Sổ cái là một tài liệu cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào. Nó cho chúng ta thấy chi tiết về ghi nợ và tín dụng và số dư hiện tại của công ty đó sau mỗi giao dịch. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày quy trình từng bước để duy trì sổ cái trong Excel. Nếu bạn tò mò về nó, hãy tải xuống sách bài tập thực hành của chúng tôi và theo dõi chúng tôi.
Tải xuống sách bài tập thực hành này để thực hành trong khi bạn đang đọc bài viết này.
Tổng quan về Sổ cái
Sổ cái kế toán ghi lại tất cả các giao dịch và báo cáo tài chính của một công ty. Dưới tài khoản sổ cái, bảng cân đối kế toán được tổ chức thành nhiều tài khoản như tài sản, các khoản phải trả, các khoản phải thu, người sở hữu cổ phần, vốn cổ phần, nợ phải trả, thuế, doanh thu, chi phí, quỹ, khoản vay, lãi, lỗ và cổ phiếu, trái phiếu, tiền lương. , v.v.
Sổ cái thường là ba loại:
Sổ cái bán hàng
Sổ cái bán hàng là một bản ghi về việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng được công ty lưu giữ. Kết quả của sổ cái này, chúng tôi có thể có được ý tưởng về lợi nhuận bán hàng và báo cáo thu nhập.
Sổ cái mua hàng
Sổ cái mua hàng ghi lại các giao dịch của công ty đó khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc sản phẩm từ các tổ chức khác. Nó cung cấp cho chúng tôi thông tin hiển thị về số tiền mà tổ chức đã trả cho các công ty khác.
Sổ cái chung
Sổ cái chung thường là hai loại:
- Sổ cái Danh nghĩa: Sổ cái danh nghĩa cung cấp cho chúng tôi thông tin về thu nhập, chi phí, bảo hiểm, khấu hao, v.v.
- Sổ cái Riêng: Sổ cái riêng theo dõi thông tin cá nhân như tiền lương, tiền công, vốn, v.v. Một sổ cái riêng thường không phải ai cũng có thể truy cập được.
Quy trình từng bước để duy trì sổ cái trong Excel
Để chứng minh quy trình này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn quy trình tạo sổ cái hàng quý. Quy trình được thảo luận theo từng bước dưới đây:
Bước 1:Tạo bố cục Sổ cái
Trong bước đầu tiên, chúng tôi sẽ tạo ra một khu vực mà chúng tôi có thể nhập tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến tổ chức của chúng tôi. Ở đây, chúng tôi sẽ tạo vị trí trong sổ cái hàng tháng riêng lẻ.
- Trước hết, trong Chèn , nhấp vào mũi tên thả xuống trong số Hình minh họa> Hình dạng tùy chọn.
- Sau đó, chọn một hình dạng theo sự lựa chọn của bạn. Chúng tôi đã chọn Ruy-băng:Nghiêng xuống hình dạng.
- Bạn sẽ nhận thấy rằng biểu tượng con trỏ chuột của bạn sẽ thay đổi. Sau đó, kéo con chuột của bạn ở nơi bạn muốn đặt hình dạng.
- Bây giờ, hãy viết tiêu đề của trang tính này là LEDGER .
- Sau đó, chọn ô F1 và trong Chèn , nhấp vào mũi tên thả xuống trong số Hình minh họa> Hình ảnh tùy chọn.
- Chọn Thiết bị này tùy chọn.
- Do đó, một hộp thoại nhỏ có tên Chèn ảnh sẽ xuất hiện.
- Chọn biểu trưng của tổ chức của bạn và nhấp vào Chèn cái nút. Chúng tôi đã chọn biểu trưng của trang web để thể hiện quy trình.
- Đặt biểu trưng ở vị trí thích hợp trên trang tính.
- Bây giờ, trong phạm vi ô B4:B5 , B7:B8 và E7:E8 , hãy viết ra các thực thể sau và định dạng các ô tương ứng làm ô đầu vào của các giá trị này.
- Công việc đầu tiên của chúng tôi đã hoàn thành.
Do đó, chúng tôi có thể nói rằng chúng tôi đã hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên để duy trì một sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Tạo Sổ cái Chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký Chung
Bước 2:Tạo Sổ cái cho Mỗi tháng
Trong bước này, chúng tôi sẽ tạo tập dữ liệu tài khoản sổ cái hàng tháng để lưu giữ hồ sơ về các hoạt động tài chính của chúng tôi.
