Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách gộp tệp Excel vào nhãn thư (mailing labels). Việc gắn nhãn là cần thiết vì nhiều lý do, bao gồm quảng bá sản phẩm, xác định địa chỉ người giao hàng, và nhiều lý do khác. Microsoft Excel có công cụ cho phép chúng ta tạo nhãn và xem trước chúng trước khi in. Sử dụng kết hợp Microsoft Excel và Microsoft Word, chúng ta có thể gộp tệp Excel vào nhãn thư dễ dàng. Khả năng mail merge của Microsoft Word hoạt động kết hợp với Microsoft Excel để in nhãn trong Excel.
Bạn có thể tải xuống tệp thực hành từ đây.
Các bước bắt buộc để gộp tệp Excel vào nhãn thư
Toàn bộ quy trình gộp tệp Excel vào nhãn thư với sự giúp đỡ của Microsoft Word đơn giản nhưng hơi dài. Vì vậy, để bạn hiểu phương pháp này tốt hơn, chúng tôi sẽ trình diễn quy trình cho bạn trong 8 bước.
Bước-1: Tạo tệp Excel cho Mail Merge
- Trước hết, tạo trang tính Excel như hình sau. Chúng tôi đã lấy Tên (First Name), Họ (Last Name), Địa chỉ (Address) và Quốc gia (Country) của năm tổng thống để tạo tập dữ liệu sau.
- Vì vậy, khi chúng ta sẽ gộp tệp Excel vào nhãn thư, tiêu đề cột của trang tính Excel sẽ chuyển thành các trường mail merge trong tài liệu Word.
- Tiếp theo, trước khi tiến đến bước tiếp theo chúng ta cần đảm bảo một số điều quan trọng. Chú ý các thuật ngữ trong phần ‘Required for Address Block’ (Bắt buộc cho khối địa chỉ) như First Name, Middle Name, Last Name, v.v.
- Hơn nữa, chọn cùng tên cho tiêu đề cột của bạn như những thứ trong phần ‘Required for Address Block’.
Đọc thêm: Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook (với các bước dễ dàng)
Bước-2: Đặt tài liệu Mail Merge trong Microsoft Word
Ở bước thứ hai, chúng ta sẽ gộp tệp Excel vào nhãn thư bằng cách đặt tài liệu mail merge trong Microsoft Word. Hãy xem chúng ta có thể làm điều này như thế nào:
- Đầu tiên, tạo tài liệu mới trong Microsoft Word hoặc mở một tài liệu hiện có.
- Tiếp theo, vào thẻ Mailings (Thư).
- Sau đó, từ ribbon chọn ‘Start Mail Merge’ (Bắt đầu Mail Merge).
- Thêm vào đó, từ menu thả xuống chọn tùy chọn ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’ (Trình hướng dẫn Mail Merge từng bước).
- Hành động trên sẽ mở khung mail merge.
- Sau đó, từ phần ‘Select Document Type’ (Chọn loại tài liệu) tích chọn tùy chọn Labels (Nhãn).
- Hơn nữa, nhấp vào tùy chọn ‘Next: Starting document’ (Tiếp: Tài liệu bắt đầu) ở dưới cùng.
- Lệnh trên sẽ đưa chúng ta đến khung Mail Merge mới.
- Hơn nữa, từ khung mới tích chọn tùy chọn ‘Use the current document’ (Sử dụng tài liệu hiện tại). Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Next: Select recipients’ (Tiếp: Chọn người nhận) ở dưới cùng.
Đọc thêm: Macro điền tài liệu Mail Merge từ Excel
Bước–3: Liên kết tệp Word và trang tính Excel để gộp nhãn thư
Để gộp tệp Excel vào nhãn thư chúng ta cần liên kết tệp làm việc với trang tính Excel. Ở bước này, chúng ta sẽ kết nối tệp Word với trang tính Excel. Hãy xem chúng ta có thể làm điều này như thế nào:
- Để bắt đầu, tích chọn tùy chọn ‘Use an existing list’ (Sử dụng danh sách hiện có) từ phần ‘Select recipients’ (Chọn người nhận).
