Nếu bạn muốn in nhãn thì Microsoft Excel và Word có thể là giải pháp tốt nhất. Bạn có thể tạo danh sách dữ liệu nhãn trong Microsoft Excel. Sau đó lấy dữ liệu đó từ Excel vào Word. Rồi bạn có thể in những nhãn đó dễ dàng. Bài viết này sẽ tập trung chính vào cách in nhãn từ Excel sang Word hiệu quả. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích và có thêm kiến thức về in nhãn.
Quy trình từng bước để in nhãn từ Excel trong Word
Để in nhãn từ Excel trong Word, chúng tôi đã tìm thấy quy trình từng bước để dễ dàng thực hiện công việc này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ chuẩn bị dữ liệu nhãn trong Excel. Sau đó, trong MS Word, chọn nhãn và chèn nhãn. Cuối cùng, có thể in những nhãn dữ liệu đó.
Bước 1: Chuẩn bị tập dữ liệu
Trước khi in nhãn từ Excel trong Word, bạn cần chuẩn bị tập dữ liệu trong Excel. Trong tập dữ liệu của chúng tôi, bao gồm tên, địa chỉ, và số liên lạc.
- Đầu tiên, tạo một số tiêu đề cột như Name, Address, và Contact.
- Ở cột Name, điền một số tên.
- Sau đó, ở cột Address, điền địa chỉ của những người đó.
- Cuối cùng, ở cột Contact, điền số di động của những người đó.
- Tiếp theo, vào tab File trên dải công cụ.
- Sau đó, chọn tùy chọn Save As.
- Sau đó, nhấp vào Browse.
- Sau đó, đặt tên trong File name Ở đây, đặt Contact Details làm tên file.
- Cuối cùng, nhấp vào Save.
Bước 2: Chọn nhãn trong MS Word
Ở bước thứ hai, cần mở MS Word. Từ đó, chọn nhãn bằng tab Mailings trên dải công cụ. Để hiểu đúng, hãy xem các bước sau.
- Đầu tiên, mở file tài liệu MS Word.
- Sau đó, chọn tab Mailings trên dải công cụ.
- Sau đó, từ hộp thoại Start Mail Merge, chọn tùy chọn thả xuống Start Mail Merge.
- Sau đó, từ tùy chọn thả xuống Start Mail Merge, chọn Labels.
- Hộp thoại Label Options sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn Avery US Letter từ phần Label vendors.
- Sau đó, từ phần Product number, chọn tùy chọn 5160 Address Labels.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
Đọc thêm: Cách in nhãn trong Excel không cần Word (với các bước dễ dàng)
Bước 3: Chèn dữ liệu Excel vào MS Word
Ở bước này, chúng ta sẽ cố gắng đưa dữ liệu Excel đã tạo vào MS Word. Chúng ta có thể dùng tùy chọn Select Recipients từ tab Mailings trên dải công cụ. Để có ý tưởng rõ ràng về bước này, hãy xem kỹ các bước sau.
- Đầu tiên, vào tab Mailings trên dải công cụ.
- Sau đó, từ nhóm Start Mail Merge, chọn tùy chọn thả xuống Select Recipients.
- Sau đó, từ tùy chọn thả xuống Select Recipients, chọn tùy chọn Use an Existing List.
- Sau đó, hộp thoại Select Data Source sẽ xuất hiện.
- Từ đó, chọn file Excel Contact Details.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
- Sau đó, hộp thoại Select Table sẽ xuất hiện.
- Tích vào First row of data contains column headers.
- Sau đó, nhấp vào OK.
Kết quả, chúng ta sẽ nhận được định dạng sau nơi bạn cần đặt dữ liệu ưu tiên.
Bước 4: Chèn trường hợp nhất (Merge Field)
Ở bước này, chúng ta sẽ chèn cột Name, Address, và Contact vào nhãn. Cần chèn các mục đó từ tùy chọn Insert Merge Field. Bạn cần xem đúng các bước để có cái nhìn rõ ràng.