- Đầu tiên, trong phạm vi ô B10:H10 , hãy viết ra các tiêu đề sau của tiêu đề bảng của chúng ta.
- Chúng tôi giả định rằng chúng tôi có 7 hoạt động tài chính mỗi tháng. Do đó, chúng tôi chọn phạm vi ô B10:H17 dưới dạng tập dữ liệu sổ cái của chúng tôi và định dạng các ô bằng Tất cả đường viền tùy chọn từ Phông chữ nhóm nằm trong Trang chủ tab.
- Chúng tôi cần một tùy chọn xác thực dữ liệu trong cột H . Vì vậy, khi một người sử dụng sổ cái này, chỉ có thể nhập Ghi nợ hoặc Tín dụng trong phạm vi ô H11:H17 .
- Bây giờ, hãy chọn phạm vi ô H11:H17 và trong Dữ liệu , nhấp vào mũi tên thả xuống của Xác thực dữ liệu> Xác thực dữ liệu tùy chọn từ nhóm Công cụ dữ liệu .
- Do đó, Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Sau đó, thay đổi Cho phép trường từ Bất kỳ giá trị nào vào Danh sách và trong Nguồn , hãy ghi lại Ghi nợ, Ghi có .
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
- Bạn sẽ tìm thấy menu thả xuống xác thực dữ liệu tại các ô đó.
- Sau đó, để ước tính giá trị của số dư sau giao dịch đầu tiên, hãy ghi lại công thức sau vào ô H11 .
=C8+F11-G11
- Nhấn Enter .
- Giá trị hiện tại của chúng tôi đã thay đổi. Do đó, để đánh giá giá trị của số dư sau giao dịch thứ hai, hãy ghi lại ô công thức sau là H12 .
=H11+F12-G12
- Một lần nữa, nhấn Enter .
- Bây giờ, hãy kéo trên Xử lý điền biểu tượng để sao chép công thức vào ô H17 .
- Sau đó, để nhận tổng giá trị của Thu nhập , chúng tôi sẽ viết công thức sau vào ô F18 , sử dụng hàm SUM .
=SUM(F11:F17)
- Nhấn Enter .
- Tương tự, hãy viết ra một loại công thức tương tự cho Chi phí cột.
- Tiếp theo, để kiểm tra xem số dư cuối kỳ của ô H17 là đúng, hãy viết công thức sau vào ô H18 .
=C8+F18-G18
- Tương tự, nhấn Enter .
- Cuối cùng, để hiển thị số dư cuối kỳ bên dưới Dữ liệu cuối kỳ , nhập công thức sau vào ô được hợp nhất F8 .
=H18
- Nhấn phím Enter .
- Công việc của chúng tôi đã hoàn thành.
- Hãy cùng kiểm tra một số dữ liệu mẫu để đảm bảo tất cả các công thức đều hoạt động chính xác trong trang tính này.
- Bạn sẽ thấy tất cả các ô mà chúng tôi nhập công thức đã phản hồi với mục nhập dữ liệu của chúng tôi.
- Tương tự, tạo hai các trang tính khác cho tháng 2 và tháng 3 .
Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước thứ hai để duy trì một sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 3:Báo cáo tóm tắt thiết kế
Bây giờ, chúng tôi sẽ thiết kế bố cục sơ bộ của báo cáo tóm tắt của chúng tôi.
- Đầu tiên, hãy chọn hàng 1:8 vào tháng 1 trang tính và nhấn ‘Ctrl + C’ để sao chép.
- Sau đó, chuyển đến Tóm tắt trang tính và nhấn ‘Ctrl + V’ để dán.
- Bây giờ, hãy thay đổi tiêu đề trang tính từ LEDGER đến Tóm tắt .
- Chúng tôi sẽ hiển thị tên của tháng , thu nhập , chi phí và số dư trong Tóm tắt của chúng tôi tờ giấy. Vì vậy, hãy sửa đổi thông tin trong bốn cột và xóa tất cả các cột không cần thiết.
- Sau đó, hãy viết ra bốn tiêu đề bảng trong phạm vi ô B10:E10 .
- Tiếp theo, hãy viết ra tên của tháng trong phạm vi ô B11:B13 và chèn tất cả các đường viền vào tất cả các ô.
- Cuối cùng, biểu thị hàng 14 dưới dạng Tổng số để hiển thị tổng tất cả các cột.
