Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách hợp nhất tệp excel vào nhãn gửi thư . Việc ghi nhãn là cần thiết vì nhiều lý do, bao gồm tiếp thị sản phẩm, xác định địa chỉ của người sẽ giao hàng và nhiều người khác. Microsoft Excel có một công cụ cho phép chúng tôi tạo nhãn và xem trước chúng trước khi in. Sử dụng kết hợp Microsoft Excel và Microsoft Word , chúng ta có thể hợp nhất các tệp excel vào các nhãn gửi thư một cách dễ dàng. Microsoft Word của khả năng kết hợp thư hoạt động theo cặp với Microsoft Excel để in nhãn trong Excel.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
Các bước bắt buộc để hợp nhất tệp Excel thành nhãn gửi thư
Toàn bộ quy trình để hợp nhất tệp excel vào nhãn gửi thư với sự trợ giúp của Microsoft Word đơn giản nhưng hơi dài dòng. Vì vậy, để giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp này, chúng tôi sẽ trình bày quy trình cho bạn trong 8 các bước.
Bước-1:Tạo tệp Excel để kết hợp thư
- Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy tạo một trang tính excel như hình sau. Chúng tôi đã lấy Tên , Họ , Địa chỉ và Quốc gia trong tổng số năm chủ tịch để tạo tập dữ liệu sau.
- Vì vậy, khi chúng tôi sẽ hợp nhất các tệp excel với các nhãn gửi thư, các tiêu đề cột của Excel của chúng tôi trang tính sẽ chuyển đổi thành các trường phối thư trong Word tài liệu
- Tiếp theo, trước khi thực hiện bước tiếp theo, chúng ta cần đảm bảo một số điều quan trọng. Lưu ý các điều khoản trong phần ‘ Bắt buộc đối với Khối địa chỉ 'Chẳng hạn như Tên , Tên đệm , Họ , v.v.
- Hơn nữa, hãy chọn các tên tương tự cho các tiêu đề cột của bạn với các tên trong ‘Bắt buộc cho Khối Địa chỉ Phần ‘.
Đọc thêm: Cách kết hợp thư từ Excel sang Outlook (với các bước dễ dàng)
Bước-2:Đặt tài liệu trộn thư trong Microsoft Word
Trong bước thứ hai, chúng tôi sẽ hợp nhất tệp excel vào nhãn gửi thư bằng cách đặt tài liệu phối thư trong Microsoft Word . Hãy xem chúng ta có thể làm điều này như thế nào:
- Trước tiên, hãy tạo một tài liệu mới trong Microsoft Word hoặc mở một cái hiện có.
- Tiếp theo, đi tới Thư tab.
- Sau đó, từ ruy-băng, hãy chọn ‘ Bắt đầu Kết hợp Thư '.
- Ngoài ra, từ trình đơn thả xuống, hãy chọn tuỳ chọn ‘ Trình hướng dẫn Kết hợp Thư Từng bước '.
- Thao tác trên sẽ mở ngăn phối thư.
- Sau đó, từ phần ‘ Chọn loại tài liệu 'Chọn tùy chọn Nhãn .
- Hơn nữa, hãy nhấp vào tùy chọn ‘ Tiếp theo:Bắt đầu tài liệu Ở dưới cùng.
- Lệnh trên sẽ đưa chúng ta đến một Kết hợp thư mới ngăn.
- Hơn nữa, từ ngăn mới, hãy chọn tùy chọn ‘ Sử dụng tài liệu hiện tại '. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘ Tiếp theo:Chọn người nhận Ở dưới cùng.
Đọc thêm:Macro để điền tài liệu kết hợp thư từ Excel
Bước – 3:Liên kết tệp Word và trang tính Excel để hợp nhất các nhãn gửi thư
Để hợp nhất các tệp excel với các nhãn gửi thư, chúng ta cần liên kết tệp công việc của mình với một trang tính excel. Trong bước này, chúng tôi sẽ kết nối Word của chúng tôi tệp bằng Excel bảng tính. Hãy xem cách chúng tôi có thể làm điều này:
- Để bắt đầu, hãy chọn tùy chọn ‘ Sử dụng danh sách hiện có 'Từ' Chọn người nhận Phần '.
- Ngoài ra, hãy nhấp vào nút Duyệt qua tùy chọn.
