Sổ cái là tài liệu thiết yếu cho mọi tổ chức. Nó hiển thị chi tiết nợ, có và số dư hiện tại của công ty sau mỗi giao dịch. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày quy trình từng bước để duy trì sổ cái trong Excel. Nếu bạn quan tâm, hãy tải file thực hành và làm theo.
Tải file thực hành này để làm việc khi đọc bài viết.
Tổng quan về Sổ cái
Sổ cái kế toán ghi lại tất cả giao dịch và báo cáo tài chính của công ty. Dưới tài khoản sổ cái chung, bảng cân đối kế toán được tổ chức thành nhiều tài khoản như tài sản, phải thu, phải trả, cổ đông, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, thuế, doanh thu, chi phí, quỹ, vay nợ, lãi, lỗ, cổ phiếu, trái phiếu, lương, v.v.
Sổ cái thường có ba loại:
Sổ cái Bán hàng
Sổ cái bán hàng ghi lại việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng do công ty lưu giữ. Nhờ sổ này, chúng ta có thể nắm được lợi nhuận bán hàng và báo cáo kết quả kinh doanh.
Sổ cái Mua hàng
Sổ cái mua hàng ghi lại các giao dịch khi công ty mua hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm từ tổ chức khác. Cung cấp thông tin trực quan về số tiền công ty đã chi trả cho các công ty khác.
Sổ cái Chung
Sổ cái Chung thường có hai loại:
- Sổ cái Danh nghĩa: Cung cấp thông tin về thu nhập, chi phí, bảo hiểm, khấu hao, v.v.
- Sổ cái Riêng tư: Theo dõi thông tin riêng tư như lương, tiền công, vốn, v.v. Sổ cái riêng tư thường không thể truy cập bởi mọi người.
Quy trình từng bước để duy trì Sổ cái trong Excel
Để minh họa quy trình, chúng tôi sẽ trình bày quy trình tạo sổ cái theo quý. Quy trình được thảo luận từng bước như sau:
Bước 1: Tạo bố cục Sổ cái
Ở bước đầu, tạo khu vực nhập tất cả thông tin thiết yếu về tổ chức. Tại đây, tạo các ô nhập liệu trong sổ cái hàng tháng riêng lẻ.
- Trước hết, ở tab Insert, nhấp vào mũi tên thả xuống của Illustrations > Shapes (Hình minh họa > Hình dạng).
- Chọn hình dạng theo ý thích. Chúng tôi chọn hình Ribbon: Tilted Down (Ruy băng: Nghiêng xuống).
- Con trỏ chuột sẽ thay đổi. Kéo chuột đến vị trí muốn đặt hình.
- Viết tiêu đề trang là LEDGER (SỔ CÁI).
- Chọn ô F1, ở tab Insert, nhấp mũi tên thả xuống của Illustrations > Pictures (Hình ảnh).
- Chọn tùy chọn This Device (Thiết bị này).
- Hộp thoại Insert Picture (Chèn hình ảnh) xuất hiện.
- Chọn logo tổ chức và nhấn Insert. Chúng tôi dùng logo website để minh họa.
- Đặt logo ở vị trí phù hợp trên trang.
- Trong phạm vi ô B4:B5, B7:B8, và E7:E8, nhập các thực thể sau và định dạng các ô tương ứng làm ô nhập liệu cho các giá trị này.
- Công việc đầu tiên hoàn tất.
Vậy là đã hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên để duy trì sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Tạo Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung
Bước 2: Tạo Sổ cái cho từng tháng
Bước này tạo bộ dữ liệu sổ cái hàng tháng để ghi nhận hoạt động tài chính.
- Đầu tiên, trong phạm vi ô B10:H10, nhập các tiêu đề bảng sau.
- Giả sử có 7 hoạt động tài chính mỗi tháng. Chọn phạm vi ô B10:H17 làm tập dữ liệu sổ cái và định dạng viền All Border từ nhóm Font ở tab Home.
- Cần xác thực dữ liệu ở cột H. Người dùng chỉ được nhập Debit (Nợ) hoặc Credit (Có) trong phạm vi H11:H17.
- Chọn phạm vi H11:H17, ở tab Data, nhấp mũi tên thả xuống Data Validation > Data Validation từ nhóm Data Tools.
- Hộp thoại Data Validation xuất hiện.
- Thay đổi trường Allow từ Any value thành List, ở trường Source nhập Debit,Credit.
- Nhấn OK.
- Sẽ thấy menu thả xuống xác thực dữ liệu tại các ô đó.
- Sau đó, để tính giá trị Balance (Số dư) sau giao dịch đầu tiên, nhập công thức sau vào ô H11.
=C8+F11-G11
- Nhấn Enter.
- Để tính số dư sau giao dịch thứ hai, nhập công thức vào ô H12.
=H11+F12-G12
- Nhấn Enter.
- Kéo Fill Handle (Cây điền) để sao chép công thức đến ô H17.
- Tiếp theo, để lấy tổng giá trị Income (Thu nhập), nhập công thức sau vào ô F18 dùng hàm SUM.