- Đầu tiên, vào tab Mailings trên dải công cụ.
- Sau đó, từ tab Write & Insert Fields, chọn tùy chọn thả xuống Insert Merge Field.
- Sau đó, từ menu thả xuống, chọn tùy chọn Name.
- Nó cho kết quả sau. Xem ảnh chụp màn hình.
- Ở đây, chúng ta cũng làm cho Name in đậm.
- Trước khi làm bất cứ điều gì, nhấn Enter để xuống dòng mới.
- Sau đó, làm lại điều tương tự.
- Từ tùy chọn thả xuống Insert Merge Field, chọn Address.
- Nó sẽ đặt địa chỉ ngay bên dưới tên. Xem ảnh chụp màn hình.
- Sau đó, nhấn Enter lần nữa để xuống dòng mới.
- Sau đó, từ tùy chọn thả xuống Insert Merge Field, chọn Contact.
- Nó sẽ đặt contact ngay bên dưới address. Xem ảnh chụp màn hình.
- Để hoàn thiện các trường nhãn khác, vào tab Mailings trên dải công cụ.
- Sau đó, từ nhóm Write & Insert Fields, chọn Update Labels.
- Kết quả, bạn sẽ nhận được các nhãn địa chỉ sau. Xem ảnh chụp màn hình.
- Bây giờ, định dạng của chúng ta đã sẵn sàng. Cần đưa dữ liệu vào nhãn địa chỉ.
- Trước khi đến kết quả cuối cùng, cần xem trước.
- Đầu tiên, vào tab Mailings trên dải công cụ.
- Sau đó, từ nhóm Preview Results, chọn tùy chọn Preview Results.
- Nó cho xem trước sau khi áp dụng dữ liệu của chúng ta. Xem ảnh chụp màn hình.
Bước 5: In nhãn trong MS Word
Sau khi tạo nhãn, chúng ta sẽ in nhãn. Nhưng trước đó, cần gộp thư (mail merge) nhãn. Để hiểu hoàn toàn, hãy xem kỹ các bước.
- Đầu tiên, vào tab Mailings trên dải công cụ.
- Sau đó, từ nhóm Finish, chọn tùy chọn thả xuống Finish & Merge.
- Từ tùy chọn thả xuống Finish & Merge, chọn Edit Individual Documents.
- Sau đó, hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện.
- Từ phần Merge records, chọn All.
- Sau đó, nhấp vào OK.
- Kết quả, chúng ta sẽ nhận được các nhãn yêu cầu, Xem ảnh chụp màn hình.
- Sau đó, vào tab File trên dải công cụ.
- Từ đó, chọn Print.
- Sau đó, chọn máy in theo ý thích.
- Sau đó, nhấp Print.
Đọc thêm: Cách in nhãn Avery từ Excel (2 phương pháp đơn giản)
Lưu ý quan trọng
- Để in nhãn trong Word, cần chuẩn bị tập dữ liệu trong Excel trước.
- Thay vì Avery US Letter từ phần Label vendors, bạn có thể dùng nhãn khác.
Kết luận
Chúng tôi đã trình bày quy trình từng bước để in nhãn từ Excel trong Word. Trong bài viết này, chúng tôi cố gắng chuẩn bị tập dữ liệu trong Excel, sau đó từ MS Word chèn các nhãn dữ liệu này. Sau đó, in nhãn. Tất cả các bước này khá dễ dàng để dùng cho mục đích hàng ngày. Tôi hy vọng chúng tôi đã bao quát mọi khía cạnh có thể của việc in nhãn từ Excel trong Word. Nếu bạn có thêm câu hỏi, hãy thoải mái hỏi trong hộp bình luận. Đừng quên truy cập trang Exceldemy của chúng tôi.
Các bài viết liên quan
- Cách in nhãn Avery 8160 từ Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách in nhãn Avery 5160 từ Excel (với các bước chi tiết)
- Cách in nhãn mã vạch trong Excel (với 4 bước dễ dàng)