- Thêm vào đó, nhấp vào tùy chọn Browse (Duyệt).
- Sau đó, cửa sổ pop-up như hình dưới sẽ xuất hiện. Từ cửa sổ đó, chúng ta sẽ duyệt trang tính Excel mà chúng ta sẽ dùng để gộp nhãn thư.
- Sau khi duyệt xong chúng ta có thể thấy cửa sổ pop-up mới như hình dưới. Nhấp OK trên cửa sổ đó.
- Cuối cùng, nhấp OK sau khi chọn trang tính Excel của chúng ta tên ‘Merge Mailing Labels$’ từ cửa sổ pop-up.
Đọc thêm: Mail Merge trong Excel không cần Word (2 cách phù hợp)
Bước-4: Chọn người nhận để gộp tệp Excel vào nhãn thư
Sau Bước-3 mặc định, cửa sổ ‘Mail Merge Recipients’ (Người nhận Mail Merge) sẽ hiển thị tất cả người nhận từ danh sách thư Excel của bạn.
Hành động chúng ta có thể thực hiện ở bước này là:
- Thứ nhất, bỏ tích hộp kiểm bên cạnh trường để loại trừ trường cụ thể đó.
- Thứ hai, nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp theo cột cụ thể.
- Thứ ba, chúng ta cũng có thể lọc danh sách người nhận bằng cách nhấp mũi tên bên cạnh tiêu đề cột.
- Thứ tư, chọn tùy chọn ‘Advanced…’ (Nâng cao…) từ danh sách thả xuống bằng cách nhấp mũi tên bên cạnh tên cột để áp dụng sắp xếp hoặc lọc nâng cao.
- Thứ năm, sau khi hoàn thành thao tác cần thiết, nhấp OK để chuyển sang bước tiếp theo.
Bài đọc tương tự
- Cách chuyển đổi Excel sang nhãn Word (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo nhãn không cần Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Cách tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel (Hướng dẫn từng bước)
Bước-5: Sắp xếp bố cục cho nhãn địa chỉ
Ở bước này, chúng ta sẽ xác định thông tin gì chúng ta muốn chèn vào nhãn thư của mình. Để làm vậy, chúng ta sẽ thêm trường mới trong tệp Word gọi là trường mail merge.
Để sắp xếp bố cục nhãn địa chỉ chúng ta sẽ làm theo các bước dưới:
- Ban đầu, vào tài liệu Word.
- Tiếp theo, nhấp vào vị trí bạn muốn thêm trường.
- Sau đó, từ khung ‘Mail Merge’ nhấp vào tùy chọn ‘Address block’ (Khối địa chỉ).
- Lệnh trên sẽ mở cửa sổ mới tên ‘Insert Address Block’ (Chèn khối địa chỉ).
- Hơn nữa, chọn các tùy chọn cần thiết từ hộp. Chúng ta cũng có thể kiểm tra kết quả trong phần xem trước và nhấp OK.
Bước-6: Hiển thị nhãn thư
Bây giờ chúng ta đang ở gần kết quả cuối cùng. Ở bước này, chúng ta sẽ xem nhãn của chúng ta sẽ trông như thế nào khi in. Để làm vậy, xem các bước sau.
- Đầu tiên, vào khung ‘Mail Merge’.
- Tiếp theo, nhấp vào bên trái hoặc bên phải của dấu mũi tên. Khi chọn ‘Recipient: 1’, chúng ta sẽ thấy nhãn giống như hình dưới.
- Hơn nữa, nếu chọn ‘Recipient:2’, chúng ta sẽ thấy nhãn giống như hình dưới.
- Khi bạn hài lòng với cách nhãn địa chỉ trông, nhấp vào ‘Next: Complete the merge’ (Tiếp: Hoàn tất gộp).
Bước-7: Gộp tệp Excel vào nhãn thư và In
Ở bước này, chúng ta sẽ xem cách in nhãn thư sau khi gộp tệp Excel. Quy trình in chỉ mất hai bước đơn giản.