- Sau đó, một cửa sổ bật lên như hình dưới đây sẽ xuất hiện. Từ cửa sổ đó, chúng tôi sẽ duyệt qua trang tính excel mà chúng tôi sẽ sử dụng để hợp nhất các nhãn gửi thư.
- Sau khi duyệt, chúng tôi có thể thấy một cửa sổ bật lên mới như hình bên dưới. Nhấp vào OK trên cửa sổ đó.
- Cuối cùng, hãy nhấp vào OK sau khi chúng tôi chọn trang tính excel của mình có tên là ‘ Merge Mailing Nhãn $ Từ cửa sổ bật lên.
Đọc thêm:Kết hợp Thư trong Excel mà không cần Word (2 Cách Thích hợp)
Bước-4:Chọn Người nhận để Hợp nhất Tệp Excel vào Nhãn Gửi thư
Sau Bước 3 theo mặc định, ‘ Người nhận kết hợp thư Cửa sổ ‘sẽ hiển thị tất cả những người nhận từ Excel của bạn danh sách gửi thư.
Hành động mà chúng tôi có thể thực hiện trong bước này là:
- Trước hết, hãy bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh một trường để loại trừ trường cụ thể đó.
- Thứ hai, nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp theo một cột nhất định.
- Thứ ba, chúng tôi cũng có thể lọc danh sách người nhận bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột.
- Thứ tư, chọn tùy chọn ‘ Nâng cao… Từ danh sách thả xuống bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh tên cột để áp dụng tính năng sắp xếp hoặc lọc nâng cao.
- Cuối cùng, sau khi hoàn thành thao tác cần thiết của bạn, hãy nhấp vào OK để chuyển sang bước tiếp theo.
Bài đọc tương tự
- Cách chuyển đổi nhãn Excel sang Word (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo nhãn mà không cần Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Cách Tạo Nhãn trong Word từ Danh sách Excel (Hướng dẫn Từng bước)
Bước-5:Tổ chức sắp xếp cho các nhãn địa chỉ
Trong bước này, chúng tôi sẽ sửa thông tin chúng tôi muốn chèn vào nhãn gửi thư của mình. Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ thêm một trường mới trong tệp word của chúng tôi được gọi là trường trộn thư.
Để tổ chức sắp xếp nhãn địa chỉ, chúng ta sẽ làm theo các bước sau:
- Ban đầu, hãy chuyển đến Word tài liệu.
- Tiếp theo, nhấp vào vị trí bạn muốn thêm trường.
- Sau đó, từ ‘ Kết hợp Thư ”Nhấp vào tùy chọn‘ Khối địa chỉ '.
- Lệnh trên sẽ mở ra một cửa sổ mới có tên là ‘ Chèn khối địa chỉ '.
- Hơn nữa, hãy chọn các tùy chọn bắt buộc từ hộp. Chúng tôi cũng có thể kiểm tra kết quả trong phần xem trước và nhấp vào OK .
Bước-6:Hiển thị các nhãn gửi thư
Bây giờ chúng tôi đang trên bờ vực để xem kết quả cuối cùng của chúng tôi. Trong bước này, chúng tôi sẽ xem nhãn của chúng tôi sẽ trông như thế nào khi chúng tôi sẽ in chúng. Để thực hiện việc này, hãy xem các bước sau.
- Đầu tiên, đi tới ‘ Kết hợp Thư Ngăn '.
- Tiếp theo, nhấp vào bên trái hoặc đúng của dấu hiệu mũi tên. Khi chúng tôi chọn ‘ Người nhận:1 ‘, Chúng ta sẽ thấy một nhãn giống với nhãn được hiển thị bên dưới.
- Hơn nữa, nếu chúng tôi chọn ‘ Người nhận:2 ', Chúng ta sẽ thấy một nhãn giống với nhãn được hiển thị bên dưới.
- Khi bạn hài lòng với cách nhãn địa chỉ của mình nhìn, nhấp vào ‘ Tiếp theo:Hoàn thành hợp nhất '.
Bước-7:Hợp nhất tệp Excel vào nhãn gửi thư và in
Trong bước này, chúng ta sẽ xem cách chúng ta có thể in nhãn gửi thư sau khi hợp nhất các tệp excel. Quá trình in chỉ mất hai bước đơn giản.
- Trước tiên, hãy nhấp vào tùy chọn in từ ‘ Kết hợp Thư Ngăn '.
- Thứ hai, chỉ định xem bạn muốn in tất cả các nhãn gửi thư, mục nhập hiện tại hay chỉ một vài nhãn.
