Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Tạo nhãn gửi thư (Mailing Labels) trong Excel: Hướng dẫn 7 bước đơn giản

7 bước tạo nhãn gửi thư trong Excel

Chúng ta thường cần tạo nhãn gửi thư trong đời sống hàng ngày. Excel cung cấp cách rất dễ dàng để làm việc này trong vài phút. Dưới đây là quy trình chi tiết.

Bước 01: Chuẩn bị danh sách địa chỉ

  1. Tạo bộ dữ liệu tên Danh sách gửi thư của công dân với các cột: Họ, Tên, Thành phố, Tiểu bang, Nghề nghiệp.
  2. Điền thông tin vào các cột.
  3. Tab Formulas → Define Name (nhóm Defined Names).
  4. Đặt tên (ví dụ: MailingList) → OK.
  5. Lưu file Excel.

Bước 02: Thiết lập tài liệu Mail Merge trong Word

  1. Mở Word (2007, 2010, 2013, 2016...) → tài liệu trắng.
  2. Tab Mailings → Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard.
  3. Bảng Mail Merge hiện bên phải. Chọn Labels → Next: Starting document.
  4. Chọn Change document layout → Label Options.
  5. Cài đặt kích thước nhãn (vendor, product number) → Details → định dạng thêm nếu cần → OK.
  6. Quay lại Mail Merge → Next: Select recipients.

Bước 03: Liên kết worksheet Excel với nhãn

  1. Chọn Use an existing list → Browse chọn file Excel vừa lưu.
  2. Hộp thoại Select Table hiện ra → chọn MailingList (tên đã Define) → tích First row of data contains column headers → OK.

Bước 04: Thêm người nhận cho Mail Merge

  1. Cửa sổ Mail Merge Recipients: bỏ tích các nguồn dữ liệu không cần → OK.
  2. Trong Mail Merge → Next: Arrange your labels.

Bước 05: Sắp xếp nhãn địa chỉ

  1. Chọn Address block trong Mail Merge.
  2. Hộp thoại Insert Address Block: chọn định dạng hiển thị tên → xem Preview → OK.
  3. Quay lại Mail Merge → Next: Preview your labels.

Bước 06: Xem trước nhãn gửi thư

  1. Dùng nút mũi tên trái/phải trong Mail Merge để xem trước từng nhãn.
  2. Chỉnh font, màu, cỡ tại tab Home nếu cần.
  3. Khi hài lòng → Next: Complete the merge.

Bước 07: Lưu nhãn để dùng sau

Có 2 lựa chọn:

  • Lưu tài liệu Word: File Mail Merge lưu dạng as-is, gắn liền với nguồn Excel. Cập nhật Excel sẽ tự động phản ánh khi mở file Word.
  • Mở lại sau: Word hỏi có hợp nhất dữ liệu từ Excel không → chọn Yes để.merge nhãn.

Kết luận

Nếu làm theo đúng các bước, bạn có thể tạo mọi loại nhãn gửi thư trong Excel hiệu quả. Ghé thăm ExcelDemy để trau dồi thêm.

Bài viết liên quan

  • Cách in nhãn Avery từ Excel (2 phương pháp đơn giản)
  • Cách tạo nhãn không cần Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
  • Cách chuyển đổi Excel sang nhãn Word (Các bước dễ dàng)
  • Cách hợp nhất file Excel vào nhãn gửi thư (Các bước dễ dàng)