Cuối cùng, chúng ta có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước thứ ba, để duy trì một sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái sổ séc trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước 4:Thiết lập mối quan hệ giữa Tóm tắt và các Trang tính khác
Trong bước tiếp theo này, chúng tôi sẽ thiết lập mối quan hệ giữa Tóm tắt trang tính và với các trang tính ba tháng khác.
- Trước hết, để lấy tên công ty từ Tóm tắt sang trang Jan , hãy viết công thức sau vào ô C4 . Đối với điều đó, chúng tôi sẽ sử dụng hàm IF .
=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")
- Nhấn Enter .
- Sau đó, kéo Xử lý điền biểu tượng trong ô C5 để nhập địa chỉ từ Tóm tắt trang tính.
- Chúng tôi phải nhập giá trị của Ngày khai trương theo cách thủ công , Số dư đầu kỳ và Ngày kết thúc trong tất cả các trang tính.
- Bây giờ, để nhận tổng số Thu nhập cho tháng 1 , hãy ghi lại công thức sau vào ô C11 .
=Jan!F18
- Một lần nữa, nhấn Enter .
- Tương tự, để nhập tổng số Chi phí cho tháng 1 , hãy ghi lại công thức sau trong ô D11 .
=Jan!G18
- Nhấn phím Enter .
- Cuối cùng, để có được Số dư cuối cùng cho tháng 1 , hãy ghi lại công thức sau vào ô E11 .
=Jan!H18
- Nhấn Enter .
- Bạn sẽ nhận được tất cả các giá trị cho Tháng 1 . Tương tự, hãy viết ra các công thức để nhập tổng giá trị cho Tháng 2 và tháng 3 .
- Cuối cùng, để có được tổng Thu nhập hàng quý, hãy viết ra công thức sau bằng cách sử dụng hàm SUM .
=SUM(C11:C13)
- Nhấn Enter .
- Tương tự, sử dụng hàm SUM để đánh giá tổng số Chi phí cột.
- Bây giờ, để nhận tổng số số dư cuối kỳ , hãy ghi lại công thức sau vào ô E14 .
=C8+C14-D14
- Một lần nữa, nhấn Enter .
- Vì đây là sổ cái hàng quý, giá trị của Số dư cuối kỳ sẽ là Số dư cuối kỳ của tháng 3 .
- Để hiển thị giá trị trong ô E8 , hãy viết ra công thức sau cho ô đó.
=E14
- Nhấn Enter lần cuối cùng.
- Nhiệm vụ tạo sổ cái của chúng tôi đã hoàn thành.
Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng chúng tôi đã hoàn thành bước cuối cùng, để duy trì một sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước 5:Xác minh Sổ cái với Dữ liệu Mẫu
Trong bước cuối cùng này, chúng tôi sẽ nhập dữ liệu mẫu vào tất cả các trang tính hàng tháng riêng lẻ và xác minh sổ cái của chúng tôi.
- Trước hết, hãy nhập tên và địa chỉ của công ty vào Tóm tắt trang tính.
- Bạn sẽ thấy cả hai lần xuất dữ liệu trong ba trang tính còn lại.
- Bây giờ, hãy nhập tất cả dữ liệu bắt buộc vào trang tính có tiêu đề Tháng 1 .
- Tương tự, nhập dữ liệu mẫu vào trang tính có tên Tháng 2 .
- Cuối cùng, nhập dữ liệu vào trang tính có tên Mar .
- Cuối cùng, hãy quay lại Tóm tắt và bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu được nhập tại đây.
Do đó, chúng tôi có thể nói rằng tất cả các công thức của chúng tôi đều hoạt động hoàn hảo và chúng tôi có thể tạo và duy trì sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách xuất tất cả sổ cái từ Kiểm đếm trong Excel
Kết luận
Đó là phần cuối của bài viết này. Tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn và bạn sẽ có thể duy trì sổ cái trong Excel. Vui lòng chia sẻ thêm bất kỳ truy vấn hoặc đề xuất nào với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào.
Đừng quên kiểm tra trang web ExcelDemy của chúng tôi cho một số vấn đề liên quan đến Excel và giải pháp. Tiếp tục học các phương pháp mới và tiếp tục phát triển!
Các bài viết liên quan
- Cách Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Bên trong Excel
- Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
- Cách tạo Sổ cái Ngân hàng trong Excel (với các Bước Dễ dàng)