu tiên, đi tới Chèn trên ruy-băng của bạn.
- Sau đó, chọn SmartArt từ Hình minh họa nhóm.
- Bây giờ hãy chọn Hệ thống phân cấp từ bên trái của Chọn đồ họa SmartArt Sau đó, chọn loại biểu đồ phân cấp bạn muốn từ phía bên phải của hộp.
- Sau khi nhấp vào OK , một cái gì đó như thế này sẽ xuất hiện trên bảng tính.
- Ở bên trái của nó, trong phần Nhập văn bản của bạn vào đây , viết thủ công các lớp phân cấp. Nếu bất kỳ lớp nào là lớp con, hãy nhập lớp đó dưới lớp cha và nhấn Tab trên bàn phím của bạn tại bất kỳ thời điểm nào khi nhập.
Chúng tôi đã viết “Thành phố New York” và “Buffalo” bằng một tab sau khi nhập trạng thái “New York”.
- Để nhập một lớp cha sau đó, hãy nhấn Shift + Tab trên bàn phím của bạn và làm theo cùng một mẫu để vào lớp cha và lớp con.
- Tương tự, hãy điền vào tất cả các lớp theo cách thủ công và bạn sẽ có một cái gì đó giống như thế này.
- Sau một số sửa đổi, bạn có thể làm cho nó dễ nhìn hơn.
Bằng cách này, bạn có thể tạo biểu đồ phân cấp trong Excel một cách dễ dàng.
Đọc thêm: Cách sử dụng cấu trúc phân cấp SmartArt trong Excel (Với các bước đơn giản)
Kết luận
Đây là tất cả các quy trình bạn có thể làm theo để tạo biểu đồ phân cấp và phân cấp trong Excel có và không có bảng tổng hợp. Hy vọng rằng bạn có thể tạo các mẫu phân cấp mong muốn của mình một cách dễ dàng ngay bây giờ. Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích và nhiều thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
Để biết thêm các hướng dẫn như thế này, hãy truy cập ExcelDemy.com .
Các bài viết liên quan
- Tạo Cấu trúc Phân cấp Đa Cấp trong Excel (2 Cách Dễ dàng)
- Cách Thêm Thứ bậc Hàng trong Excel (2 Phương pháp Dễ dàng)