- Thứ nhất, nhấp vào tùy chọn in từ khung ‘Mail Merge’.
- Thứ hai, chỉ định bạn muốn in tất cả nhãn thư, mục hiện tại, hoặc chỉ một vài.
Đọc thêm: Cách in nhãn Avery từ Excel (2 phương pháp đơn giản)
Bước-8: Lưu nhãn thư đã gộp để dùng sau
Bây giờ, từ tệp Excel đã gộp chúng ta sẽ lưu nhãn thư. Nếu lưu nhãn, chúng ta sẽ có thể in chúng trong tương lai.
- Để lưu nhãn chúng ta chỉ cần nhấn Ctrl + S từ bàn phím.
- Lệnh trên sẽ lưu nhãn.
- Vì vậy, bất kỳ sửa đổi nào bạn làm cho danh sách thư Excel sẽ cập nhật ngay lập tức nhãn trong Word.
- Tiếp theo, nếu bạn mở tài liệu Word lại bạn sẽ thấy cửa sổ pop-up như hình dưới.
- Cuối cùng, để mail merge nhãn từ Excel sang Word, nhấp Yes (Có). Nhấp No (Không) để ngắt kết nối giữa trang tính Excel và tài liệu Word.
Tạo bố cục tùy chỉnh để gộp tệp Excel vào nhãn thư
Đôi khi, các tùy chọn có sẵn trong Address Block có thể không đủ cho chúng ta. Vì vậy, trong trường hợp đó, chúng ta cần tạo bố cục tùy chỉnh để gộp tệp Excel vào nhãn thư. Làm theo các bước đơn giản để làm điều này.
- Để bắt đầu, vào thẻ Mailings (Thư).
- Thêm vào đó, chọn tùy chọn ‘Insert Merge Field’ (Chèn trường gộp) từ ribbon.
- Một cửa sổ pop-up mới tên ‘Insert Merge Field’ sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn trường mới và nhấp chèn (insert).
Điền các yếu tố thiếu từ tệp Excel đã gộp vào nhãn thư
Đôi khi khi gộp tệp Excel vào nhãn thư kết quả có thể khác với mong đợi. Nếu nhãn trong phần xem trước không khớp với kết quả mong đợi có nghĩa là thiếu thứ gì đó. Trong trường hợp đó chúng ta có thể dễ dàng điền các trường thiếu. Hãy xem các bước để làm điều này.
- Đầu tiên, chúng ta sẽ kiểm tra xem tệp nguồn Excel có bao gồm tất cả dữ liệu cần thiết không.
- Nếu thiếu trường nào nhấp vào nút ‘Match Fields’ (Khớp trường).
- Cuối cùng, khớp các trường thủ công với các trường của phần ‘Required for Address Block’.
Lưu ý quan trọng
- Sau khi tạo nhãn đừng quên lưu chúng để dùng sau.
- Ô trống trong hàng hoặc cột trả về kết quả không phù hợp. Vì vậy, hãy cố gắng tránh chúng.
- Dùng một cột tại một thời điểm cho mỗi nhãn. Ngược lại, phương pháp này sẽ không hoạt động.
Kết luận
Tóm lại, hướng dẫn này là hướng dẫn hoàn chỉnh về cách gộp tệp Excel vào nhãn thư. Để kiểm tra kỹ năng, hãy dùng tệp thực hành đi kèm bài viết. Vui lòng để lại bình luận trong hộp dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Chúng tôi sẽ cố gắng trả lời bạn sớm nhất. Trong tương lai, hãy theo dõi trang web của chúng tôi để có thêm giải pháp Microsoft Excel thú vị.
Các bài viết liên quan
- Cách thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge (với các bước nhanh)
- Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook có đính kèm (2 ví dụ)
- Mail Merge từ Excel sang Word phong bì (2 phương pháp dễ dàng)
- Cách Mail Merge hình ảnh từ Excel sang Word (2 cách dễ dàng)
- Cách gộp tệp Excel vào nhãn thư (Với các bước dễ dàng)