=SUM(F11:F17)
- Nhấn Enter.
- Tương tự, viết công thức cho cột Expense (Chi phí).
- Để kiểm tra số dư cuối của ô H17 có đúng không, nhập công thức sau vào ô H18.
=C8+F18-G18
- Nhấn Enter.
- Cuối cùng, để hiển thị số dư đóng cửa dưới Closing Data, nhập công thức sau vào ô ghép F8.
=H18
- Nhấn Enter.
- Công việc hoàn tất.
- Kiểm tra với dữ liệu mẫu để đảm bảo tất cả công thức hoạt động chính xác.
- Tất cả ô có công thức đều phản hồi đúng với nhập liệu.
- Tương tự, tạo hai trang tính nữa cho February (Tháng 2) và March (Tháng 3).
Đã hoàn thành bước 2 để duy trì sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 3: Thiết kế Báo cáo Tổng hợp
Bây giờ thiết kế bố cục sơ bộ của báo cáo tổng hợp.
- Chọn hàng 1:8 ở trang Jan và nhấn Ctrl+C để sao chép.
- Chuyển đến trang Summary (Tổng hợp) và nhấn Ctrl+V để dán.
- Thay tiêu đề trang từ LEDGER thành Summary.
- Sẽ hiển thị tên tháng, thu nhập, chi phí và số dư trong 4 cột. Sửa đổi thông tin 4 cột và xóa các cột không cần thiết.
- Nhập bốn tiêu đề bảng trong phạm vi ô B10:E10.
- Nhập tên tháng trong phạm vi B11:B13 và thêm viền cho tất cả ô.
- Cuối cùng, đánh dấu hàng 14 là Total (Tổng cộng) để hiển thị tổng các cột.
Đã hoàn thành bước 3 để duy trì sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Sổ tiết kiệm trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước 4: Thiết lập mối quan hệ giữa Tổng hợp và các trang khác
Bước này thiết lập mối quan hệ giữa trang Summary và ba trang tháng khác.
- Để lấy tên công ty từ Summary sang Jan, nhập công thức sau vào ô C4. Sử dụng hàm IF.
=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")
- Nhấn Enter.
- Kéo Fill Handle ở ô C5 để nhập địa chỉ từ trang Summary.
- Phải nhập thủ công giá trị Opening Date (Ngày mở), Opening Balance (Số dư đầu kỳ), Closing Date (Ngày đóng) ở tất cả các trang.
- Để lấy tổng Income cho January, nhập công thức vào ô C11.
=Jan!F18
- Nhấn Enter.
- Tương tự, để nhập tổng Expense cho January, công thức ở ô D11.
=Jan!G18
- Nhấn Enter.
- Cuối cùng, để lấy Balance cuối cùng cho January, công thức ở ô E11.
=Jan!H18
- Nhấn Enter.
- Nhận được tất cả giá trị cho January. Tương tự viết công thức nhập tổng giá trị cho February và March.
- Để lấy tổng quý của Thu nhập, dùng hàm SUM.
=SUM(C11:C13)
- Nhấn Enter.
- Tương tự dùng hàm SUM cho cột Expense.
- Để lấy tổng số dư đóng cửa, nhập công thức vào ô E14.
=C8+C14-D14
- Nhấn Enter.
- Vì đây là sổ cái quý, giá trị Closing Balance sẽ là Closing Balance của March.
- Để hiển thị giá trị ở ô E8, nhập công thức cho ô đó.
=E14
- Nhấn Enter lần cuối.
- Nhiệm vụ tạo sổ cái hoàn tất.
Đã hoàn thành bước cuối cùng để duy trì sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước 5: Xác minh Sổ cái với dữ liệu mẫu
Bước cuối, nhập dữ liệu mẫu vào các trang tháng riêng lẻ và xác minh sổ cái.
- Đầu tiên, nhập tên công ty và địa chỉ ở trang Summary.
- Cả hai dữ liệu sẽ xuất hiện ở ba trang còn lại.
- Nhập tất cả dữ liệu cần thiết ở trang Jan.
- Tương tự nhập dữ liệu mẫu ở trang Feb.
- Cuối cùng nhập dữ liệu ở trang Mar.
- Quay lại trang Summary, sẽ thấy tất cả dữ liệu được nhập ở đây.
Do đó, tất cả công thức hoạt động hoàn hảo, chúng ta đã tạo và duy trì được sổ cái trong Excel.
Đọc thêm: Cách xuất tất cả Sổ cái từ Tally sang Excel
Kết luận
Đây là kết thúc bài viết. Hy vọng bài viết hữu ích và bạn có thể duy trì sổ cái trong Excel. Hãy chia sẻ thắc mắc hoặc đề xuất trong phần bình luận bên dưới.
Đừng quên truy cập website ExcelDemy để tham khảo nhiều bài toán và giải pháp Excel. Học hỏi phương pháp mới và không ngừng phát triển!
Các bài viết liên quan
- Cách tạo định dạng Đối soát Sổ cái Đối tác trong Excel
- Tạo định dạng Đối soát Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
- Cách tạo Sổ cái Ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)