Đọc thêm: Cách in nhãn Avery từ Excel (2 phương pháp đơn giản)
Bước-8:Lưu các nhãn gửi thư được hợp nhất để sử dụng trong tương lai
Bây giờ, từ tệp excel đã hợp nhất của chúng tôi, chúng tôi sẽ lưu các nhãn gửi thư. Nếu chúng tôi lưu nhãn, chúng tôi sẽ có thể in chúng trong tương lai.
- Để lưu các nhãn, chúng tôi chỉ cần nhấn Ctrl + S từ bàn phím.
- Lệnh trên sẽ lưu các nhãn.
- Vì vậy, bất kỳ sửa đổi nào bạn thực hiện đối với Excel danh sách gửi thư sẽ ngay lập tức cập nhật các nhãn trong Word .
- Tiếp theo, nếu bạn mở lại tài liệu word, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên như hình bên dưới.
- Cuối cùng, đến nhãn phối thư từ Excel sang Word , nhấp vào Có . Nhấp vào Không để ngắt kết nối giữa Excel trang tính và Word tài liệu.
Tạo bố cục tùy chỉnh để hợp nhất tệp Excel thành nhãn gửi thư
Đôi khi, các tùy chọn có sẵn trong Khối địa chỉ có thể không đủ cho chúng tôi. Vì vậy, trong trường hợp đó, chúng ta cần tạo một bố cục tùy chỉnh để hợp nhất các tệp excel với các nhãn gửi thư. Làm theo các bước đơn giản để thực hiện việc này.
- Để bắt đầu, hãy chuyển đến Thư tab.
- Ngoài ra, hãy chọn tuỳ chọn ‘ Chèn Trường Hợp nhất 'Từ dải băng.
- Một cửa sổ bật lên mới có tên là ‘ Chèn Trường Hợp nhất 'Sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn một trường mới và nhấp vào chèn.
Điền các phần tử còn thiếu từ một tệp Excel được hợp nhất vào nhãn gửi thư
Đôi khi khi hợp nhất các tệp excel với đầu ra nhãn gửi thư có thể khác với kết quả mong muốn của chúng tôi. Nếu các nhãn trong phần xem trước không khớp với kết quả mong đợi của chúng tôi, điều đó có nghĩa là thiếu thứ gì đó. Trong trường hợp nó xảy ra, chúng tôi có thể dễ dàng điền vào các trường còn thiếu. Hãy xem các bước để thực hiện việc này.
- Trước tiên, chúng tôi sẽ kiểm tra xem Excel của chúng tôi có tệp nguồn bao gồm tất cả dữ liệu cần thiết.
- Nếu bất kỳ trường nào bị thiếu, hãy nhấp vào ‘ Trường phù hợp Nút '.
- Cuối cùng, hãy khớp các trường theo cách thủ công với các trường của ‘ Bắt buộc cho Khối địa chỉ Phần '.
Những điều cần nhớ
- Sau khi tạo các nhãn, đừng quên lưu chúng để sử dụng trong tương lai.
- Các ô trống trong hàng hoặc cột trả về kết quả không phù hợp. Vì vậy, hãy cố gắng tránh chúng.
- Sử dụng một cột tại một thời điểm cho mỗi nhãn. Nếu không, phương pháp này sẽ không hoạt động.
Kết luận
Tóm lại, hướng dẫn này là một hướng dẫn đầy đủ về cách hợp nhất các tệp excel với các nhãn gửi thư. Để kiểm tra kỹ năng của bạn, hãy sử dụng phiếu thực hành đi kèm với bài viết này. Hãy để lại bình luận vào khung bên dưới nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào. Chúng tôi sẽ cố gắng trả lời bạn sớm nhất có thể. Trong tương lai, hãy theo dõi trang web của chúng tôi để biết thêm Microsoft Excel hấp dẫn hơn giải pháp.
Các bài viết liên quan
- Cách Thay đổi Định dạng Ngày trong Kết hợp Thư trong Excel (với các Bước Nhanh)
- Cách Kết hợp Thư từ Excel sang Outlook với Phần đính kèm (2 Ví dụ)
- Kết hợp Thư từ Excel sang Word Envelopes (2 Phương pháp Dễ dàng)
- Cách Kết hợp Thư từ Excel sang Word (2 Cách Dễ dàng)
- Cách hợp nhất tệp Excel vào nhãn gửi thư (Với các bước dễ dàng)